ISOで文書化が必要な理由は？文書を作る目的について解説！

1. 文書化が必要な理由

ISOを取得するにあたり、文書化は非常に重要なプロセスです。文書化というと、難しく感じるかもしれませんが、これは単に書類を作成することだけでなく、組織のルールや手順をわかりやすく伝えるための手段です。文書化の目的やその効果について、4つの観点から見ていきましょう。

組織への伝達のため

文書化の一番の目的は、組織内で情報を正確に伝達することです。業務手順や品質管理の基準がしっかりと文書化されていると、全従業員が同じ認識を持って業務を進めることができます。特に、新しい従業員や他部署のスタッフにとっても、手順が明確に文書化されていれば、業務にスムーズに取り組むことができます。

たとえば、製品の製造手順や品質チェックの流れを文書化しておけば、誰が担当しても同じ水準で業務を遂行することができるため、品質のばらつきを防ぐことができます。また、業務の中で発生した問題点も、文書化された手順を元に見直すことで改善点を発見しやすくなります。

客観的にレビューを実施するため

文書化のもう一つの大きなメリットは、業務プロセスを客観的にレビューできることです。業務が言葉だけで伝わっていると、担当者によって解釈が異なったり、曖昧な部分が生じる可能性があります。これを防ぐために、業務の流れや手順を明確に文書として残しておくことで、後から客観的に見直しや評価を行うことが可能になります。

たとえば、何か問題が発生したとき、文書に基づいて「どの部分でミスがあったのか」「どの手順を改善すべきか」を見つけ出すことができるため、改善策をスムーズに講じることができます。文書化は、振り返りの際に非常に役立つツールです。

データドリブンによる合理的判断のため

ISOでは、データに基づいた合理的な判断が求められます。文書化されたデータや記録があれば、それに基づいて今後の方針や改善策を決めることができます。これを「データドリブン」のアプローチと言い、事実に基づいた判断を行うためには、日常的に業務や結果を文書として残しておくことが大切です。

たとえば、製品の不良率を記録しておけば、そのデータを基にして次に何を改善すべきかを判断できます。また、従業員の作業時間やプロセスの進捗を記録することで、効率の悪い部分を発見し、改善のための対策を講じることが可能です。

このように、文書化されたデータを活用することで、組織全体が事実に基づいた改善活動を行えるようになります。

内部監査の効率化

ISOでは、内部監査も重要なプロセスの一つです。内部監査とは、組織内で定めた基準やルールが適切に守られているかを確認する作業ですが、文書化がしっかりとされていると、監査の効率が大幅に向上します。

文書が整備されていれば、内部監査員はそれに基づいてチェックポイントを明確にし、問題点を迅速に見つけ出すことができます。また、文書がない状態で監査を行うと、情報が散らばっていたり、監査員が一貫した判断を下すことが難しくなるため、適切な改善策を見つけ出すのに時間がかかってしまいます。

文書化は、内部監査の効率化だけでなく、その結果を基にした改善活動にも役立ちます。監査後に出た指摘事項を文書として残しておけば、今後の改善策の進捗も管理しやすくなります。

2. まとめ

ISOにおける文書化は、組織運営を円滑にし、効率的で持続的な改善を進めるために欠かせない要素です。文書化を通じて、組織全体で共通のルールや基準を共有できるため、業務の一貫性や透明性が確保され、品質や効率の向上につながります。

また、文書化された情報は、客観的な評価や改善策の立案にも役立ち、組織全体の成長を支える重要なツールとなります。特に、データに基づく合理的な判断を行うことで、組織は現実的で効果的な改善活動を進めることができます。

最後に、文書化が内部監査の効率化にも大きく寄与する点は見逃せません。適切に文書が管理されていれば、監査員が迅速に問題点を見つけ出し、組織の改善に役立てることができるのです。

このように、文書化は単なる手間のかかる作業ではなく、組織を強くし、持続的な成長を実現するための強力なツールです。適切な文書化を行い、それを活用して組織全体で成功を目指しましょう。