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SE/SIerの個人タスク管理方法①

いとくず

仕事をしていて、お客様や上司、先輩に仕事を依頼されたときに、「どうして終わってないの？」とか「レビューとか承認をどう考えていたの？」など注意されたことはないでしょうか？
本記事では、下記のような症状を少しでも解決するコツを共有したいと思います。

  • (他作業が忙しくて？)依頼されていたことを忘れる

  • 自分ではやったつもりなのに段取りが悪いと言われる

  • 作業が漏れていたり、優先度が分からなくなる

  • etc


自己紹介

大手SIer企業で、14年で部長職まで昇進しました。
その経験をnoteに発信しています。
詳細な経歴は下記を参照してください。

どうして私は自分のタスク管理がうまいのか？

新入社員当時、私は自身のタスク管理が苦手でした。正直、ADHDっぽい傾向もあるので、新入社員の時はいろいろな人に注意されたり、怒られたりしてきました。ただ、注意されるたびに、原因と再発防止策を考えました。そのため、今は他の人よりタスク管理はうまいと思います。

若手時代は基本的に誰もがミスをするし、注意されると思います。その時にどのような学びを得るかはあなた次第なので、常に原因と再発防止は考える癖をつけておいたほうが良いです。

また、他の人がミスしている、注意されているのを見たときに、自分ならこう対策するなど考えると、仕事における学びのチャンスがたくさんあることに気づくはずです。

タスク管理を失敗するパターン

自分のタスク管理を失敗するパターンと整理してみましょう。

  1. 作業を実施しない
    ・原因
    　→依頼されたことを忘れている
    　→他作業を実施して、依頼された作業時間が取れない

  2. 作業が不完全である
    ・原因
    　→成果物の品質が合ってない
    　　(ドラフト版レベルを作るのか、客先に出せるレベルを作るのか等)
    　→作業プロセスが分かっていない
    　　(作業最終日に「〇〇さんにレビューしてもらってないの？」等)
    　→タスクに抜け漏れがある

  3. 作業が終わらない
    ・原因
    　→作業の段取り・優先度が悪い
    　　(上司のレビュー日程が合わない、
    　　 作業日の最終間際に他部門と調整が必要と気づく等)
    　→作業締め切りまで、やる気が起きない
    　→想定作業時間の見積が下手
    　→実力以上の仕事を受けている

  4. その他
    ・原因
    　→体調不良になってしまった
    　→パソコンやファイルが壊れてしまった
    　→etc

タスク管理を失敗しないための具体策

上記の失敗パターン別に私が実践していた方法を説明していきたいと思います。働いている環境によっては、完全にマネできないかもしれないですが、参考までにどうぞ。

「１．作業を実施しない」の対策

これは、一番良くないパターンです。
ただ、昨今は様々なチャネルで作業依頼をされるので、忘れてしまう可能性は昔より高いと考えています。打ち合わせで依頼されるときもあれば、メールやチャットで言われるし、電話で依頼されるときもあります。

◆解決策：To Doアプリとスケジュール表(Outlook等)を活用する
私は、今はMicrosoftのTodoを利用しています。若手時代はTodoistを利用していました。メモの癖はありましたが、メモの中に自分のタスクが埋もれてしまい、メモをしたのに作業忘れが発生したため、アプリを活用することにしました。

会社で利用してよいアプリのルールもあると思うので、自分の会社に合うアプリを利用しましょう。

－Microsoft To Do
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app

－todoist
https://todoist.com/ja
タスクリストを作っても、その作業をする時間が確保できずに期限に間に合わないことがありました。その対策として、Outlookのスケジュールで、いつ作業をするかも予定表に書き込むようにしました。

・具体的な活用方法

タスク管理全体の流れ

1）ToDoリストに記入する
ToDoリストの画面は常に立ち上げておきましょう。打ち合わせなどで何か依頼されたら、その瞬間にToDoリストに書いてしまいます。また、メールやチャットで何か依頼されたら、その文面をコピーしてToDoリストに貼りつけてしまいましょう。廊下ですれ違ったときに依頼を受けた場合は、スマホアプリもインストールしていたので、スマホから記入していました。

２）タスク棚卸・タスク整理時間を確保する
毎日、雑で汚いtodoリストが増えていきます。私は、週初めの月曜日の始業開始時点で30分、火曜日～金曜日は始業開始時点で15分ほどタスク棚卸とタスク整理の時間を設けていました。

その時間帯では、下記の作業をしていました。

Ａ）前日に作成したtodoを分かりやすい文言に修正
Ｂ）依頼作業の期日の抜け漏れがないか確認
Ｃ）タスク分解を実施
Ｄ）１つ１つの想定作業時間を記入
Ｅ）(月曜日のみ)今週1週間のスケジュール表の空き時間に作業を記入
Ｆ）追加の依頼をスケジュール表の空き時間に記入
Ｇ）今日明日のタスクの確認と作業時間調整

Ａ）は、期限が2-3週間以降の場合、todoを見ても思い出せない場合があるため、分かりやすくする。

Ｂ ）は、電話や口頭などで依頼を受けた場合、期日の確認忘れをすることが多いので、次の日の朝には確認すること

Ｃ）は、『「２．作業が不完全である」の対策』『「３．作業が終わらない」の対策』で説明予定

Ｄ）は、自分の想定作業時間と実際の作業時間の差分の有無を把握して、今後の計画の精度あげるために実施

Ｅ）Ｆ）は、期日と想定作業時間を考慮して作業日時を決める。
万が一、このタイミングで他タスクがあって作業が間に合わないと分かった場合は、すぐにチームや上司、依頼元に相談すること
※ただし、毎日作業の棚卸・整理をしていたら、依頼を受けたタイミングで、「他作業があって、その期日は難しい」など交渉ができるようになります。

G）は、想定作業時間の変更に伴う作業時間調整

３）スケジュール通りにタスクをこなす
スケジュール表通りに終わらない場合は、自分の想定作業時間の見積が下手だと反省して残業するか、翌日以降の空き時間に移して良いのであれば、空き時間に移して作業をするだけになります。


「２．作業が不完全である」の対策

「３．作業が終わらない」の対策

「４．その他」の対策

少し文字数が増えてきたので、２～４の対策は次の記事にまとめたいと思います。

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