曖昧な表現が信頼を損なう？具体的な話し方で相手の心をつかむ7つのテクニック
こんにちは。ビジネスの現場では、明確で具体的な話し方が求められます。曖昧な表現や抽象的な説明では、相手が情報を正しく理解できず、信頼関係を築きにくくなってしまうこともあります。今回は、 具体的な話し方で相手の心をつかむ7つのテクニック を紹介します。ビジネスシーンで役立つ話し方のポイントを詳しく掘り下げ、日常会話にも応用できる方法を提案します。ぜひ、参考にしてみてください。
なぜ具体的な表現が重要なのか
例えば、次の二つの表現を比べてみましょう。
• 曖昧な表現：「先日、ある人から相談を受けました」
• 具体的な表現：「先週木曜日、20代の男性の後輩から、プレゼン資料の作り方について相談を受けました」
同じ内容でも、どちらが分かりやすく、信頼できると感じるでしょうか？具体的な表現は、相手に理解を促しやすく、また信頼を獲得しやすくします。この具体性は、「何が・誰が・いつ・どのように」といった詳細な情報を提供することで成り立っています。
なぜ具体的な表現が必要なのか
1. 情報の伝達精度が向上する
曖昧な表現は相手に誤解を与えるリスクが高まります。例えば「後で」と言われても、相手にはその「後で」がいつを指すのか分かりません。具体的な情報は、相手にとって認識しやすく、正確に情報を伝えることができます。
2. 相手に安心感を与え、信頼を得やすい
ビジネスの場では信頼が重要です。抽象的な言い回しよりも具体的な表現を使うと、「しっかり準備している」「信頼できる」印象を与えます。
3. 具体的な表現で共感を引き出す
言葉に具体性が加わると、相手は状況や背景をイメージしやすくなります。こうした視覚化や具体化が共感を生み、親近感を高める助けになります。
次に、 具体的な表現に変えるための3つのポイント を見ていきましょう。
具体的な表現に変える3つのポイント
具体性を持たせるためには、次の3つのポイントを意識することが重要です。ここでは、よくある曖昧な表現を例に、具体的に言い換える方法を示します。
1. 時期を明確にする
曖昧な表現である「最近」「先日」などは、相手に正確なタイミングが伝わりにくいものです。ビジネスでは時間軸が重要なため、 具体的な日付や期間を明示する ことが信頼性を高めます。
• 例：「最近」→「先週」「今月1日」
• 例：「以前」→「先月」「去年の夏」
2. 人物を具体的に示す
「誰か」「ある人」などの表現は、相手にとって非常に曖昧です。 関係性や役職、年齢など の具体的な情報を入れると、相手はその場面をよりイメージしやすくなります。
• 例：「誰か」→「30代の女性部長」
• 例：「お客様」→「製造業の顧客」
3. 数値を用いて表現する
「たくさん」「少し」などの表現は主観的で、相手がどの程度を指すのか理解しにくいです。具体的な数値を使うことで、相手により正確なイメージを与えることができます。
• 例：「たくさん」→「約100名」
• 例：「好評」→「満足度95%」
具体性の重要性を理解したところで、次は PREP法と組み合わせた効果的な話し方 をご紹介します。
PREP法と組み合わせた効果的な話し方
PREP法
PREP法の実践例
• Point：「この商品は顧客満足度が高いです」
• ↓
• 具体的表現：「この商品は顧客満足度98%を達成しています」
• Reason：「使いやすさが評価されているからです」
• ↓
• 具体的表現：「スマートフォン操作に不慣れな60代以上の方でも、3タップで注文完了できる操作性が評価されているからです」
• Example：「多くのシニア層がリピート購入しています」
• ↓
• 具体的表現：「60代以上の利用者のうち、85%が再購入しています」
• Point：「このように、シニア層に非常に好評です」
こうした具体的な情報を含めた説明は、相手の記憶に残りやすく、理解も深まります。
実践例：before/afterで学ぶ具体的な表現
ここでは、ビジネスの具体的な場面で、曖昧な表現を具体的にする前後の例をいくつか紹介します。
Before/After例1：会議での報告
• Before：「先日の会議で、いくつか意見が出ました」
• After：「先週月曜日の営業部会議で、営業部員5名から、新商品の価格設定について具体的な意見が3点出ました」
Before/After例2：プロジェクトの進捗報告
• Before：「プロジェクトは順調に進んでいます」
• After：「プロジェクトは予定通り進行しており、現在80%の進捗です。今月末までに完了予定です」
具体的な表現を取り入れるための習慣化のコツ
具体的な表現を習慣化するためには
1. 日記を具体的に書く
一日の出来事を振り返りながら、何をいつ誰としたのかを具体的に記録する練習をしましょう。具体的な表現を使う癖がつきます。
2. 社内のコミュニケーションでも具体化を意識
チャットやメールでの報告や相談の際にも、「いつ」「誰が」「どのように」といった要素を入れるよう心がけます。
3. 自己評価を具体的に
自分の成果や反省点を具体的に分析することで、思考が深まり、次の改善点も明確に見えてきます。
4. 振り返りで「具体的だったか」を確認
日々の発言や報告を振り返り、曖昧な表現をしていなかったか、具体的に言い換えられなかったかを確認します。
まとめ：具体的な表現を心がけることで得られる効果
具体的な表現を心がけることで、以下のような効果が得られます。
• 相手の理解が深まる：明確な内容が伝わりやすくなります。
• 信頼関係が構築しやすくなる：細部にまで気を配る姿勢が、相手に安心感を与えます。
• 説得力が増す：数値や詳細な情報が含まれることで、発言に裏付けがあるように感じさせます。
ぜひ、日常会話からでも意識して、抽象的な表現を具体的に言い換える練習を始めてみましょう。日々少しずつ意識することで、具体的な話し方が自然と身についていきます。
いかがでしたか？今回は、具体的な表現の重要性と実践のための7つのテクニックについて解説しました。 明日から実践できる具体的な話し方 のコツをお伝えしましたので、ぜひ日々のコミュニケーションに取り入れてみてください。