『システム導入、何を確認したらいいんだろう...』迷える人事担当者に贈る、選定の正解
はじめに
突然ですが、みなさん、今どんな人事系のシステムを使ってますか？
採用管理、勤怠管理、人事管理、給与計算、年末調整、電子申請、入社手続、雇用契約、人事評価、サーベイ、健康管理……
もう、たくさんありすぎて選べませんよね。迷路に迷い込んだ気分です。
しかも、いざWebで検索して出てくる比較サイトもあてにならないことが多いんです。
実は、、、
販売元が作った比較サイトや口コミサイトもいっぱいあります。
そこで「一番人気！」と書かれていても、本当に良いシステムとは限らないのが難しいところ。
でも、安心してください！
システムを選ぶときに気をつけるべきチェックポイントを、人事管理を例にお伝えします。
1. 必須の要件が備わっているか見極めよう！🔍
自社の業務フローや課題を洗い出す探偵のような気持ちで、必要な機能をリストアップ。特に「これがないと困る！」機能を見逃さないで。
例えば、、、
え？従業員情報、全部手入力でやらなければだめ？
→ 「インポート機能」インポートはできても、結局従業員から回収した情報は紙からデータにする必要あるじゃん＞＜
→ 「本人情報の回収機能」
結局アナログでの作業が多いとシステムで効率化どころかシステム使うまでの準備が大変。なんてことに。
2. ユーザビリティ（使いやすさ）を体感！👆
操作が簡単かどうか、実際にデモを試してみて、使いやすさを体感する。
直感的に使えるシステムなら、使うのが楽しくなるはず。
例えば、業務で一番使う機能ってなんだろうって考えてみてください！
人事であればほぼ毎日と言っていいほど、人事システムを使うもの。
小さな使いづらさの積み重ねがシステムの使いづらさにつながってきます。
従業員の情報ってすぐ検索して見れる状態にしておきたいですよね
メニューにたどり着くまで、階層が深すぎで探すの大変
→ 「TOP画面からの直接検索機能」
保存ボタンの位置がどこかわからない、毎回保存が必要＞＜
→ 「保存ボタンが常に画面の見える位置にある」
あとは保存に時間がかかるのも結構なストレス。
全部の機能を確認するのは短期間では無理なのでよく使う機能の操作性をみましょう。
3. サポート体制をチェック！🤝
導入後のサポートやトレーニングが充実しているか確認。
何か困ったときに頼れる人がいると安心ですよね。
4. システムの柔軟性を評価！🔄
ビジネスが成長するにつれて、機能のカスタマイズや拡張ができるか
他の管理システムとつなげれるか未来を見据えた選び方を！
こんな時どうする？
従業員が増えてきて電子申請をできるようにしたい！
どうせ使うなら従業員情報は自動で抽出して申請だけで済ませたい
今後人事評価をシステムでしていくかもしれない
などなど、今は必要ない機能を未来に使うかもしれないことを想定して、色んなサービスを提供しているか、他社システムと連携できるかを確認しましょう。
5. 価格とコストパフォーマンスを考慮！💰
これは一番大事！
初期費用だけでなく、運用コストや追加機能の料金もトータルで考え、
安いだけではなく、長期的に見てお得かどうかを検討しましょう
また念の為、未来に利用するかもしれない機能も合わせて見積もりを出してもらいましょう。
人事システムは、会社の人員計画と深く繋がりがあります。
月額ID制のシステムであれば、長期にわたりコストがかかってきます。
来年に50名採用予定なんだけど、、、となるとその費用も考慮して数年間の計画を立てましょう。
6. 他社の評判を探れ！👥
導入企業の口コミや評価を参考に、実際の運用状況をチェック。
また、商談を受ける際に、競合との比較ポイントや評判を聞くのも手です。
7. 法令遵守は忘れずに！⚖️
労基法や個人情報保護法など、関連法令に対応しているかを確認。
法令遵守できる機能がついているのもポイントです。
8. セキュリティ対策も忘れずに！🔒
データセキュリティの確認はシステム部などプロに確認をお願いしましょう。
従業員の大切な個人情報は厳重に！
これらのポイントを頭に入れて、楽しみながらシステム選びを進めていきましょう。
最終的には、業務がスムーズに運営され、企業全体がハッピーになるシステムが見つかるはずです！