事務のプロがさまざまな訪問先で気をつけていることは新人研修よりも基礎的な事でした。

こんにちは。Caster Biz VisitのIAIです。
1年くらい公開してきているバックオフィス3.0なのですが、自己紹介ならぬ自社紹介の記事ってそういえば書いていないな、と思い、筆を取るならぬPC
キーボードをカタカタと打ちはじめております。

スタッフ紹介ということでまずは書いている私についてですが、それはこちらをご覧くださいませ。

自社紹介＝スタッフ紹介ということも兼ね、弊社は事務のプロの方々が在籍しているのですが、事務のプロってなんだろう？というところも少し考えてみつつ、書いていきます。

ワンポイントCaster Biz Visit講座

まずは自社紹介。

CASTER BIZ VISIT

Visitでは企業への直接訪問による事務作業のお手伝いをしています。
主なクライアントはCASTER BIZのオンライン契約先で、クライアントから
「オンライン以外にも、現地で直接作業してほしいことがあるんだけど、そういうサービスある？」
ということで、Visitをご利用いただいている、というケースが多いです。

領収書や契約書などのスキャンや、ファイリング、販売管理や請求書作成〜郵送の準備などなど...一口に事務といっても様々ありますよね。

サービスの詳しい業務内容はこちらの記事をどうぞ

事務業務を細分化した作業をまずはオンライン事業部（CASTER BIZなど）で引き受け
クライアント→BIZスタッフ→Visitスタッフ→Visitのソロアシスタント

という流れで訪問日時などを決定（アサイン）し、オンライン事業部（BIZなど）のスタッフやVisitスタッフから指示を煽り、ソロアシスタントがクライアント先へ赴き、作業を遂行する、という感じです。ざっくりですが。

なので、Visitのスタッフが現地に行くまではクライアントとのやり取りはありませんし、現地でも基本はそのクライアントのやり方やルール※をその場で伺うことはありますが、実際の業務の指示などのやりとりは発生しません。

※オフィスへの入室方法とか、お手洗いの場所とか、接続しているコピー機の場所など

ここが派遣契約などのスタッフとの違いかと思います。

スタッフ紹介

新規メンバーや休業中のメンバーなどなど入れ替わりもあるのでずっとこの数字、というわけでは無いのですが、大体このような状況です。
ソロアシスタントのスタッフは30名前後、年代分布は以下の通り。
平均稼働なので、週5フルに近い働き方と、週2、1日3時間程度の働き方でいたい方とで本当に様々なのですが、平均を取ると1人30時間弱/月です。

どちらかというと副業的に働いている方が多く、本業との合間に、という方が多めです。
事務経験が長い方でも、現在の本業は全く違う分野だったりと、なかなか興味深いです。

職場での一番ともいえる重要ポイント、人間関係に関してですが、悩む方はいないです。煩わしい人間関係は皆無。

なぜ？というところですが、それを言っちゃあ...という感じではありますが、そもそも一緒にいる時間が極端に短いため仲が悪くなるほどのことは無いんですよね。（稀に複数人で業務に入るという案件があります）

その辺気にされている方はぜひ安心してスタッフに応募してみてくださいね〜。応募に関しては記事の最後にリンクがあります。

スタッフが気をつけていること

事務プロのスタッフが、知らずにという方もいるかもしれませんが、訪問先で気をつけていることがあります。

・挨拶
・確認（何度か見直す）
・身だしなみ
・言葉遣い
・気遣い（配慮）
・ホウ・レン・ソウ
・丁寧な（細かい）作業を黙々と

え・・・？当たり前じゃないですか・・・？という方もたくさんいらっしゃるかと思います。

はい、そうなのです。
こう字面を見ますと、こんな社会人の基礎の基礎ｗｗ新卒の研修で聞くようなことですがｗｗｗ
となるかもしれませんね。

ところが、どうでしょうか。実際、これが全てしっかりできている、という方、周りにどのくらいいらっしゃいますか？
そして、これが全部当然にできていると思った方、あなたは事務のプロです。

どうしてか事務、というだけだと、ずば抜けて専門性があるわけでもないし、営業で数字が利益がどうとか出てくるわけではないので、

「私なんてとくにこれと言って得意なことなんてないですよ...」

などと考えてしまう方が多いんです。

営業・販売出身の私からすると、細かい作業がまあ苦手！！新人研修では事務周りのことはほぼ聞きませんでした。
※今は事務歴の方がずっと長いので問題なくこなせます。
経費に関して聞いたのは先輩や上司からでしたし...まあ私の職場が特殊だったのかもしれませんが＾＾；

ちょっと話がずれましたが、”細かい作業を丁寧にかつ素早く黙々と遂行することができる”ということは、立派な特技であり、スキルですのでぜひ自信を持ってくださいね！

そして、そういうことが当然にできる人たちをVisitでは集めておりますので安心して業務をご依頼していただけたらと思います。

僭越ながら、自社紹介をいたしました。
ご覧くださいましてありがとうございます！

ご興味をお持ちの方はぜひ、ご利用をお待ちしております。

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