経理業務代行の事例紹介
会社において、絶対必要な部署である経理。
ただ、これは必ずしもその場になければいけないもの、とは限らなくなってきています。
そう、経理業務のアウトソース化です。
ただ、いきなり完全に経理人員をなくす、ということはしたくないけれど、アウトソーシングを利用してみてもいい業務ってあるのではないでしょうか？
ということで、今回は経理業務代行の実情を紹介していこうと思います。
世界一わかりやすい経理の仕事
ちょっと大胆な見出しですね＾＾；
そもそも経理業務ってどんなことしているのか？
今更聞けない経理業務の内容を少し紹介します。
〜元経理マンのつぶやき〜
経理って、、、本当地味なんですよねぇ。
営業とかで新規クライアント獲得しました！！とか、今月売り上げいくら達成しました！とかそんなモチベーション上がる様なことはないし、
広報のような、メディアなどの表ににバンバン出て企業の顔、のような華やかな舞台もない。
モチベーションが上がることといえば、1円の誤差なく1発で締められた時とかでしょうか。
ね！！！地味でしょう！！モチベの上がり方すら地味！！
そんな感じの業務なので、経理関係者でないかぎりは全然関心を持てないと思うのです。
だけれども！経理がないと会社が存続できないというんだからやるしかないですよね。
経理について少し語ってしまいました。
地味だと思っているのは事実ですが、誇りを持って仕事をしていましたよ！
さてさて、まずはスケジュールからみていきましょう。
年間スケジュール
まず、年間スケジュールです。ふう、この画像作成に気合入れました。
だいたいこんな感じで毎年動いています。
こうみると年度始めはかなり立て込んでいます。
というか、年末から半年くらいはずっと繁忙期です。
月間スケジュール
次に、月間スケジュールです。
私の感覚では、月末月初はしこたま忙しかった、という所感です。
これは企業によって給与の締めと支払い日にも寄るとは思うのですが、だいたいは月締めという作業があるのでどうしても月末月初は集中して作業したい、という感じですね。
毎日のスケジュール
最後に、日々の業務です。
本当に細かいのですが、地味にやることはあります。
営業部とかの人が、月末月初にクシャクシャの大量の領収書などを、なるはやでよろしく！！とか言ってきた時にはげんなりしますが（経験談）、そういうスケジュールなのでげんなりする感情が出てきても仕方ないです。
日々余裕を持って領収書を出して欲しいものです。
業務スケジュールから見えてくる、アウトソースできるところとそうでないところ
上記で業務スケジュールをご覧いただきました。
ここで見えてくるのが、自社でした方がいい業務と、経理を知っている人間であれば頼めそうな業務、ということが出てきます。
もちろん、会社や経理担当者の方針によって、ここは外部には出したくない、触られると困る、という事があるかと思います。
上記スケジュールと合わせて、まずは業務の棚卸しをしていくのが吉です。
例えばですが、毎日のスケジュール画像に記載している、”日によって発生する業務”の箇所なんかは、たまの訪問作業で外注してしまってもいいわけなのです。
”社員の経費の領収書BOX”などに入れておいてもらい、「訪問時にまとめてやっておいてください」、でOK。
まぁ、その辺りは打ち合わせ時などにご相談いただけたらとは思います。
業務繁忙期に毎日、毎月のルーティン業務をアウトソース
年間スケジュールで少し触れましたが、年末から半年くらいは繁忙期である、ということです。
そこの時期だけでも、ルーティン業務をアウトソースする、という方法も外注するならできることなのです。
短期アルバイトや派遣社員を雇うまでもなく、業務過多な時だけ、必要な人員を配置する。
これからの働き方の見直しの際には一つの選択肢として検討してもいいはずです。
実際に依頼をいただいている業務の実例
では、実際にどの様な事を依頼していて、作業にあたっているのか、実例をいくつかご紹介していきます。
■freeeを使用した入金消込（毎月のルーティンでだいたい中旬頃）
■クレジットカードの明細の照合作業（訪問する毎）
■MF会計、スプレッドシートを利用した経費精算（訪問都度）
■MF会計で前払費用の振替作業（月初）
■freeeやExcelなどを使用しての請求書の発行・送付（月末月初）
■freeeへの移行業務（科目登録など、訪問時）
訪問業務ですが、クラウドサービスを使用しているものが多いですね。
ただ、経費精算では現物の領収書などが未だにオフィスにあったりしますので、ここはどうしても現地で作業が必要となります。
今後オンライン化したい場合は、この領収書を各自でgoogleドライブなどの共有フォルダにアップしてもらう、などが必要そうです。
また、取引先も全てが請求書をメールで送付、などとならない限りは郵送でオフィスへ届いてしまいますので、こちらも現地での開封〜消し込み作業などが必要となるのですね。
もちろんこちらも、現地で開封し、スキャンしフォルダにアップする、という人員がいれば良い、ということにもなりますので、オンライン化する際の参考にしていただけたらと。
おわりに
経理事務代行って実際どうなのよ？というところを、経理のお仕事にフォーカスして、書いてみました。
参考になれば幸いです。
訪問事務代行に関するお問い合わせはこちらから。
完全オンライン完結の経理代行に関してはこちらから
また、オンラインの事務全般のアシスタントをお探しでしたらこちらのnoteをご覧くださいませ。
ここまでご覧くださいましてありがとうございました。
諸々参考になれば幸甚です。
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