とにかく使ってみればAccessは簡単！
Accessに関する参考書は多く出版されていますが、これから使ってみようと思われる方は何から手を付けたらよいか迷われるかもしれません。
これまでにも参考書や学習サイトで時間をかけて勉強した割には実際の業務に取り込めず、もどかしい思いをしたことがあるかもしれません。
参考書が分かりにくいのは自分の業務フローとはかけ離れた内容が題材になっているからです。業務フローが分からないままシステムを構築しようとしても、何故その処理が必要なのかピンとこないから理解が進まないのです。自分の業務フローにAccessを取り入れ、業務上使わざるを得ない環境にしてしまうのです。専門家を目指すなら基礎は大切ですが、本業を効率化するために覚えるAccessは文字通り「習うより慣れろ」が最適で、これは経験上間違えありません。またPCが得意である必要もありません。
Accessを独学した人なら必ず行きつくサイトがあるので紹介しておきます。このサイトは特定の題材にこだわらず非常に楽しい内容になっていて、データベースの基本的な考え方を省略せずに分かり易く解説してあるので本当に勉強になります。古いバージョンのAccessを対象に書かれていますが基本的な部分は変わっていないのでどの記事を読んでも問題ありません。
Accessを使うメリット
Excelでも関数やマクロを使用すればかなり複雑な情報処理が可能ですが、データの管理は使用者がおこなう必要があります。
範囲指定や出力様式の指定はその都度使用者が操作する必要があるので使用者側の裁量が大きくなります。
一方データベースではデータ処理の「仕組みを作る」ので、一度システムが完成してしまえば指示した通りにデータを出力してくれます。
システムがデータを管理してくれるためデータ入力の順番や場所を意識する必要はありません。条件を指定するだけで必要な情報が手に入るので、効率化は勿論のこと物理的にミスが発生しづらくなるという大きなメリットがあります。
たとえば今月のデータを集計したい場合、集計ボタンで期間指定を自動化します。関数では次のようになります。
開始日を指定します。
DateSerial(Year(Date), Month(Date), 1)
終了日を指定します。
DateSerial(Year(Date), Month(Date) + 1, 1) - 1
考え方として「次の月の１日」から「１を引く」つまり「今月の末日が得られる」のです。
この日付期間指定を手動で入力すると面倒なだけでなく
開始日「2022/07/01」終了日「2022/07/30」というようなエラーが発生します。集計期間ミスというやつです。
Excelでの作業に煩雑さを感じたらAccessの利用を検討してみると良いと思います。