机の上を整理したい！ミニマリズムに徹した職場のデスクはこんな感じ

職場の机の上に、私はごく限られた物しか置かない。私の机の卓上装備品は主に①電話機②卓上カレンダー③ノートPC④手作りメモパッド⑤使用済みメモつづりの５つだけである。

誰の机の上にもありそうな鉛筆立てや整理棚、光学マウスやマウスパッド、カプセルトイのミニフィギュアすら置いてない。私の事務所の机はミニマリズムに徹しているのだ。

デスクまわりをMDノート文庫サイズにまとめてみた。左上が机の上の配置図。右上は書類に付箋を貼って期日順に並べた図。右下は手前引き出しを開いた時の図である。

今の部署は配属２年が終わろうとしている。この2年間の私の机は初めから今日まで基本的にこの状態で変わっていない。現在の部署へ来た当初、両袖机の上はおろか引き出しの中はといえば、ありとあらゆる物が散乱し山となっていた。私のまわりの人の中には、その頃のまま整理する気がない書類の山の中で暮らしている者もいる。

小ざっぱりした机は暇そうに見える？

図ではやけに小ざっぱりした机なので暇そうな仕事と思われそうだが、仕事の量は半端ない。デスクワークがメインになるが、ほんの10年前まで２つの課が数人がかりで切り盛りしていた仕事を今は1人でやっている。何ともブラックな話だが、事業管理費(人件費)を切り詰め、人手が足りない分をマンパワーだけで補っているのだ。1人ひとりの従業員にかかる負担は、私だけではないが、10年前の2〜3倍に膨らんだ。この10年で全体からすれば数百人が定年やら退職やら、新規採用がほとんどないまま減ったのだから当然だ。

だから、昨年末インフルエンザで3連休した時、復帰後の私の机の上は、ありとあらゆる書類が小高い山になっていた。紙にならない電子メールとFAXの中身を考えると紙だけでもゾッとする量だ。なので簡単に休めない。

場所をとる数階建ての整理棚を処分

とくに私が配属される前の机の上には書類の整理棚が大きく場所を占めていた。もちろん鉛筆立てや有線マウスがあり、事務所机にはあるあるの、透明なビニールカバーの下に数年放置されたままの書類が何枚も下敷きになっていた。

引き出しの中は想像に難くないだろう。前任者には悪いが、前任者すら一度も見なかった古い書類ファイルや綴じられもしていない書類の大量の束がそのまま、細々した文房具と一緒くたにされ、乱雑につっこまれていた。

整理棚を処分できたのは、処理待ち継続中の書類の整理を少しだけ工夫したからである。

同時進行で複数の事案が継続する私の仕事では、いついつまでにという〆切や予定日がある案件がとにかく多い。役員の稟議書決裁や理事会承認を待ってGO！の事案が複数並行し、一年中期日に追われるのだが、私は机の上に内部情報満載の書類を置いておくことを完全にやめた。

付箋を貼った書類を期日順に整理する

仕事関係の書類が私の手元に来たら、まず付箋に〆切期日とキーワードを書き込み書類左肩に貼る。大抵は複数枚の書類なので付箋ごとクリップでとめる。付箋が飛んでいってしまわないためでもある。さらにその付箋つき書類を期日順に、付箋が見えるように並べて大クリップでとめ、これを机前面の一番広くて浅い引き出しに保管する。後は期日順に処理し、引き出しからあふれないようにするだけ。処理済み書類は関係ファイルや処理済みファイルにとじて机の中やキャビネットで別に保管する。実際の引き出しの中の様子は下のようになる。

付箋には全て期日を記入し、期日順に並べている。右端になるほど期日が迫った未処理の案件となる。処理済みごとに別ファイルに綴じるため、ここにあるのは全て処理待ちの案件だ。ため込むと自分が苦しくなり、第一に浅い引き出しにおさまらなくなってしまう。

これはまだ処理待ちの仕事が落ち着いている方で、この束がさらに上へもう一つ重なる場合もある。全て同時進行の、種類が異なり処理方法も異なる仕事である。

机の上にあった数階建ての整理棚に保管しながら処理していたものを引き出しにしまっただけだが、大きな引き出しを開いてすぐに期日全体を見渡すことができ、処理待ちの案件が一目瞭然になった。メールで来た仕事も、原始的ではあるがメール本文をプリントアウトし、この引き出しにしまう。処理漏れ、期日忘れを防ぐためだ。

筆記用具など文房具の類いは全て右手引き出しに整然と収納されている。これも取り出しやすいよう工夫に工夫を重ねた。いつか紹介したい。

雑多な文具は引き出しへ

鉛筆立てを置かないが、胸ポケットには常に筆記用具がある。鉛筆ほか厳選された最低限の筆記具は引き出しに。ひっきりなしに鳴る電話の受話器をとってすぐメモパッドに書き込める体制である。個人のケータイにかけてくる関係者も多いので、仕事中はケータイが手放せないのが便利なようで不便なところ。ケータイがない時代は、ないなりにやってたのにね。今はどこにいても仕事が追いかけてくる。

以前、卓上カレンダーを紹介した時の写真。独自システムを入れた別のデスクトップ端末でしかできない業務もあり、席を移動する場合も多い。ノートPCはネットにつながっていて、次から次へとメールで仕事が送りつけられてくる。FAXもノートPCに届くが、膨大な紙書類の量は以前とほとんど変わらない。

職場ではデスクトップが主流で、PCまわりにマウスとマウスパッドを置く人が多い。幸か不幸か私はノートPCを与えられたので、マウスを取っ払ってしまった。別のデスクトップでしかできない処理もあって席を移ることもあるが、少なくとも自分の机の上にはマウスを置かないで済む。

やっぱり手書きメモが速い

なくそうと思えば、noteでも紹介した手作りメモパッドですらWindowsの付箋機能で代替できるが、今のところ手書きメモの方がスピードで勝る。

以前紹介した手作りメモパッド。手書きメモは一日中めちゃくちゃ使う。かわいらしい付箋大のメモ用紙ではとても間に合わないので、ミスプリントの裏紙で十分。

手書きメモは必要に応じてWindowsPCの付箋機能に転記して残している。その方が後で必要なメモを検索できて便利でもある。どうしても電話を受けながらのメモになるため、すぐに片手で書き込める手書きメモに落ち着いた。PC付箋に転記するまでの大切な手書きメモは切り離してクリップでとめておき、クリップで挟めなくなる量になるまでに転記するか捨てるようにしている。

机の一番大きな引き出し下段両袖に保管されるファイルの種類は約30種類ほどになるが、袖の引き出しは一年分でめいっぱいである。このペーパーレスの時代に！年度が変わるタイミングで壁の大型キャビネットに移す。保存年限が比較的長い業務の都合上、壁のキャビネットには大量の紙書類が保管されている。　

今日はここまで。長くても数分で読める短い文章にインデックスは不要だが、さすがに今回のnoteは少し長くなったので後で初めての目次を作ってみたい。
（2025年１月13日　小見出し・目次を追加）