最短距離のスケジュール調整～家事にも仕事にも

気付けば師走。今年もあと１ヶ月となりました。
タスクや宿題の山に追われています。

今日はスケジュール調整やタスクの捌き方について、
『最短距離』をテーマに、考えていきたいと思います。

冒頭の写真はるりさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます。

るり˙ᴥ˙｜note

①重ねるスケジュール調整

誰かに会うためのアポについては、前後の移動時間もかかります。

会ってどれぐらいの時間を要するか分からないなんてこともあって、スケジュールが半日取られてしまうなんてこともあるでしょう。

本で学んで意識していることは、
近い場所の要件などを重ねられないかに注意しています。

その調整に時間や手間がかかったとしても、
上手くスケジュールを合わせることができると、
『一度に二度おいしい』的な時間有効術となります。

こんな工夫を今日は『最短距離』と呼んでいきます。

この例で言えば、距離的に最短であると言えますが、
『時間』の最短が重要だと思います。

例えば、アポ調整をしている時間を考えれば、
いまひとつ行って、その次にもう一回行ってでも、同じ時間かかったとしても、
上手に重ねて最短距離を行った方が良いと思っています。

②家事・料理で最短距離

マルチタスクを捌くにあたりその代表例は、家事や料理だと思います。

洗濯機回して、炊飯器を付けて、そうこうしている間にこれが終わって、そこうしている間に洗濯機が止まってほして、、、、
など、並行して捌いていきますよね。

料理でもそうかと思います。
これをしている間にこれをして・・・

ひとつひとつが終わるのを待っていたのでは、どんどん時間がかかってしまいます。

本当に料理上手な人は、料理が完成していると同時に片付けも済んでるとかありますよね。

また、
台所に行くのに、２つ３つの要件をもって、次にこっちに行くのに、途中でこれをして、このルートで戻って・・・
頭の中では最短距離でタスクをこなしていくことを自動計算していきます（笑）

毎日鍛われますね（笑）

１０年以上前に読んだ本には、こうした理由から、男性も家事・育児をしろって書かれていましたね。

③仕組みづくりも最短距離になるように

「拙速」というのが一番良くないです。
拙速とは、安易にすぐに着手してしまって、失敗してしまうということですね。
熟考しすぎていつまでも進まないのも良くないですが。

すぐに無策で対応して済ませたら２０時間かかるタスクがあったとして、
１０時間で対応できる作戦を、１０時間で考えた方が良いです。
（同じ２０時間がかかるのですが、後者の方が良いということです。）

そんなイメージで、仕組みづくりも最短距離を考えていけると良いなと思っています。

資料作りやデータ処理も同様ですね。

簡単な例で言えば、
データをベタ打ちで入力していけばそこそこの時間で対応できたとしても、様式を作ったり関数を組み込んだりして、
仕組みづくりや構想に時間がかかったとしても、取り掛かり始めたら速いっていう方法を考えるということですね。

最短距離を行ける仕組みを作っておくと、次にも転用できます。
また負荷が違うのでミスも少なくなりますし、体力的にも良いと思います。

何より良いのが、そうした対応力を養っていくこととなると思います。

これは色んな人と連携しながら対応する組織的なものでも同様ですね。
ひとりで２０日ひたすら対応すればできる案件でも、
１５日間の準備・調整・説明を要して、みんなで２日で終わらせることができたなんてこともあるかもしれません。
（これに注意すべきは、時間×人数の見積もりも大事です）

最短距離の仕組みづくりを考えていきたいですね。

④スケジュール調整は先送りと先読み

①であげたように、スケジュール調整は重要です。
いつでも良いもの、期限があるもの、上手に組み合わせて、時には先送りして、最短距離でいける方法で重ねていく。

こうした先送りも良いのですが、
大切なことは『先読み』だと思います。

まだまだ白紙のスケジュール帳のその先をイメージして、重要案件を処理していきましょう。

悪い例から示しますと、
「あ～、このタイミングの会議に諮っておけば、効率的に手数も少なく対応できたのに～・・・」
というようなやつです。

他にも、多忙なキーパーソンと会うタイミングがあったのに、他の案件も用意できていなかったりとか。

要するに『後手を踏む』というやつですね。

先読み先読みができていないと後手を踏んでしまいます。

どんどんと仕事を捌いていく人でこうした先読みの力に長けている人を何人も見てきました。
ぜひ見習いたいなと思います。

１２月も始まりました。
年内に達成したいこと、まずは最短距離のスケジュール調整から始めたいですね！
先読み、先読み・・・、、、。
あ、年賀状、あ、クリスマス、あ、保育園の・・・、あ、あ、あ、・・・
それより明日の講座の資料を提出しないと、あーーーー！！！（笑）

これまで書いた記事で関連しそうなものを貼っておきますね。
今日もご覧いただき、ありがとうございました！