学術集会の裏側紹介

第10回日本NP学会学術集会では、各種SNSを運用しています。
こちらのホームページにリンクが掲載されています。
シェアいただき、多くのパッションあふれる皆様に学術集会でお逢いできることを楽しみにしております。

演題登録が、2024年7月31日〆切、早期参加登録が8月31日〆切となっています。

今回は学術集会企画運営の裏側について、少し書いてみようと思います。

学術集会は、多くの人にとって参加するものです。
一部の人にとっては、当然企画・運営を行う必要があります（我々、中の人の事です）。
企画運営会議は月1回、細かな会議が週1回の頻度で行われています。

大まかに月1回の会議が2時間、週1回の会議が1時間程度でしょうか（その時の白熱具合によります）。
加えて各部門での会議なども含めると、気づいたら毎日会議しているということもしばしばです。

みなさん無給で行っていますので、金銭的には利益になりません。
本業の傍らで学術集会を成功させるために、集まっているという感じでしょうか。

当然、運営するには様々な障壁があります。
例えば、予算の問題であったり、登壇いただける演者の選定など様々です。
そのような障壁を乗り越えるために、各部門で尽力いただいています。

すごく簡単ですが、各部門の紹介をします。
人員の詳細は、これから運営メンバーの紹介という形で、すこしづつ紹介していこうと思います。

【庶務】
庶務の担う範囲はとても広く、依頼状の作成や送付などを始め、各部門とオーバーラップしている部分も沢山あります。
それらを、各部門と連携し、適切かつ迅速かつ丁寧・正確にいつも担っていただいています。

【国際】
今回の学術集会の特徴として、国際色あふれる学会にすべく尽力していただいています。
まだ、詳細はわかりませんが、諸外国の方々にも多く参加いただけるように計画しています。
英語でのセッションも企画中です。

【広報】
広報は他学会との連携を行っています。
ホームページの相互バナーや他学術集会でのポスター配布なども行っています。
SNSの運用も行っています。

【会場】
会場は、名前の如く学術集会の会場の設定などを各セッションの進行具合に応じて柔軟に決めていただき、調整を行っています。
当初会場の選定にも、いろいろあり大変だったと思います。
これからは、もっと大変だと思います。

【抄録・査読】
抄録・査読は学術集会の”学術”という側面からは、重要な役割です。
応募いただいた演題の選定や査読などのフロー作成などを担っていただきます。
そのため、演題が少なければ楽なのですが、忙しくなることを期待しています。

【企画】
企画もまた、学術集会全体を俯瞰すると重要な部分になります。
主要な業務はプログラムの作成です。
簡単そうに見えますが、とても大変なのです。
最も働いているかもしれません。

【渉外】
渉外は”しょうがい”と呼びます。
主に企業との交渉になります。
学術集会の運営にあたり、企業は欠かせない存在です。
裏方としての要素が強いかもしれませんが、この部門がなければ学術集会は成り立ちません。

【会計】
会計もまた、難しい業務を担っていただいています。
収支を計算するには、まず収益があって支出がどのくらいになるか、というのが通常だと思います。
学術集会の場合は参加者の多寡にも左右されますので、そのような観点からはとても大変な業務です。

【顧問】
顧問は、過去の学術集会大会長を経験されている先生に担っていただいています。
発言の1つ1つが心に響き、とても心強い存在です。

【エグゼクティブアドバイザー(EA)】
EAは主に国際的な部分で関与いただいています。
国際的なやりとりは、双方の感覚（金銭的な部分など）の違いに齟齬が無い様に遂行する必要があります。
言語に加え過去の経験なども踏まえ、いつも適切なアドバイスをいただいています。

【地方会長】
第10回日本NP学会学術集会から、ブロック単位での開催となりました。
今回は関東ブロックということで、関東ブロック長にも全体的なアドバイスに加え、査読などの面でも関与いただいています。

【理事長】
NP学会理事長も、毎回会議に参加いただいています。
困った時に、迅速に動き円滑な運営にいつも助言をいただいています。

【外部委員】
外部委員は多数の診療看護師（NP）の育成をされている、医師に担っていただいています。
国内外で顔が広く、困った時にいつも助けていただいています。

【学術集会参加者】
学術集会を成功させるためには、運営委員だけでは何の成果も提示できません。
参加者1人1人の積み重ねで運営されています。
本来は、抄録集の運営委員に参加者全員の名前を書きたいくらいです。

職種にかかわらず是非周りの方に声をかけていただき、会場に足を運んでいただけることをお待ちしています。

今回は、学術集会の裏側として各部門の紹介をしました。
プログラムも着々と進捗していますので、すこしづつ紹介していきたいと思います。