メールはどこまで保存すればいい？

前回は、書類の保存期間について記事を書きました。

書類の保存期間と同じく、「メールはどこまで保存すればいい？」という質問も頂きましたので、今回はメールの保存についてお話したいと思います。

特定電子メール法に注意

事業主としてメルマガ配信をされている方が多いと思いますが、特定電子メール法に基づいて配信を行わなければなりませんので、その点はまず留意しておきましょう。

例えば、メルマガの配信の同意を得た際の記録は、この特定電子メールの送信をしないこととなった日から1ヶ月間を経過する日まで保存すべきものとされています。
ですので、ご自身のメルマガが終了した時またはメルマガの配信解除をした時から1か月間は、同意を得た記録を残しておかなければなりません。
逆に、メルマガの配信を希望されている方の同意を得た際の記録は、メルマガの配信が続いている限り残しておかなければなりません。
（特定電子メール法に基づく措置命令を受けたときは1年間の保存になります）

また、このメール配信が特定商取引法上の通信販売電子メール広告などに該当する場合は、上記の記録に加えて「請求や承諾が合ったことを示す書面または電子データ」を通信販売電子メール広告などを行った日から３年間保存する必要があります。

メールのフォルダ分けをして保管しておくのも1つの手段ですが、バックアップ等も必要になりますから、メールそのものをハードディスクに保存しておくのも良いかも知れませんね。

メルマガ配信や通信販売等をしている方は、すぐ削除をしてしまわないように注意しましょう。

ちなみに私の管理方法ですが、
・メルマガ登録（読者登録してくれたもの）
・メルマガ申込（講座を申し込んでくれたもの）
・メルマガ支払（講座の支払い関連）
・メルマガ一斉配信（メルマガを一斉配信したお知らせメール）
・メルマガ関連（どこにも属さないタイトルのもの）
・メルマガその他（講座前後に配信されるもの）
という形で細かくフォルダを分け、間違って処分してしまわないように逐一フォルダ移動をするようにしています。この後、どうするかは現在検討中です。

それ以外のメールは？

メールそのものに保存期間というのはありませんので、これも書類の保存期間と同じくご自身でルールづくりをしていく必要があると思います。

ただ、注意点としては請求書や納品書等の保存期間が決まっている書類が記載・添付されているメールの取り扱いです。その請求書等を印字もしくはデータをデバイスに保存していればメールを削除しても問題ないと思うのですが、メールの存在そのものを失念してしまい処分してしまったというケースもよく聞く話です。

フォルダを作り、都度フォルダ移動をして誤廃棄を減らすことはリスク管理の面でもオススメします。

私の場合

私は、メールのアプリに未読の通知数が表示されるのが大嫌いなので、定期的にこまめにメール管理を行うようにしています。

活動数も多いわけではないので莫大な量のメール数ではないという前置きをしてから、私の管理方法をお伝えしますね。

メールフォルダは、とにかく細かくフォルダを作りこまめに移動させています。これは、誤廃棄というリスクを減らすための対策ですね。
メルマガ関連と講座の申し込み関連のものは、法律に準じて保管していますし、まだ活動期間が3年過ぎていないので処分出来るものがありませんのですべて残しています。

例えば、「メール確認しました」とか「昨日はありがとうございました」という連絡メールも一旦「other」フォルダに入れて保管し、半年～1年経った頃に不要と判断すれば削除します。企業勤めしているときにもあった話なのですが、「あの人のあのメールっていつ受信してたっけ？！」となるケースがあるので、最低半年～1年は保存するようにしています。

私自身に対して配信される企業や登録しているアカウント管理会社からの広告・連絡メールに関しては、基本は「受け取らない」設定にしているのでほとんど届きませんが、届いたものに関しては「読んだらゴミ箱」が基本です。受信トレイには残しません。（読まなくてもいいものは読まずにゴミ箱のパターンもあります）

書類の保存期間と同じく、最終的には「自分の裁量による」部分が多いのが心苦しいところではありますが、

・法律に関連するメールは廃棄しない
・誤廃棄を防ぐためのリスク管理
・その他のメールの管理方法・期間を自分で定める

ことを念頭に、ご自身でのルール作りをしてくださいね。