シンプルイズベスト！議事録の書き方
どうも！
ファシリテーションコーチのJINです。
今日は会議を開催するなら絶対に取らなくちゃいけないもの・・・
議事録の書き方についてお伝えします！
会議を開催するのは良いけど議事録を作成するのが面倒。
議事録を残すのが面倒だから会議を実施しない・・・
となってしまっては本末転倒です。
ただ全く議事録を残さないのもいけません。
人の記憶に頼るだけでは後々トラブルが起こるのが目に見えています。
また何も記録に残さない会議ばかりを実施していると、
他の人から
「あの人たちはいつも集まって何をおしゃべりしているのだろう？」と不信感を抱かれてしまいかねません。
いかに、効果的に素早く議事録を取ることができるか、その方法と考え方をお伝えします！
ホワイトボードの活用
正式な株主総会や取締役会など、議事録が正式な決定事項となり、出席者がその内容を確認し改めて署名するようなものを除き、当日板書したホワイトボードをそのまま活用できないか、を検討してください。
議事録の役割はその名の通り「議論した事の記録」です。
あとで「そんなこと決めたっけ？」とならぬよう、決定事項を書き残す備忘録なのです。
ただ議事録をきちんと丁寧に書くためだけに貴重な勤務時間を費やすのは本質ではありません。
しかもその議事録の「てにをは」を細かく修正したり、参加者を役職の高い順に表記したり、フォーマットを整えて美しく見せることに何時間も掛けたりするくらいなら、宿題事項の一つでもこなすべきでしょう。
議事録は議論した事の記録。備忘録です。
参加者の記憶に残っている映像、それはまさしく当日の議論を書き写したホワイトボードそのものではないでしょうか？
そのホワイトボードに、議事録の体裁として必要な、参加者、会議日時を書き加える。それをスマホで撮影して議事録とすれば、わざわざパソコンのソフトを立ち上げて議事録を別途作る手間が大幅に省けます。
その他ホワイトボードに書き切れなかった詳細事項はメール文章中で補足することで記録として残せば良いでしょう。
既成概念にとらわれず、付加価値のないムダな作業はなくす。
こういう働き方改革を進めることで日本企業の生産性は大いに上がると思います。
とにかく沢山メモを取る
あなたがもし議事録係に任命されたらまず意識すべきことは、とにかく沢山のメモを取るということです。
可能な限りパソコンでタイプしながらメモを取りましょう。手書きよりも遅い場合はもっとタイピングの練習をするべきです。
発言された会話の内容を何も考えずにひたすらタイピングしましょう。
人の記憶力は想像以上に頼りないものです。
１時間の会議を何もメモを取らずに終え、次の日に議事録を書こうと思っても、なかなか内容を思い出すことができないでしょう。
だからメモは多いに越したことはありません。
まとまっていなくてＯＫ。
沢山メモを取って、議事録に書くネタを充実させましょう。
パソコンソフトによる議事録の体裁
ホワイトボードの場合はどうしても議論した順番で書かなければなりませんが、WORDやExcelなどパソコンのソフトで議事録を残す場合は、以下の順番で書きましょう。
会議名
日時と場所
出席者
目的と目標
決定事項
議論内容
宿題事項
次回会議日程
ポイントは目的と目標の後すぐに、決定事項を記載することです。
会議に参加していない人に何が決定したのかを伝えるのも議事録の重要な役割の一つです。
その人がパッと見て何が決定されたのか、ということが分かるようにすべきです。
その後に、どのような協議をしたのか詳細内容を書いていきます。
気になる人はそれ以降も読んでもらえば良いでしょう。
ビジネスパーソンは常に時間がないということを念頭に、結論から伝えていくことが基本です。
議事録を書く時間
議事録作成に掛ける時間は会議と同じ時間が目安です。
１時間の会議なら１時間以内に議事録を作り上げる。
サクっと作って次の日には参加者に議事録を配信をしましょう！
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