プロジェクトの背景・目的を基に対話をするだけで、整理された業務要件表を作ってくれるGPTsを作りました

課題感

DXなどの業務改革やシステム導入の支援といったプロジェクトにおいて、ユーザーから求められる有象無象の要望に溺れそうになったことはありませんか？

本当は、業務改革後にどのような状態でありたいかを確認したいのに、実際にユーザーから出てくる要望はかなり ”具体的な方策” に寄ったものが多いのではないでしょうか？

そのため、その方策の裏に隠された”真の課題”や”真の要求”を推測したり、数多ある要望をある軸で分解し構造化することで要望の抜け漏れがないかを確認する作業はかなりシンドいと感じる時があります。

そこで、プロジェクトの背景と目的を伝え、後は必要な質問に答えていくだけで、体系的に整理された業務要件表を作成してくれるGPTsを作りました。

プロジェクトの背景・目的を基に対話をするだけで、整理された業務要件表を作ってくれるGPTs | 教えてAI byGMO

作成したGPTsについて

実際に使っていただくのが早いですが、
たとえばこんなプロンプトを入れます。

業務要件表を作りたいです

そうするとまず、プロジェクトの背景と目的を尋ねてきます。

こんにちは、業務要件表の作成をお手伝いします。

まず初めに、プロジェクトの背景や目的を教えてくれませんか？

プロジェクトの背景と目的を教えると、

コンテキスト理解とタスク分解

このあと１、２回質問に回答すると成果物である業務要件表を作成してくれます。
すでに手元にユーザーへのヒアリングメモがあれば、その情報を抽象化して(具体的な秘匿情報を隠した一般的な言い回しに修正して)入力するのも効果的です。

以下が最終的に出力される業務要件表です。

要件表の出力

いかがでしょうか？
今回のサンプルでは、ユーザーからよく出てくる要望内容を基に要件表を作成していますが、もっと詳細な情報を伝えることでよりそのプロジェクトにマッチした業務要件表を作成してくれます。

また、ユーザーからのフィードバックは常に受け付けてながら、より良い回答を出すようにしているので、途中で「あれを足してほしい」「この観点が抜けている」など、追加要望を入れても大丈夫です。

普段、使っていて良いなと思った点

私も普段の業務で、全体感の把握や、思考整理のために使っています。
普段使いしていて良いなと思った点をまとめておきます。

• まず、背景と目的をちゃんと捉えているかを確認できる
  →最初の入力で詰まった場合は、そもそも目的をしっかりと捉えることができてないと気づくことができます。

• 目的までのタスクを大まかに洗い出せる
  →今知ってる限りの整理されてない情報を入力するだけでも目的までのタスクを分解してくれるので、次のアクションを起こしやすいです。

• GPTsとの対話を通してユーザーに未確認の内容が明らかになる
  →GPTsに入力する際は「まだその内容はユーザーに確認できてないので後で情報追加します」としておけば成果物は作成してくれますし、ユーザーへの確認が漏れていたポイントに気づくことができます。

最後に

DX業務において、体系的に整理された業務要件表は最も重要な成果物の１つです。
こちらのGPTsをぜひ使っていただいて、皆様の日頃の業務が少しでも効率化すれば幸いです。
使っていただく中で「もっとこうしてほしい」等のご要望がございましたら随時アップデートしていきますのでご連絡ください。

また、プロンプトの中身にご興味ある方はご要望が多ければ公開いたしますのでスキ♡とフォローをお願いします！

備考

今回紹介したGPTは、GPTsコンテストへの投稿作品です。
GPT の作り方はこちらのリンクが参考になります：