何が重要なモノなのかがわからない

お客様より質問を頂きました。

開業したばかりで、重要なものとそうでないもののの違いがよくわかりません。どういった部分で判断をしたらいいでしょうか。

事務経験がないまま起業される方も多いですから、そもそも事務って何？という方も多いかも知れません。

正直、事務は出来なくても何とかなるものです。
ただ、理解していないと痛い目に遭うのも事務です。

今日は、最低限押さえておきたい重要な事務と、そうじゃない事務について考えてみましょう。

重要な事務とは

これはもう、無条件に「法律が絡むもの」です。

帳簿は、所得税法で保存期間が定められていますし、

確定申告も、所得税法で定められています。

顧客リスト・顧客情報を始め、個人情報に関することは個人情報保護法で細かく定められていますし、

税理士の資格を持っていない人に、税務代理・書類の作成・税務相談することは税理士法で禁止されています。

この様に、法律で定められていることは最重要事項の事務となります。言わずもがなかも知れませんが、事務に限らず本業に関連する法律も違反をすることは経営者として（人として）やってはいけないことですので、法律通りに作業をしましょうね。

また、お役所関連の申請・提出物は必ず期限が決められています。これは、法律に必ず○ヶ月以内とか、〇月○日～〇月○日まで、と記載されています。ということは、この日程が変更になることは特例がない限りは変わりません。

2020年と2021年の確定申告は、感染拡大防止のために期限が1ヶ月延びていますが、これはあくまでも特例。毎年2月16日～3月15日と定められているものですから、「間に合わない！」「ギリギリ間に合った！」ということは言えないんです。（毎月ちゃんと帳簿に記載していれば、必ず間に合うのです）

業種や職種、実店舗の有無などによって、必要な書類や法律が絡む事案というのは変わってきますので、必ず自分の実情に合った法関連の整備を行ってください。

重要じゃない事務とは

事務は、ご自身の本業に繋がる大切な作業ですので「重要ではない」ものは基本的にないとは思っています。

ただ、法律に絡まない部分の作業については神経質になりすぎなくても大丈夫です。自分でルールを決めてしまいましょう。

恐らく、「重要ではない事務」で悩む部分としては書類をどれくらい保管しておかなければならないのか、というのが大半だと思います。

1つの手段として、会社法に定められている保存期間を参考にご自身の書類の保存期間を決めるということもアリだと思いますし、ご自身でルールづくりをするのでも問題ないと思います。

例えば、

アンケートは回答後1ヶ月経過したら処分する

使用しないデータを一時保存するフォルダを作って、
○ヶ月使用しなかったらデータを処分する

打ち合わせしたときの資料は、会社法の議事録に準じて○年保存にする

といった形で、脳内で定めるのではなく、ご自身のルールブックを作成して根拠を説明できるようにしておいてください。

事務は、論より証拠です。
必ず証拠を残しましょうね。