時間をかけずに提案資料・スライド資料を作る方法【ゲーム戦略】

今日は「ゲーム戦略型」の、時間をかけずに資料を作るための３つのポイントについてお伝えしたいと思います。

ボクらのような専門家の方であれば、セミナーや講座の資料、あるいは提案資料などで、スライド型の資料を作ることってたくさんあると思います。

企業で働かれている方でも、会議資料や提案資料など、資料を作る場面がたくさんありますね。

ですので、仕事を効率的に、早く終わらせるためには「いかに素早く、かつ自分の言いたいことが伝わる、スライド資料を作れるか」がカギになります。

自分のビジネスを成功させることや、会社の評価を上げるためにとても重要なポイントですね。

今日は、「ゲーム戦略型」の資料を素早く作るための３つのポイント、についてお伝えしたいと思います。

時間をかけずに資料を作るための３つのポイント

ゲーム戦略型の「時間をかけずに資料を作るためのポイント」は、以下の3つです。

1.目次を必ず作る
2.ある程度作ったら寝かせる
3.文章の具体化は締め切りの直前にやる

１つ目は「目次を必ず作る」ということです。

ある項目について１から１０まで一通り考えて作ってみる。

そして次の項目について、また１から１０まで考えて作ってみる、というやり方をしている人が多いですね。

でもこのやり方だと、全体のボリュームが掴めないまま作ることになります。また、全体構成として問題ないのかもよくわかりません。

そうすると、最終的には必要のなかった無駄なものを、時間をかけて作ってしまっていたということになりかねません。

あるいはとても重要な箇所が、時間が足りずに適当な内容になってしまった、なんてことも起きてしまいます。

ですので、まずはしっかりと目次を作ること、つまり全体像から作ることが大切です。

ボクのゲーミフィケーションというノウハウの中でいうと、「不足感の技術」に当たります。

まず、全体の枠を作ってから、一つ一つ埋めるように作っていくと、スムーズに先に進みやすくなります。

この目次を作る時は、「マインドマップツール」を使うと、作りやすいですね。

まずは３つぐらい大枠となる目次を書く。そして、その目次の中をまた３つぐらい分けてみる。

こうして作っていくと、大枠の目次構成がスムーズにできると思います。

ですのでまずは「目次を作る」というところからやってみてください。

※例

第一章○○○
　1-1○○○
　1-2×××
　1-3△△△
第二章×××
　2-1○○○
　2-2△△△
　3-3×××

２つ目は「作ったら寝かせましょう」ということです。

目次をある程度作るところまでは、一気にパッとやってしまった方が良いと思います。

ここから具体的な内容を作っていくわけですが、具体的にしようとすると、今出てきているアイデアだけでは足りないかもしれません。もしくは、違う切り口のアイデアが必要かもしれません。

でも、一度作った目次だけをベースに作っていくと、考えが枠にはまって固定されてしまいます。その目次が正しいかのような錯覚を起こします。

そうすると、それ以上他のアイデアが出にくくなってしまいます。

さらに、人間って集中力に限界があります。

・大枠を考える
・具体的にしていく

は違うやり方が必要なので、分けて進めた方が進みやすいことが多いと思います。

ですので、目次ができたら「寝かせる」ということが大切です。

時間に余裕があれば、何日かほっておけば良いですし、時間に余裕がなければ、シャワーを浴びたり、散歩に行ったりするのが良いでしょう。


そうすると、「こんな切り口でまとめた方が良さそうだ」「もう少しこの要素を付け加えよう」「この話を入れるのを忘れてた」など、思いつくことがたくさんあると思います。

思いついたものを足しながら、目次の内容を詳細にしていく、ことが重要になります。

３つ目は「文章の具体化は締め切りの直前にやる」ということです。

目次の内容をもとに、1つ1つの内容を詳細に作っていきますが、具体的な文章を作るのは、締め切りの直前にやるようにしましょう。

何でも同じですが、人の行動力が加速する瞬間は、締め切り直前なんです。

人によって多少タイプが違いますが、特にボクは締め切りまでやらないタイプです。

ボクのようなタイプが時間に余裕をもって前からはじめていても、「まだまだ時間があるな」と思ってしまい、結局思うほど進まない、ということがよく起こります。

でも締め切りが決まっていれば、締め切りまでには絶対にやるしかありません。必死に集中してやらざる得なくなります。

ですから、締め切り直前に行動した方が、スピードが速くなり効率的に物事が進みます。

「締め切り直前に作業をはじめると、終わらなかった時に困るじゃないですか」って思う方もいると思います。

これを解決する方法が、目次を作る、ということです。
目次があれば、全体でどれくらいの分量なのかがわかりやすくなります。

大体の時間が見積もれれば、それを前提にギリギリにスタートすれば良いのです。

目次を作っていない状態でギリギリに始めると、それは終わらなくなってしまうので、絶対に避けてくださいね。

でも、目次の構成さえあれば、どれくらいで終わりそうなのかは、だいたいわかります。「最終的に終わらなかった」ということも起きづらいはずです。

ですので、締め切りの直前に詳細を仕上げるようにしてみてください。

この３つを意識するだけでも、資料作りのスピードはアップすると思いますので、ぜひ試してみてくださいね。