「自分でやったほうが早い」を社長が続けると未来のない会社が出来上がる
中小企業ほどリソースがありませんので、社長や特定の仕事ができる人があれもこれもという感じであらゆる仕事をやっていることがよくあります。
とても属人的な状態になってしまっているわけです。
仕組みづくりとは、属人的な状態でなく、誰でも、同じような成果を出せるようにすることです。
属人的な状態から抜け出して、仕組みづくりをするためにはまず
「自分でやったほうが早い」をやめる
ことが必要になります。仕組みづくりは急がば回れです。
「自分でやったほうが早い」となってしまう理由
そもそも忙しくて教える時間がとれない
仕事が属人的になればなるほど、その人からすれば属人的ではあるのですが仕事のやり方を知っていて、毎日が流れています。
会社が属人的になってしまうほど、属人的に働いている人は、
その人がいないと仕事にならないため大変忙しい状態が続きます。
自分のやっている仕事を誰かに教えようとなったとしても、
教えることがそもそも忙しすぎてなかなかできないことがあります。
もちろんこれは本末転倒な話ですので、未来を見据えた際に、属人的な会社の状態では成長できませんので、まずは何としてでも時間を捻出する必要があります。
教えられた人ができないとすぐに諦めてやってしまう
これがとてもよくあることです。
教えた人からすると、教えられた人がすぐには仕事ができるようにならないので、
「お客様を待たせることはできない」
「細かく教えている時間がもったいない」
などの理由で、結局、自らがやってしまうことがあります。
仕事を独占してしまって奪ってしまうわけです。
その瞬間瞬間でいえば、そちらの方が早く、質も高い仕事になるのですが、
それでは会社の成長には繋がらず、ここは部分で見るか、全体で見るかの視点をしっかりと皆で共通認識を持っておかないと属人化の解消が進まない原因となります。
教える内容が言語化されていない、整理されていない
属人的に仕事をし続けている会社の場合、
仕事のやり方などが言語化、具体化されていないことが多いです。
教えるという場合でも、
口頭で、
最小限の時間で、
感覚的に教えることしかできていなかったりします。
仕組みづくりは誰でも同じような成果を出せることを実現するものです。
そのことによって会社の持続的成長が実現できます。
仕組みづくりを進めていくためには、
徹底的に言語化、具体化していくことが不可欠になります。
仕組みづくりを成功させるためのポイント
仕組みの実益を経営者、幹部、社員が理解する
自分でやったほうが早い、自分でやったほうが良い結果になるというのは当たり前です。
それはずっとその仕事を貴方が独占してきて、
その仕事がうまくできる方法を自分の中でPDCAサイクルを回し続け、
属人的にノウハウを蓄積してきているからです。
これからその仕事を新しくする人には、貴方と同じようにゼロから仕事のやり方を見つけさせて、PDCAサイクルを回させる必要はないわけです。
貴方の仕事の仕方、何を大切にしているのかを言語化し、具体化をし、
仕組みをつくるわけです。
仕組みがあることによって、新しくその仕事をする人は
仕組みがないときに比べて早く仕事ができるようになるわけです。
これが仕組みの実益になります。
仕組みをつくることの緊急性、必要性が高いことを理解する
そもそもですが仕組みをつくらないで、属人的な状態で仕事をし続けるとどうなるのかを考えることです。
属人化というのはリスクしかなく、持続的な成長はできません。
仕組みづくりがいかに緊急性や必要性が高いか強く認識するべきです。
仕組みづくりは最高の投資であることを理解する
仕組みづくりができると、仕組みがないときに比べて
会社の生産性が上がったり、業績が良くなっていきます。
その意味で、仕組みづくりは会社成長にとって最高の投資になります。
しかし、仕組みづくりは一朝一夕ではできませんので投資です。
お金という意味ではなく時間などのコストは必ずかかります。
ただ、その投資のリターンは間違いないものです。
より難しい価値を生む仕事は無数にあることを理解する
社長の仕事は日常業務をし続けることではありません。
未来を考えて、未来を強くすることが社長の仕事になります。
社長が属人的になってしまって日常業務で手一杯になってしまうと
誰が会社の未来を考えて、未来を強くするのでしょうか。
仕組みがあることによって、
社長が社長としての仕事に専念することができるわけです。
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