引き算のIT導入

2024年8月20日 07:23

ITで新しいことを導入しよう！と意気込んで始めたものの、
実際には新しいシステムを覚える時間が取れず、
忙しい日々の業務に追われる中で、
導入したツールが逆に負担になってしまうことも少なくありません。

そうならないためにも「引き算」の考え方が重要です。
今日は足す前にやってほしい引くIT導入の
ポイントについてご紹介したいと思います。

① 物を引き算

まず、物理的なスペースを取っているものから引き算してみましょう。
例えば、パソコンのデータ保管に使っていたサーバーや大量の紙書類。
これらをクラウドストレージやペーパーレス化で置き換えることで、オフィスのスペースが広がり、管理が楽になります。
また、クラウドを活用することで、どこからでもデータにアクセスできるようになり、働き方の幅も広がります。

② ツールを引き算

次に、使っているソフトウェアを見直してみましょう。
会計ソフト、業務管理ソフト、注文管理ソフトといったように、いくつものツールを使い分けていませんか？
ここで引き算の考え方を取り入れ、これらを統合できるツールに切り替えてみるのはいかがでしょうか？
たった一つのツールを覚えるだけで、業務全体をシンプルに管理できるようになります。

③ 管理を引き算

最後に、業務の管理方法そのものを見直しましょう。
従業員それぞれが自分のやり方で作業を進めていると、誰が何をやっているのかが見えにくくなり、結果的に作業が遅れたり、ミスが増えたりします。
業務を統一化し、管理をシンプルにすることで、誰がやっても同じ部分はITに任せて、効率を上げることができるかもしれません。
また、顧客に対しても商品やサービスの選択肢を少し減らしてみると、迷わずにスムーズに購入してもらえることもあります。
社内に複雑になりすぎているものはないでしょうか？

IT導入においては、「引き算」の思考がとても大切です。
最新技術の導入などというと、
どうしても新しいことを覚えないといけない
というイメージが沸きやすいですが、
実は、現状の業務を置き換えたり、省略したりという
地味に役立つ活用事例もたくさんあるんです。

これまでやってきたことを置き換える作業から
ITを導入してみることで、
ITで何ができるのかも理解しやすいかもしれません。

そのような身近な部分から導入していくことで、
少しずつIT活用の達人になっていきましょう。

あなたの会社で「何を引き算できるか？」を
ぜひ考えてみてくださいね。

それではまた。
みゆき