【業務改善】Excel・Googleスプレッドシートを利用した在庫管理方法【中級編】

2023年1月31日 14:29

在庫管理初級

最もシンプルなスプレッドシートでの在庫管理は以下で記事にしています。
基本的な内容は以下をご覧ください。

スプレッドシートだけでなく、Notionを利用した在庫管理方法もあります。
記事では無料でテンプレートを配布しています。

今回は関数を用いて勝手に在庫数が計算されリアルタイムに確認できるような在庫管理表を作成していきます。

以下のように複数シートを作成して在庫管理表を作成していきます。
1時間あれば完成できる内容です。
商品シート、入庫シート、出庫シートを使います。

商品情報を横に記載していきます。
基本的には商品名と在庫数です。
今回は商品番号と発注する商品がわかるように発注アラートの項目を足しています。
発注アラートは入力された数量以下となったら在庫数が警告されるようにします。

こちらでも書いていますが項目は少なくするべきです。
商品が増えれば増えるほど管理コストが大きくなっていきます。
最低限の商品情報さえあれば在庫管理はできます。

SUMIF関数を使用して在庫数を計算します。

SUMIFで在庫数計算

=SUMIF('入庫'!$B$2:$B,A2,'入庫'!$D$2:$D)-SUMIF('出庫'!$B$2:$B,A2,'出庫'!$D$2:$D)

商品名別で入庫数-出庫数の合計値を計算してくれます。

発注アラート以下の在庫数となった場合に在庫数のセルを警告状態（画像は赤色）にします。

セルで右クリック＞セルで他の操作項目を表示＞条件付き書式を選択します。

上記のように条件付き書式を設定します。
発注アラート未満としたい場合は「次より小さい」にします。
条件設定はいろいろあります。

日々の実績を入力します。
項目は以下とします。

プルダウンで商品名を選択、または入力することで候補を検索することができます。

セルで右クリック＞プルダウンを選択。

データの入力規則を上記のようにします。
条件の範囲は商品シートの商品名の列を選択します。

='商品'!$A$2:$A

A2から最終行まで範囲指定しています。

次に、商品名を選択した場合に商品番号が自動的に表示させるようにします。
ここでVLOOKUP関数を使用します。

VLOOKUP

＝VLOOKUP(B2,'商品'!$A$1:$B,2,false)

商品名が入力されていない場合は、商品番号も空白のままとしたいので、VLOOKUP関数にIF関数で条件分岐させています。

=IF(B2="","", VLOOKUP(B2,'商品'!$A$1:$B,2,false))

今回作成した在庫管理でできることは以下です。

最小限で在庫管理表を作成しました。
実績入力するシートで保管場所、担当者や備考を追加したり自由にカスタマイズできるように作成してあります。
使いやすいようにアレンジしてみてください。

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