レシートや領収書をまとめる時短テク

こちらの記事で、私がオススメする領収書の管理方法についてお伝えしています。

２０２０年はコロナの影響で活動量が減り、領収書が減っている方が多いとは思います。とはいえ、細かい作業をコツコツと毎月こなすのは、事務作業が苦手な方にとっては非常に辛いことでしょう。

①レシート・領収書の裏面に経費を使った理由を書く
②レシート・領収書を日付順に並べ直す
③Ａ４の紙に日付順に貼り付ける

これらの作業は、レシート・領収書の必須作業となりますが、少しでも溜めてしまうと収拾がつかなくなってしまいますよね。小さなお子さんがいらっしゃる方だと、ちょっと目を離した隙にイタズラされたりして、悲鳴を上げたくなる方もいるでしょう。（実際に悲鳴を上げているのも聞いていますが…）

私は、書類を日付順や番号順に選別したり並べ替える作業がとても好きです。健康保険証を発行する業務に就いていたときは、診療報酬明細書（通称レセプト）を保険証の番号順に並べ替える私の姿を見た人が「レセプト選別機の様な動き」と表現したことがありました（笑）

※現在レセプトは電子化されていますが、10年ほど前までは毎月紙で明細が送られて来ていたので、私が担当していた部署で毎月平均400枚のレセプトを保険証の番号順に並べ替えてから内容をチェックする必要がありました。

そんな単純作業が好きな私がオススメする、レシートや領収書をまとめるコツをお伝えしますね。

１ヶ月分のレシート・領収書を用意してください。

※レシート・領収書の枚数が多い場合

領収書を１０日ごとに仕分けする。
①１日～１０日
②１１日～２０日
③２１日～月末日

★①を日付順に並べ直す
★①の領収書の裏面に理由を書く
★①の領収書をA４の紙に貼る

②と③も★を繰り返す。

※レシート・領収書の枚数が少ない場合

★①・②・③をそれぞれ日付順に並べ直す
★裏面に理由を書く
★A４の紙に貼る

という流れでも良いでしょう。

事務作業に関わらず時短のコツでもありますが、こういった単純作業はこっちの作業をして…あっちの作業をして…とやるよりも動作が同じ作業を一気に行い、次の作業に進んだ方が効率が良く早く行うことができます。

例えば、レシートや領収書の全ての裏面に理由を書いてから、日付順に並べ直すのでもＯＫです。

色々と試してみて、ご自身のやりやすいやり方を見つけてくださいね。

A4の紙に貼らずに月ごとに袋で管理している方も、封筒の中に適当に入れておくのではなく、日付順に並べ直して保管した方があとから探しやすいというメリットもありますので、是非試してみてください。