ダメ管理職の僕がメンバーのタスク管理を自動化してみた①
こんにちは！
僕はとある企業でしがない管理職をやってるんですが。
もうねぇ。。
よくうちの会社は僕をマネージャーにしたなぁってくらい、僕は決められたことを決められたタイミングで行動するのが苦手なんです。
多分、世のマネージャーのなかで1番その手のことが苦手。
例えばね、
メンバーの業務をちゃんと管理するぞーって意気込んで、業務進捗シート作ったり
ピープルマネジメントの一環でメンバー日々の状況を記録するためのルーチンを設計したり
自分のチームの振り返りを毎日行うための記録シートを作成したり
みなさん、お気づきですか？
全部作っただけ笑
いざ、それをきちんとやり切ろうとすると、とたんにできなくなるんです。
これはチームのメンバーにも申告してて、いつもすっごくフォローしてもらいながら、なんとか毎日仕事できてます。
あ、これは自慢ですが僕のチームのメンバーたちはみんなめちゃくちゃ優秀なんです。
こんな僕をほんとにいつも助けてくれます。
感謝してもしきれない。。
毎日何回「ありがとうございます」と言うことか。
昨日Slackを数えてみたら1週間で234回言ってた。
こんなにありがとうって言ってたらACジャパンのCM出演依頼来るかもしれない。
今ならフジテレビのCM枠狙えるかも。。
そんな死ぬほどどうでもいいことを考えつつ、やっぱりこのままだとダメだ！と思ったわけですよ！
やっぱりマネージャーとしてみんなから頼りにされたい！
「うえださん、さっすがぁ〜」
とか
「うえださん、いないとだめです〜」
とか言われたいわけですよ。
で、なにが課題なのか考えたわけです。
というか、はじめから答えはわかってました。
それは、「圧倒的な意志力の弱さ！」
もうね、僕ばめちゃくちゃに意志力が弱いんです。
口癖は「まあいっかぁ〜」です。
全然よくない！笑
この課題を解決しなければ、僕の頼りになるマネージャー計画は絶対に成功しません。
でもねぇ、この悪癖は一筋縄じゃ治らない。
それはこの30年以上の人生がよーく物語ってるわけですね。
そこで、少し発想を変えて、自分の強みってなんだろうと思ったんです。
頭をひねってひねって見つけました。
僕の強みは、仕組みを設計すること。
なにかをきちんとやり切るのは苦手なのですが、みんなが動けるような仕組みを設計することはわりとできる方だったりします。
そして、この仕組みづくりという強みがありながらどういう点で意志力という弱みが足を引っ張っていたかというと
仕組みの中に自分の意志力が必要なアクションが設計されている時
にこの弱みが足を引っ張るんです。
まあ言われてみれば当たり前なんですけど、僕はこれまでこの弱みを治さなきゃ！ちゃんとしなきゃ！みたいに、次はきちんと運用するぞという意気込みで自分の意志力が必要なタスクを入れ込んでしまっていました。
ほんと、ある意味ではこのダメな自分のことをまったく信用できていなかったわけです。笑
たとえば、
業務進捗管理シートを作ろうと思って、メンバーへの報告をリマインドする。
報告をもらったシートを確認する。
みたいなことを自分のスケジュールに入れてアクションをしていくみたいな「やるぞ！」という意志力が必要な設計にしてしまっていたわけです。
これは一瞬で形骸化したので、結果としてメンバーとの日々のコミュニケーションのなかで進捗を確認していくという、死ぬほどコミュニケーションコストがかかるやり方で管理してたりしていました。
ということで、頼りになるマネージャー計画始動です！
背景と課題がみえて来たので、全部自動化してみることにしました！
今回は、チームのタスク進捗管理表を作成してみることに。
使ったツールはこちら▼
ChatGPT
Google スプレッドシート
Slack
ざっくりやった事を説明すると
Google スプレッドシートで管理表のフォーマットを作成
管理表の入力期限前に自動で未入力のアラートをならすようなGASのプログラムを構築
管理表が更新されたら僕のSlackに自動で通知がいくようなGASのプログラムを構築
週次で管理表がメンバー別、タスク別に自動で整理されるようなGASのプロクマラムを構築
あとは週明けにメンバーとのMTGをセットしてその内容について全員でチェックする
わけわからないと思った人！
ですよね！（笑）
僕もChatGPTにわからん！と言いながら自動化の設計をしていったので、そこのあなたと同じ気持ちなのです！
なので、ここから先は何が「わからん！」だったのかのポイントをお伝えしながらタスク進捗管理表の自動化をどうやって設計していったのかを書いていきますね！
※こっから先は僕とChatGPTの会話の様子がメインとなります。ChatGPTの会話は結構長いのでめちゃくちゃ要約してます。
分からないポイント①：タスク進捗管理がどういうフォーマットが良さそうか分からん！
まず最初はここなんです！そもそもよねって話ですよね！
