個人事業主が苦手と感じる事務作業を、最小限にするための方法とツール。

好きを仕事にすれば自由時間が増えると思っていたのに、実際は日々の事務作業に追われて、思うように仕事が進まない…と感じたことはありませんか？
多くの人が「事務作業はやりたくない」「もっと本業に集中したい」と思う瞬間があるでしょう。でも、効率よく事務作業を行うことができれば、ビジネスの成功へ一歩近づくのも事実です。

この記事では、事務作業をシンプルにして、あなたのビジネスに集中できるようにするためのヒントをお届けします。

事務作業が苦手と思う理由

多くの個人事業主が事務作業を苦手だと感じるのには、いくつか共通点があると思います。

1つめは、事務作業はルーチンワークに近いので達成感や充実感を感じにくいことです。細かな書類や数字の処理に時間を取られてしまい、ストレスに感じることもあるでしょう。また、効率よく進めるためのツールやプロセスを知らないまま進めると、苦手ゆえに時間を取られすぎてしまい、メインの業務になかなか集中できないという人もいるかもしれません。

2つめは、事務作業に必要なスキルや知識が専門的な場合が多く、慣れていないと手間取ることです。事務職をしたことない方が起業した場合は、この作業が複雑に感じているのではないでしょうか。また、ミスが許されないというプレッシャーも大きく影響することでしょう。

事務作業を簡単に行うには

事務作業を簡単に効率よく行うためには、便利なツールやサービスを活用することが大切です。
ここでは、個人事業主にオススメのツールやサービスをいくつかご紹介します。

1.会計ソフト
手書きで帳簿をつけると時間がかかるだけではなく、ミスの原因にもなります。会計ソフトを使えば、収支の管理が簡単になるだけでなく、確定申告の準備もスムーズに行えます。
例えば、freeeやマネーフォワードクラウドは多くの個人事業主が使用している会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードと連携し、取引データを自動で取り込んでくれるため、大幅な事務作業の削減につながります。

2.タスク管理アプリ
タスクが多岐に渡る個人事業主にとって、優先順位をつけて効率的に仕事を進めることが必要です。
Google ToDoリストは、お仕事用のメールをGmailにしている方はメールからさまざまなタスクを作成することも可能ですし、他にもたくさんのタスク管理アプリが出ていますので、自分ににあったツールを選んで、やるべき事務作業を視覚的に整理してスケジュール通り進めやすくしてみましょう。

3.クラウドストレージサービス
書類の管理に時間を取られることがも多いと思います。この場合は、クラウドストレージを利用することで、いつでもどこでも必要な資料にアクセスすることができます。GoogleドライブやOneDriveなどのサービスは、ファイルの共有やバックアップにも役立ち、書類の紛失や整理に悩むことが少なくなります。

会計ソフトの導入に関してですが、私自身、事務作業は得意（本業）なので起業初期はExcelで帳簿をつけていました。仕訳や経理の基礎知識は持っているので、それだけで十分だと思っていましたが、実際には1か月分の記帳に5時間もかかっていました。手作業で細かい取引を入力し、チェックする作業は思っていた以上に時間がかかり、かなりの労力を要していました。
その後、思い切って会計ソフトに変えたところ、1か月分の記帳が30分程度で終わるようになりました。基礎知識があるからこそ、「これでいいのか？」と疑問に思って手が止まることもありますが、記帳に対するストレスはなくなり効率が上がりましたので、苦手だからこそ早々に導入した方がいいのではないかなと私は思います。

自分にあった方法で事務作業を効率化してみましょう

事務作業を効率化するためのツールやサービスは数多くあります。それらを活用することで負担を減らすことが出来ますので、自分でツールを使いこなして作業を短縮するのも一つの方法です。私自身も会計ソフトを導入することで、以前よりも効率的に事務作業を行えるようになりました。

しかしながら、それでも事務作業が苦手、本業に費やす時間が増えないというケースもあると思います。その場合は、事務作業をプロに委託するという方法もあります。日々の事務作業に費やす時間やエネルギーを減らして、本業に集中できる時間が確保できるのです。
特に自分の時間やリソースを事業の成長やクリエイティブな部分に集中させたいと考える方にとってはアウトソーシングも非常に有効な手段になるはずです。

自分にあった事務作業の軽減策をみつけ、事務作業の時間を減らして、より充実したビジネスライフを手に入れてくださいね。

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