管理部がNotionでプロジェクト管理をしている話
このNoteは、カウシェ Advent Calendar 2024の2日目の記事です！
1日目は、@akifumi のカウシェファームの裏側 : Webとアプリをつなぐ技術 でした。
随分ご無沙汰してます。カウシェのフルスタックコーポレートのJimです。
あっという間に12月になっちゃいました。今見返したら、前回noteを書いたのはNotionでCRM管理する仕組みを作った話をした時だそうです。
さて、今回はこの1年で我々の業務効率を爆上げしてくれたNotionのプロジェクト管理についてお話しします。カウシェのコーポレートチームでは、このツールを使って業務管理を進化させてきました。少数精鋭のチームでやりくりしている我々にとって、今や欠かせない存在です。
この記事では、Notionのプロジェクト管理の活用法や、プロジェクト管理がチームに与えたインパクトについてご紹介します。読者の皆さんの業務改善のヒントになれば幸いです。
コーポレート系でプロジェクト管理、必要？
そもそも、コーポレートの人間たちが、業務をプロジェクト化してまでやることなくない？と思う方もいらっしゃると思いますが、我が社の場合、コーポレート領域を統括する管理本部は少数精鋭な組織なので、みんな6足ぐらいのわらじを日々履き替えながら仕事をしています。
複数メンバーが領域跨いであれこれやっていることもあり、やはりタスクや進捗管理が曖昧になってしまうケースが出てきてしまいます。それを解決するために、プロジェクト管理することにしました。
特に我々の場合、複数の領域を跨いで業務を行うメンバーが多いため、お互いの負荷具合をプロジェクトで可視化できることが非常に役に立っています。
互いのタスクを把握し、必要に応じて巻き取りが行える仕組みとして、Notionの「プロジェクト」は今となってはメンバーの一員のような存在です。定常業務をプロジェクトを使いタスク化することで、作業の抜け漏れや月末月初の忙しさの予測に役立てるようになりました。
プロジェクト管理に切り替えて変わったこと
かなり多くのプロジェクトを回してます（これは11月のごく一部）
業務の見える化
複数メンバーが異なる領域で仕事をしていると、お互いが何をしているのか見えにくいことがあります。Notion上でプロジェクト管理をすることで、誰がどのタスクを担当しているのか、進捗状況はどうなのかを簡単に把握できるようになりました。
タスクの抜け漏れ防止
月末月初の繁忙期に、定常業務の抜け漏れが起きやすいという課題もありました。プロジェクト管理を導入することで、これらのタスクをしっかり可視化し、誰が何をやるべきか明確に分かるようになりました。
このタスク設定は、今までは固定の日付しか日付設定ができなかったのですが、10月にリリースされたオートメーションの新機能で、関数を使った日付設定ができるようになりました。
これについては情シスSlackのアドベント記事に書いていますので、ぜひご一読ください。（かなりマニアックな話です）
達成感の可視化
それ以上に感じるのは、目に見えない仕事に対する達成感を可視化できることだと思います。
コーポレート業務は仕事の性質上、プロダクト開発やデザイン業務のように成果物が手に取れるものではないケースは多くあります。そのため、我々が行う仕事の最終的なアウトプットはユーザー（会社の場合は従業員など）が気づかないところで出来上がっていることがほとんどです。
労務、総務、経理などの仕事は、成り立つことが「当たり前」であり、むしろ目に見えないところでスムーズに行われているべきだと思います。一方で、やっぱり我々も人間なので成し遂げたことは内々的にでもお互い称えたいたいものです。Notionでプロジェクト管理をすることで、「今月もやり遂げたぞ！」と褒め合うことがよりしやすくなったと感じています。
最後に
カウシェのコーポレート組織の場合は、Notion上でのプロジェクト管理は最適策でした。少数精鋭のチームで、たくさんの業務をこなしている我々にとって、プロジェクト管理することでより連携しやすく、進捗管理しやすい環境を整えることができましたが、これが他社のコーポレートにもピッタリかと言われると断言はできません。スタートアップや中小企業のような少ない人数で複数の業務をこなすような組織にはちょうど良いのではないかなと感じました。
我々も、組織が大きくなるにつれて各領域の専任メンバーをフルタイムで配置できるようになったら、別の形でタスク管理を行うようになるかもしれません。それまでは、Notionのプロジェクト管理をフル活用して「世界一楽しいショッピング体験」の黒子的存在として精神精鋭したいと思います！
今後のカウシェの発展に乞うご期待ください！