データ整理術！『10月問題』を解決！

今日から10月ですね。

パソコンやスマホのデータは整理整頓されていますか？
設定にもよりますが、表示は、たいてい「名称順」ですよね。

「あ～！！ファイルがどこにあるか分からない～！！」
皆さんのパソコンの中でも、『10月プロブレム』が発生しているかも！？

どの本だったか忘れてしまいましたが、データ整理術で学んで、僕も実践している方法についてご紹介します。

少しの工夫でキレイにデータ整理できると良いですね。

①10月プロブレムの正体

パソコンの画面に「名称順」で表示されるときには、頭文字で判断されています。
頭文字が同じ場合は、次の文字で判断します。

数字は０⇒９に順に、
ひらがなやカタカナではあいうえお順に、
アルファベットはＡ⇒Ｚに順に、並ぶように整理されますよね。
（漢字の順番の法則性は僕にはわかりません汗）
（令和に元号が変わったときも、平成の「へ」より後、「H」より後、という推測もありましたよね！）

辞書なんかと同じですね！

例えば、毎月のデータファイルがあるとして、
1月、2月、3月・・・8月、9月とあるとします。

次に『10月』というファイルを作ったとしたならば、
1月、10月、2月、3月・・・
となります。

つまり、頭文字はあくまで「１」ですから、その順番になってしまうんですね。これが僕が勝手に名付けた「10月プロブレム」の正体です！

「第〇校」、「第〇案」、「ナンバー〇」とか、わりと連番でデータ管理しているものは多いと思います。

②２桁の数字には『0』を入れよう！

日付など、２桁になるのは、必ず『0』を入れましょう！

「9月データ」ではなく、「09月データ」と書くようにすれば、
01月、02月、03月・・・08月、09月、10月
と並ぶようになります！！！

僕がよくいただくデータでは、
「2021930作成」というようなファイル名だったら、あとひと手間かかけましょう！
「20210930作成」こうすることで、キレイに並びます。

ちなみに僕は、今年なら「R03」を頭につけるように統一しています。
令和10年になったとたんに、令和元年と並んでしまうからですね。

（ウチのNPOのパソコンの中身をチラ見せ）

③データに日付を入れることのススメ

データに限ったことではありませんが、必要なときに必要なデータがパッと見つからないときは、無駄な時間・労力を使ってしまいますよね。

そのためにも日頃から整理整頓しておいた方が良いですね。
僕も色んな仕事術系の本を読んで今の方法になっていますが、大きくはジャンル分けなどして、細分化していって、最後のファイルなどは、日付を最初に書いておくことをおススメします。

なぜかというと、「あの資料どこにあるかなぁ～」と思い出すときに、頭の中で時系列を遡るからです。

最近のものならより下に、古いものなら上に並んでいます。
また、季節感なんかを覚えていることもありますよね。

対応や蓄積が順に重なって並んでいくことにもなりますので、見た目もスッキリしますよ。

また、整理整頓するには『ルール』が必要になります。

例えば、データを裸でポンと置いて、そんなやつが散乱していたら、なかなか見つかりませんよね。
また、かたや日付が書かれているファイルがあって、かたや「〇〇関係」といったような大雑把なファイルがあったりすると、もうぐちゃぐちゃです。

どういうルールで分けるか決めるとに『MECE』的な考え方が重要です。（ミーシーとかミッシーとか言います。これはまたいつかまとめたいと思います。）
要はちゃんと『すみ分けることができるルールがある』という法則です。

この場合、保存するときの「日付で分ける」という引き出しのルールさえ作っておけば、必ずどこかには収まります。

日付が決めにくいデータでも、着手する日や、ゴールの日などの日付で保存するというルールを決めると良いですね。

④まとめ

データの整理は、自分自身の検索が速くなるだけでなく、仕事であるならば、後任の人に引き継ぐときに分かりやすいものになったりします。

今日のポイント以外にも、様々なコツがありますので、またまとめてみたいと思います。

では、10月になりましたので、１～９月のファイルに０を付けましょう！

あ、来年からで良いか！（笑）