ISO規格における文書管理とは？目的や実施するポイントを学んで自社に適した文書管理を目指そう！
1.ISOと文書管理の関係
（ISOとは）
ISO（国際標準化機構）は、製品やサービス、プロセスの品質や安全性を確保するための国際的な規格を制定する団体です。ISO規格は、企業が効率的で品質の高い製品やサービスを提供できるように設計されています。ISO9001（品質マネジメントシステム）やISO14001（環境マネジメントシステム）などが有名です。
（文書管理とは）
文書管理とは、企業が業務に必要な情報を体系的に整理し、保存、共有する仕組みのことです。契約書や手順書、記録などの重要な文書を適切に管理することで、企業は効率的な運営が可能になります。文書管理には、文書の作成、更新、保管、廃棄のプロセスが含まれ、これにより正確で信頼性の高い情報を維持することができます。
（ISOと文書管理の関係性）
ISO規格の多くは、文書管理を重要な要素としています。特に、ISO9001やISO14001では、手順書や記録の適切な管理が求められます。文書管理をしっかりと行うことで、ISOの要求事項を満たすだけでなく、業務の透明性や信頼性が向上します。また、ISOの監査では、文書化された証拠が適切に管理されているかが審査されるため、文書管理はISO認証取得の鍵となります。
2.文書管理の目的とポイント
（文書管理の目的）
文書管理の主な目的は、企業の運営を効率的かつ透明にすることです。適切な文書管理により、企業は業務の履歴を正確に記録し、必要な情報を迅速に取得できます。これにより、組織内での意思決定が迅速化し、作業効率が向上します。また、規制や法律に準拠した運営が可能になり、リスクを低減することも重要な目的です。
（文書管理を行うポイント）
一貫性のあるフォーマット：すべての文書に統一したフォーマットを使用することで、文書の整理が簡単になり、誰でも使いやすくなります。
アクセス管理：機密文書には適切なアクセス制限を設け、必要な担当者のみが利用できるようにすることが大切です。
定期的な見直しと更新：文書は時間が経つと古くなることがあります。定期的に内容を見直し、必要に応じて更新することで、最新情報が常に反映されます。
文書の保存と廃棄：文書は適切な期間保存し、不要になったら適切な手順で廃棄することが重要です。これにより、無駄な文書が増えず、管理がしやすくなります。
3.要求事項に沿った文書管理の実施により期待されること
（業務効率化）
ISOの要求事項に沿った文書管理を実施することで、企業は業務を効率的に進めることができます。適切に整理された文書は、従業員が必要な情報を迅速に見つけることを可能にし、業務のスピードアップにつながります。また、ミスや手戻りが減り、全体の生産性が向上します。
（リスクマネジメント効果）
文書管理は、リスクマネジメントの一環としても非常に重要です。正確な文書が管理されていることで、法令順守が確実に行われ、問題発生時には適切な証拠として活用できます。契約書や取引記録のような重要文書が適切に保管されていると、トラブルが起きた際にも迅速に対応でき、リスクを最小限に抑えることができます。
（対外的な信頼を得る）
ISOの要求事項に従い、文書管理を適切に行っている企業は、取引先や顧客から高い信頼を得ることができます。文書がしっかりと管理されていることで、企業の業務が透明で信頼性が高いと判断され、ビジネスの場面で優位に立つことができます。また、ISO認証を取得している企業は、その品質や運営体制が国際的な基準に準拠していると認められ、取引のチャンスも増えるでしょう。
4.自社に適した文書管理を目指す
文書管理は、各企業の業務内容や規模に応じてカスタマイズすることが重要です。全ての企業に同じシステムが適用されるわけではなく、自社の業務フローや組織構造に合った文書管理システムを導入することで、より効果的に機能します。まず、自社の現状を把握し、どのような文書が必要で、どのように管理されているかを確認します。
次に、必要な文書の種類や管理方法を整理し、文書管理システムの改善点を明確にします。これには、デジタル化による管理の効率化も考慮に入れると良いでしょう。文書をデジタル化することで、物理的な保管スペースを削減し、文書の検索や共有がより簡単になります。さらに、デジタルツールを使ったアクセス管理やバックアップシステムも導入することで、セキュリティを強化しつつ、効率的な運用が可能となります。
5.まとめ
ISOと文書管理は、企業の効率的な運営や信頼性の向上に密接に関わっています。ISO規格に準拠することで、企業は文書管理を通じて業務効率を高め、リスクを管理し、外部からの信頼を獲得することができます。
文書管理の基本を理解し、適切な管理体制を整えることは、ISO認証取得のためだけでなく、企業の成長と持続的な発展にも寄与します。各企業に合った文書管理システムを構築し、デジタル化やセキュリティ対策を取り入れることで、より効果的な運営が実現できるでしょう。文書管理を徹底することで、企業全体の信頼性が向上し、より多くのビジネスチャンスが得られることが期待されます。