打合せ・ミーティング方法の『技術』

いま、いくつ抱えてしまってるんだろう？
かなりヤバイですね（笑）
しんどいです（笑）

色んな活動が重なってしまっており、同時進行で、いくつもの企画が進んでいます。
ウチのNPOでの活動はもちろん、
新たな依頼を受ける事業も次々とあります。
防災Lab.北九州での活動は、今、一番頑張らないといけない時期です。
PTAでは家庭教育学級のリーダーになってしまいました。
学童保育クラブもあります。
おやじの会から派生した地元でのまち協での企画。
あげく高校のPTAも入ってきました。
更には、卒園した保育園の話も・・・（笑）

ひゃー！！！

ひとつ終わって、さぁ、次のやつ！って進んでいきたいのですが、ひとつも終わらず、次から次に話が増えてきます。

どの活動においても、新たに創造していくものばかりです。
特に、ぼくたちのNPO活動では、地域の実情や依頼者さんのニーズに合わせる形態をとっているので、同じ内容はありません。形を変えていきます。

だからこそ、
「入門さん、一度、打合せをさせていただきたいのですが・・・」
とこういう打診をいただきます。

もちろん、大事なことです！

ぜひ打合せしましょう！
って答えたいです。

でも、打合せに伺う時間が無いんです・・・泣
一応、公務をしておりまして、休みをとったりしながら打合せに向かう日々です・・泣

ウチのNPOでは、自発的活動以外は、
無償ボランタリーでの依頼は請けないようにしています。

「タダ」で請けてしまうとキリがないのと、
NPO法人としての運営ができなくなるからです。
だからそのように線を引かせていただいております。

逆に言うと、
「有料」にも関わらず、多くの依頼を次々といただいて、ありがたい限りです。嬉しい悲鳴とはこのことで、本当に嬉しいです。

各地域の市民センター活動など、原資が公費のものが多く、だから故に、公私混同せぬよう、しっかり線を引こうと思っております。

そこで、一言、苦言を呈したい！（笑）
「打合せ」に関する費用はありません。

当日、２時間の講座をしたならば、基準どおりの、昔から変わらぬ基本単価の謝礼金をNPO法人にいただきます。

ぼくたちのように、
地域やニーズに応じてカタチを変え、イチから企画し、
また、学生メンバーを含む多くの人数で実施する活動など、
人件費相当で考えると、とんでもない大赤字です。

依頼としては、有料かもしれませんが、実質的には、無償ボランタリーです。
現地へ行き来する交通費実費相当だけで赤字なんですから・・・。

録音したカセットテープのように、どこに行っても、同じ話を展開する講師さんなら、それで良いと思いますけどねぇ・・・。

おっと！
愚痴を書き出したら、指が止まらなくなってしまいました・・・（笑）

そういうことが言いたいのではなくて、
『打合せ』！！

そう、この記事の主題は、打合せです。

こんな悩みや辛さを抱えた『コスト』でありながらも、大切にしたいのが打合せです。

とりあえず来てほしいとか
とりあえず顔を合わせたいとかいうニーズがあるときがあり、ホント勘弁してほしいと思いますね。
そういう人に限って、下調べも一切していないということが多いです。

現代においては、
打合せの手法はいくつかあります。

最近、忙しすぎるが故に、その方法のひとつひとつを噛みしめることが多いです。

①資料・文字情報でやりとりする
②電話で話す
③オンラインで話す
④実際に会って話す

大きくは、この４通りがあります。
どの方法でするか、また何度か打合せがある場合には、組み合わせていくのも現実的ですね。

①から④に向かって、時間的・距離的なコストがかかっていきます。
逆に言えば④から①に向かって、手軽に済ますことができます。

そこで、話題にしたいのは、
それぞれの「打合せ」における『技術』です。

④から①に向かって行きますね。

④実際に会って話す

実際に会って話す際には、議論がスムーズに進むよう、ファシリテーションの技術がある人がいると、とっても助かります。
議論が可視化できるように、板書ができる人がいると、とっても助かります。
議論がスタートしやすいように、事前に資料などもあると良いですね。

