「保存する」にはルールを作ったほうがいい

おはようございます。こんにちは。いたをです。

「『名前をつけて』保存」のショートカットキーは慎重、かつ大胆に？という記事を数日前に書いたのですが、もっと根本的な話をしようと思います。

”業務でよくあるのは、雛形や以前の文書があって、それを一部分修正を施したうえで、印刷・保存するという流れ。ここでやりがちなのが、「保存する」からといって、ショートカットキーである「Ctrl」キー＋「S」キーを押してしまう「あるある」光景。これだと「上書き保存」となってしまい、以前の文書が書き換えられてしまいます。”

そう、この記事でしたね。

トラブルを避けるためには、もっと根本的な対策を考える必要があります。人為的ミスで、既存の文書を重ねて保存してしまう事もありますが、ほかにも、パソコンが急にフリーズしたといったトラブルも意外と起きるものです。

せっかく時間を掛けて作成したモノを、一瞬でマッサラにしてしまうのは、時間の無駄以外のなにものでもありません。それではどうしたらいいのでしょうか？

作成した文書は最初に保存しておく

用紙のサイズや、余白、1ページあたりの行数などを決めて、文書作成の用意が整った段階、これから文字を入力していく、という前に文書を保存しておきましょう。新規作成の時の「保存」は、「Ctrl」キー＋「S」キーで自動的に「名前を付けて保存」となりますよね。

既存の文書を修正して新たな文書を作成するときも一緒です。修正をはじめる前に「名前をつけて保存」をしておきましょう。この場合は、
「Ctrl」キー＋「Shift」キー＋「S」キーになりますね。

最初に名前をつけて保存をしておけば、ファイルに関するトラブルを最小限に抑えることができます。あとは、「Ctrl」キー＋「S」キーを押せば、「上書き保存」となりますので、作成途中でこまめに保存をかけていけばいいですね。

▲　Microsoft 365で、OneDriveやSharePointを使っていると、自動保存機能を使うことが出来、クラウドに自動的に変更を保存します。ただし、共有したファイルを各々が編集するといった使い方のときは、不注意による編集を防ぐために、ファイルを常に読み取り専用で開くように設定できます。それぞれのチームや組織のルールに従いましょう。

ポイントは、「作成した文書は最初に保存しておく」というルールを自分だけでなく、チームや部署のルールとすること。些細なことかもしれませんが、一人ではなくみんなのルールを作っておくことは、トラブルを未然に防ぐ最大の保険となります。

ファイル名の付け方もルール決めしておこう

パソコンあるあるですが、デスクトップやフォルダにファイルが散らかってしまうことの原因の多くは「ファイルを扱うルールが決まっていない」ケース。文書を保存する時に特に重要なのは「ファイル名」です。ファイル名は、あとから探すことも考えて、統一したルールで付けておくと安心です。

一番簡単で取り組みやすい、ファイル名を付けるルールは「日付」+「ファイルの種類」。時系列で並ぶので、探しやすくなります。会議資料を作っていて開催日が4月16日ならば、「20210416_会議資料」のようにします。

▲　日付の付け方は、各自工夫してよし。上は桁数を少なくするために令和◯◯年という付け方をしている。ただし組織でルールが決まっていたらそれに従おう。

このようにすれば、パソコンでは日付別にファイルが並び、同じ日付ならば種類順にファイルが並びます。きれいに整理された書類入れのように、わかりやすくなります。

日付と種類の間をアンダーバー（_）でつなぎましたが、記号なしでも問題はありません。でも、あったほうがファイル名、見やすくなりますね。

フォルダ名も同様の考え方で管理すると、分かりやすく、効率も上がります。

最後に

4月。会社や学校では、新入りのスタッフが入ってきた今のタイミングで、パソコン利用に関する組織内規定をしっかりと確認、指導することが大切と考えます。今どきの新入スタッフは、スマホメインの世代で、パソコンはあまり使っておらず苦手という人も多いですからね。ものの価値はすぐに理解できても、情報の重要性はすぐに理解できないかもしれませんので…。是非に。

今日は、「『保存する』にはルールを！」のテーマでお伝えしました。

今日明日の休みをはさんで、いよいよ月曜日から始動、という方も多いのでは。分からないこと、知らないことは、そのままにせず、しっかりと確認をしてから動き出しましょう。最初のスタートが肝心ですからね。無理をせず、怖がらず。

それでは、また。

【ショートカットキーシリーズ】