アーカイブでスッキリ！メールをToDoリスト化する方法
最近、知人が「見終わったメールは全部削除している」と言っていて、ちょっと感心してしまいました。彼女はお部屋の掃除もこまめにする人なので、メールフォルダも常にキレイに保たれているみたいです。私もその話を聞いて、「よし、私もやってみよう！」と思ったんです。
でも、正直メールを全部削除してしまうのは少し怖いですよね？後で必要になるかもしれないと思うと、どうしても消す勇気が出ません。そこで便利なのが、多くのメールサービスにもある「アーカイブ」機能です！
アーカイブって何？
アーカイブとは、メールを削除せずにフォルダから非表示にする機能です。削除とは違って、メール自体は消えませんし、後で必要になった時は検索で簡単に見つけられます。これなら、大事なメールをうっかり消してしまう心配もありません。
多くのメールサービス（例えばGmail、Outlookなど）には、このアーカイブ機能が用意されているので、特定のサービスに限らず利用できるのが嬉しいところです。
メール整理でスッキリ！
実際に私もアーカイブを使ってメールの整理をしてみました。まず、メルマガや広告メールなど、もう二度と見返さないものは思い切って削除！こういうものは残しておいても何の役にも立たないので、すっきり消しちゃいました。
そして、領収書や仕事に関するメールなど、今後参照する可能性があるものはアーカイブ。これで必要な時に探しやすくなります。結果として、メールフォルダには0件しか残らなくなり、驚くほどスッキリしました。まるでお部屋を掃除した後のような解放感が得られて、整理整頓の大切さを実感しました。
メールをToDoリストのように使おう
このメール整理の仕方には、もうひとつ大きなメリットがあるんです。それは、メールフォルダをToDoリストのように使えること！普段からメールをよく使う人には、このやり方はとても便利です。ここでは、私が実践している方法をいくつか紹介します。
ToDoリストとしての活用法
後で読みたいメールは未読のままにしておく
後で処理が必要なメールや、じっくり読みたいメールは未読にしてフォルダに残しておきます。未読メールが残っていると、それが「後で処理するタスク」として自然に目に入るので、やり残しを防げます。
注文確認メールは、荷物が届くまでフォルダに残す
オンラインショッピングでの注文確認メールや、予約の確認メールは、対応が終わるまでフォルダに置いておきます。これで、配送状況を忘れずにチェックできますし、重要な予定を見落とすこともありません。
タスクが完了したらアーカイブ
荷物が届いたり、用事が済んだらそのメールをアーカイブ。履歴として残しておけるので、後で確認したい時にすぐ見つけられます。削除せずに履歴を保存しておけるのは、とても安心感がありますよね。
アーカイブを使えば、タスク管理も簡単！
このように、用が済んでいないメールだけをフォルダに残すことで、自然とToDoリストのようにメールを活用できるようになります。特に、日々たくさんのメールを受信する方にとっては、フォルダが整頓されるだけでなく、タスク管理も一目でできるようになるのでとても便利です。
メール整理はちょっと面倒に感じるかもしれませんが、アーカイブを使ってスッキリ片付けると、驚くほど気持ちが軽くなります。そして、フォルダをToDoリスト代わりに使うことで、日常のタスク管理が自然と効率的になります。
ぜひ一度、みなさんもこの方法を試してみてください。メールフォルダがスッキリすると、きっと毎日がもっと快適になりますよ！
それではまた。
みゆき
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