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学校では教えてくれない資料作成の秘訣・後編～伝わる資料作り～

intafolio

こんにちは！

長期インターン先や入社初期によく任せられるのが、情報収集や資料作成。
大学の授業などではなかなか経験することができなかったり、経験はしていても職場で求められるレベルとはかなり違う、と感じることも多いのではないでしょうか。

前回の記事では、よく使用される資料の種類、資料作成前にすべきことを紹介しました。

本記事では、実際に資料を作成するとき何に気を付ければよいのか、内容と視覚表現の２つに分けて紹介したいと思います！


資料作成中に気を付けること その１：内容

十分な内容を適切に伝えることができなければ、いくら美しくスライドを作っても意味がありません。
まずはスライドの内容を分かりやすくまとめましょう。

スライドの内容に関して、以下のような工夫ができます。

  1. 目次 ・ まとめページを作る

  2. 口頭説明で足りる内容は省く

  3. 内容が削れない場合は、ページを分ける or 箇条書きにする

  4. 聞き手が知っておくべき内容を中心に考える

４つめに関しては、補足情報を調べて追加する必要がある場合もあります。
たとえば、プレゼンテーションのテーマが「GA4における新機能の活用方法」だとすると、聞き手が知っておくべき情報には、「グーグルアナリティクスとは」「アクセス解析とは」といったものが含まれます。その中で聞き手が知らないと予測される内容は、プレゼンテーションに盛り込む価値があるといえます。

資料作成中に気を付けること その２：視覚表現

十分な内容を用意できたら、スライドの見た目を工夫しましょう。見た目を工夫することで、内容がより伝わりやすくなります。

視覚表現については、

  1. 文字の仕様

  2. 配色

  3. 情報の視覚化

  4. 情報の配置

の４つに分けて説明したいと思います。

【文字の仕様】

  • 字体

アルファベットの字体にはTimes New Romanのような「セリフ体」、Arialのような「サンセリフ体」の２種類があり、漢字を使用する字体は、大きく分けて「ゴシック体」と「明朝体」の２種類があります。

本来「明朝体」と「セリフ体」は、長時間印刷物を見るときのために設計された字体のため、電子黒板やパソコン画面で見るには適していません。
そのため、スライドを作成する際は、「ゴシック体」と「サンセリフ体」の使用をおすすめします。

字体による違い

  • 字の大きさ
    ページのレイアウトを考えていくと、大見出し・中見出しや本文は同じ字の大きさを使うよりも、大見出しの字は大きめに、本文の字は小さめにした方が見やすいことに気づくでしょう。
    その際は倍数関係を意識すると、見やすい構成になります。
    たとえば、大見出しは36、中見出しは24、本文は18というように６の倍数で揃えることができます。
    ４や８の倍数で統一するのもよいでしょう。

  • 行間・揃え・改行
    これらに関しては、特に決まりはありませんが、

    • 箇条書きを中央揃えにすると気持ち悪い

    • タイトルと本文の行間が近すぎるとバランスが悪い

    • 前後のページで行間や揃えの差が激しすぎるとなんだか変

　といったような共通の感覚はあります。
　実際に資料を作りながら試行錯誤してみるのがよいでしょう。

  • 文字の強調
    文字を強調する際、（1）太字、（2）下線、（3）斜体、（4）括弧の４種類を使用するのが主流です。

    （1）～（3）は本来アルファベット字体のために設計されたもののため、日本語の字体を使用する際、太字にすると漢字がつぶれてしまう、下線を引くと漢字とくっついてしまう、といった状況が発生する場合もあるため、注意が必要です。
    また「太字＋下線」というように、同じ部分に二重の強調をつけると読みづらくなるため、避けましょう。