なんでそこんとこChatGPTよろしく！って聞いてみました。
うえだ）
チームのみんなに、現在進捗中の各種タスクを週１くらいのペースで報告してもらうための良い方法を考えているんだけど、なんか良い方法ないかな？？
回答としてはこんな感じ。
ChatGPT）
チームのスタイルに合わせて選択してみよう！
✔ サクッと報告したい → Slack/Chatの定期スレッド
✔ 整理して記録を残したい → Notion/Google Docs
✔ その場で意識を揃えたい → 15分ミーティング
✔ タスク管理と連動したい → Trello/Asana
✔ データを集計・分析したい → Googleフォーム
う～んどれもなんか微妙。ということでこの回答の問題点を指摘してみた。
うえだ）
① シンプルなSlack/Chat報告は、リマインドができてよさそうだけど、後から見返したときに、進捗の推移が流れてしまうとおもうのだよね～
② NotionやGoogle Docsで「進捗ボード」は、進捗の全体推移は分かるんだけど、メンバーによって入力の抜け漏れが発生してしまったり、僕がそれを適切に管理することがハードルたかかったりするのよ
③ 定例ミーティング（15分スタンドアップ）は基本的には、時間がもったいないから却下で。
④ Trello/Asana/ClickUpの「週次アップデート」これは、全員がそれぞれ全く異なる業務を行っているから、共通のタスク管理ツールだと使い勝手わるいのよね
⑤ Googleフォームで「週次報告アンケート」 これも抱えている業務が人によってたくさんあったりするから、フォーム使いづらくないかな
そしたら、ナイスな回答が。
ChatGPT）
なるほど、それぞれの方法の課題感、よくわかった！
それなら、「Slackでリマインドしつつ、Googleスプレッドシートで蓄積」 するのはどうかな？
提案：Slack＋Googleスプレッドシート運用
✔ Slackでリマインド → 記入忘れ防止
✔ スプレッドシートで蓄積 → 進捗の推移を可視化
✔ 手軽に記入できる → メンバーの負担を最小限に
OK！OK！
でもまって、これだとSlackでリマインドという僕のタスクが発生してる。
今回目指しているのは自動化なので、次の問題提起をしてみました。
分からないポイント②：どうやって自動化すれば良いか分からん！
ということで、自動化の問題提起をしてみました。
うえだ）
OK！あとこれを僕が適切に管理する手法を考えたいの
ちなみに、僕はこういったルーチン的に何かを継続するとかこの時間に必ずこれをやるみたいのが決定的に苦手なのです。
そういうのを解決するためのありきたりなノウハウは結構試しているのですが、それもダメなのです。
そしたら今回の自動化のキーとなる回答が！
ChatGPT）
なるほど、「ルーチンで何かを管理するのが苦手」という課題も考慮して、極力、意思の力に頼らずに運用できる仕組み を作るのが大事だね。
ポイントは「自動化＋強制的に目に入る仕組み」 だと思うので、以下の方法を提案するよ！
📌 やることは以下の4つだけ！
・Googleスプレッドシートの更新通知をSlack DM or メールで受け取る（GASで自動化）
・未記入者リストを自動で抽出し、定期的にSlackへ通知
・「受動的に見ざるを得ない」環境を作る（カレンダー・ブラウザ・Slack表示）
・進捗管理の役割をチーム内で分担（あなた1人で管理しない）
うん、ちょっと何言ってるかわからない。。
GAS？？？とは？
って感じ。
いや、聞いたことはあるよ、使っている人もいるし。
でもそういうのは「神の領域」だよね？？
ここまで来て、そっとChatGPTを閉じようかと思ったのですが、
一回目をつぶって、メンバーからの「うえださん、さっすがぁ〜」の声を頭の中でイメージしてみたのです！
「やるぞぉぉぉおお～！！！」
（↑書いてて思ったけど死ぬほど単純）
分からないポイント③：GASって！？
スプレッドシートの自動化を進めるうえで、やはり出てきたかと思ったのがGoogle Apps Script（GAS）。。。
今までわけわからな過ぎて避けに避けてきたのですが、やっぱりスプレッドシートを自動化する上では必要そう。。（GAS（Google Apps Script） とはGoogle スプレッドシートなどを自動化するためのプログラミング言語 です。）
ということで、もう知識0ですが、僕には何でも教えてくれる相棒がいるので、教えてもらうことに。
うえだ）
具体的にどういうスプレッドシートのフォーマットを作って、GASでスラックに連携させればよいのかな？
そしてこれがchatGPTが出してくれたスプレッドシートのフォーマットとGASのコード
おぉ！なんか呪文が出てきた！
とりあえずスプレッドシートのフォーマットは理解できるからそのまま貼り付け。
そしていよいよ、神の領域、GASに向き合うのでした。
次回へ続く。。