やっぱり、実際に会って話をするというのは、
意見を具現化したり、上手く言葉にしたり、それぞれのリアクションをリアルに感じ取れて、何となくのニュアンスも共有できたりします。

参加するそれぞれが大切なことは、
時間を管理すること、
参加する責任を果たすこと（態度・姿勢・意見を表明する）
そして、表現することです。

何となくでも、こんな感じって言葉にしたり、身振り手振りであったり、絵に書いてみたりすることです。

打合せの最強の方法は、何と言っても、リアルに実際に会って話をすることです。

③オンラインで話す

コロナ禍の進展とともに、オンラインで話すことが随分と増えましたね。
これはぼくにとって、とても助かります。
移動時間が無いのはとてもありがたいです。
夜のミーティングでは特に、家を出ていかなくて良いというのは、子育て世代のぼくにとっては、猛烈にありがたいです。

先ほどの④と全く同じ技術が必要です。
更に、必要なのは、間を感じ取ることだったり、相手の表情をしっかりと読み取ること、そして、こちらの表情や表現をハッキリと示すことです。

こっちから見ていて分かりにくいと感じる人も多いと思いますが、向こうから見ていても同じです。
リアクションは大げさにしましょう。

一言ひとことの長さも注意が必要です。
長すぎたり、短すぎるとオンラインでの打合せは進めにくいものです。
だから故に、議論の的を捉えた発言が重要になります。

細かく伝えたいときに、資料や絵で共有するには、技術も必要になります。
議事をまとめる板書の能力としても難しいものです。
オンライン会議じたいのカメラなどの設定方法にもよりますよね。

②電話で話す

これは従前から重宝してきた手法ですよね。
１対１で話せることもメリットです。

LINEやメールだけでは、伝わらないところを、電話一本入れるだけで「あぁそういう意味で言ってたのね」って分かるときがあります。

めんどくさがらずに、電話一本入れるだけで全然違います。

これで大切なのは、相手と自分が同じ土台に立っているかという事です。
例えば、同じ資料を前提に話しているのかということです。
先方は企画書を見て話しているのに、こちらはそれが手元に無い、見ていない、覚えていないじゃ、話は具体的に詰まっていきません。

それと、注意が必要なのは、１対１ということです。
その両者しか情報は共有できていません。
他にも複数人が関わっているならば、その人たちといかに共有するかが重要です。
だからこそ、コロナ前は「電話作戦」
同じ話を何人も次々と電話していましたよね。

①資料・文字情報でやりとりする

④から順に書いてきたか、もうお分かりですね。
そう、段々と難しくなっていくということです。

資料をメールに添付して、
そのやりとりをするのは、かなり高度な技術です。

資料を作るチカラが必要になります。
資料に掲載している文字の間からこぼれ落ちてしまうものをどう表現するかが重要になります。

LINEやメッセンジャー、メールでやりとりすることも多いですが、
ついつい支離滅裂になってしまったり、
相手の伝えたい事を汲み取ってやれなかったり、
長すぎる文章に読む気がしなかったり。。。。

タイミングを逸してしまうことも多いですね。
送る側も受け取る側も、難しいテーマです。

ぼくとしては、なるべく資料のやりとりで済むものは、これで済ませたいと思うのですが、
ぼく自身の技術もそうですし、相手様の技術にも頼らねばなりません。
これはとっても難しいです。

ということで、
それぞれの打合せ・ミーティングの方法には
それ相応の『技術』が必要となります。

時間や移動のコストが少ないものは、
技術が多く必要となります。

エネルギー保存の法則と同じように、シーソーのように、コストと技術が重みを変えて、両者の天秤に乗っているような気がします。

だからこそ、
途中の愚痴で記載してしまったとおり、
『時間』が何よりのコストだから故に、
『技術』をもっと磨いていけたら良いなと思っています。

今日もご覧いただきありがとうございます。
冒頭のイラストは、ごるちき｜noteさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます。

＜１年前の”今日”の記事★＞

おぉ！！
今日の記事にぴったりの、１年前の今日のアウトプットですね。
初めまして⇒あえて雑談からスタートした、この企画会議を経て、いまでは北九州の学生活動のなかでもエース級に成長した皆さんです！