資料・データ整理のコツ！『スキャン』のススメ（写メでも良い）
資料がどんどん増えて片付けられない！
ほしいときに、どこに資料があるのか分からない！！
そんな悩みを抱えて、仕事や活動をしている人は多いのではないでしょうか？
資料をスキャンしてデータ化し、整理・収納するととても便利です。
場所をとらないし、後からの検索が容易になります。
また、残っている資料を捨てるのに思い切りがもてます。
このスキャンデータの活用は資料整理に、とても役にたちます。
いま役立つというよりも、後々にしっかりと役に立っていきます。
冒頭のスキャナーを前にしているイラストは、ソエジマケイタさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます！
①スキャンのススメのきっかけ
ぼくも若い頃に、次から次にくる書類の山を捌いては片付けてを繰り返していて、そのうち収納する場所もなく、どうするの？という感じに。
そしてそして、数年経つと、どれまでが必要なものか、わけ分からん感じになってしまいます。
そこで、色んな仕事術系の本を読むと、
『データは場所を取らない』という話が多くあり、
たしかに「かさばらない」よなぁと感じました。
で、運命の出会いが！！（笑）
ぼくの相方のポジションに異動されてきた先輩が、持ち運び式のスキャナーをお持ちで、本や資料なんかを、いきなり背表紙のところを切断し！スキャナーにどんどん取り込んでいくのです・・・汗
『データで持ってたらいつでも見れるし、すぐ検索できるやろ。場所もとらんし。』
ってあっさり言うのです。
・・・すげ～・・・。
ということで、ぼくはそれから書類はスキャンするようになりました。
②どんなときにスキャンするか？
紙資料をもらったときには、毎回します。
つまり『全部』ですね。
会議やミーティングで自分が書いたメモもスキャンしています。
スキャンして、『データとして』、資料を整理・収納しておきます。
③なぜ全部スキャンするのか
結論から言います。
スキャンしておくと、『その資料が捨てられるから』です！！
資料を渡してくれた方には申し訳ないですが（笑）
もう、すぐ捨てます！！（笑）
ぼくの机の周りには、資料は全然ありません（笑）
いま、ペーパーレス化が進んで、とっても良いですね。
もちろん、紙面で見て、しっかり検討や考察を進めることもありますので、上手に付き合っていけると良いと思います。
よくある流れを紹介します。
会議がある、資料をもらう。
↓
会議室を出た足でスキャナーに向かう。
↓
スキャンする。
↓
資料はシュレッターへ（笑）
↓
パソコンの中にデータとして保存する
会議室から自席につくまでの間に、もうぼくの手には紙資料はありません（笑）
でも、ちゃんとデータはありますからご安心を。
いつも使っている職場のスキャナーは、コピーやFAXとの複合機になっていますから、
「入門さん、コピーした後に原紙をシュレッターにかけてる？相変わらず意味わからん人や」と思われてるかもしれませんね（笑）
職場だけに限らず、プライベートのNPOの活動でも、スキャナー機能付きのプリンターを使っていますので、打合せがあった後は、すぐにスキャンします。
もちろん、繰り返しになりますが、
データで保存できれば、場所を取りませんし、後からすぐに検索することができます。
ぼくの感覚としては、スキャンしておけば、もう忘れてしまって良いような感じです。
④しっかりと名前をつけよう！
よく、スキャンしたデータがメールで送られてきますが、
「scan1」みたいな自動生成されるデータ名でいただくことが多いです。
おいおいおい、ちゃんと名前つけてあげて～って思います。
というのも、こうしてしまうと、後から見つけにくくなります。
ファイル名は長くなって良いので、
日付、内容（タイトル）をしっかり付けて保存したいですね。
場合によっては、「誰からもらったか」まで書いておくと良いですね。
スキャンしてデータ化することは、整理することでもありますが、
後から必要なときに、引っ張り出して、必要ならそれを印刷すれば良いんです。
⑤スキャンデータのススメ、写メでも！
ということで、ひと手間かかりますが、
スキャンしておくことは『安心』に繋がります。
この資料は、スキャンデータを含めて、全部データがありますから、いつ捨てても良いです、ってなるとすごく安心だし、思い切って捨てることができますよね。
スキャナーを使うことは無いという方は、『写メ』でも良いと思います。
いまどきのケータイの写メは、一般のスキャンデータよりもキレイに見れるものもあります。
ぼくも、フリーペーパーや広報誌などで目に留まった記事や、また時間を取ってじっくり読みたい記事などがあると、
すぐに写メに撮って、そのまま古紙に捨てます！！（笑）
子どもの図工なんかでの作品も、写メに撮って、しばらく飾った後に、片付けると良いという話を聞いたことがあります。
ぼくはその境地までは達していないんです・・・。
手間を惜しまずスキャン！
後から検索するかもなので、ファイル名をしっかり付ける！
不要な資料はすぐ捨てる！
頭の中も、周りの資料も、パソコンやスマホの中のデータも、
スッキリさせて過ごしたいですね！！
今日もご覧いただきありがとうございました！
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