    （4）については、それぞれの括弧の用途を理解したうえで使用しましょう。

括弧の種類と用途

【配色】

色の使い方に関しては、以下の３点に留意しましょう。

  • 使う色は３色（多くて５色）以内に留める

  • 彩度が高く目への刺激が強い色は避ける

  • 同じ色は極力同じ意味合いで使う

カラーコードを、親和性の高い組み合わせで取得できるサイトには、Color Supply（https://colorsupplyyy.com/app）、Coolors（https://coolors.co/palettes/trending）などがあります。ぜひ活用してみてください。

【情報の視覚化】

  • アイコン
    スライドのデザイン性が乏しいと感じたときに活用できるのが、アイコンです。
    たとえば、ただの箇条書きだったものに、それぞれを象徴できるアイコンを追加するだけで、分かりやすくなる上、見た目もそこまで単調ではなくなります。
    無料アイコンサイトには、unDraw、FLAT ICON DESIGN、Flaticonなどがあります。

  • グラフ
    円グラフや折れ線グラフをはじめとする各種グラフは、データを視覚化し分かりやすくするために使われます。
    ただし不適切なグラフを使うと、かえって理解しづらくなったり、常識がないと思われてしまうこともあります。

    たとえば、円グラフでは２つの数値が近しい場合その差が分かりにくい、という欠点があります。ヒストグラムと棒グラフは見た目こそ似ていますが、ヒストグラムは連続性のあるデータ（e.g. 商品Aにおける10年間の売上推移）を扱い、棒グラフでは独立したデータ（e.g. 各都道府県における商品Aの売上）を扱うという決定的な違いがあります。
    適切なグラフを選べるように、それぞれの特徴を理解しておくことが大切ですね。

各種グラフの詳しい使いかたについては、以下を参照ください。
https://www.wingarc.com/product/motionboard/blog/graph_type.html

  • 表
    表を使う主な場面には以下のようなものがあります。

  1. 同じような内容が繰り返し現れるとき（e.g. サイトごとのアクセス状況を項目別に紹介）

  2. 箇条書きにしても内容が多すぎるとき

２つめの場合は、内容に共通点を見出してカテゴリー分けしてから表にすると分かりやすく整理できます。簡単な例で説明すると、①りんご②じゃがいも③スイカ④きゅうり　と並んでいたものを、果物と野菜の２つに分けて、表に書き込むといった具合です。

【情報の配置】

  • 情報の重要度に基づいてレイアウトを考える
    人の視線はZ字に移動するため、下図のような順序で、重要度や目を通してほしい順番に合わせて配置を決めると、聞き手は内容を理解しやすくなります。

  • 余白をうまく残す
    １ページに表示される内容が多すぎると、行間が狭くなったり、ページの四隅まで内容がぎゅうぎゅうになってしまう場合があります。
    視覚的な疲労感が募る原因にもなるため、極力避けるようにしましょう。

    左右の余白などを合わせたい場合は、（Microsoft PowerPoint の場合）編集バーにある「表示」をクリックし、「ルーラー」「グリッド線」「ガイド」を必要に応じて表示させることで、上下左右の間隔を把握しやすくなります。
    余白の残し方に困った場合は、雑誌や冊子などの刊行物を参考にするのもよいでしょう。

資料作成を楽にするには？

こう見ると工程が多いように感じる資料作成ですが、手順を簡略化して楽にできる方法もあります。

何度も資料作成をする機会があるのならば、よく使うスライドのレイアウトや構成が見えてくると思います。そういった典型的なレイアウトを、自分用のテンプレートとして保存しておくと効率的に資料作成を進められます。

また資料作成中は、前後ページのレイアウトがずれないように、前のページをコピー＆ペ－ストして新しいページを作ることで、統一感があり見やすいスライドを素早く作ることができます。

まとめ

いかがでしたか？
本記事では、スライド資料の作成に関するコツを紹介しました。
プレゼンテーションや資料提出をする際は、ぜひ参考にしてみてください！

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最後までご愛読いただきありがとうございました！
次回もお楽しみにしてください！！

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