中小企業が効率化の末にたどり着いた一つのゴール　06

私がやった社内の断捨離　#4

固定電話の廃止

事務所には10個程度のビジネスフォンシステムが設置されていました。 NEC製のもので10年以上を経過し、システム更新の時期が迫っていました。 たかが電話のシステムですが、更新するとなると100万単位の結構な金額がかかります。何か他に手はないものかと考えていました。

社員には会社からiPhone SEを配布していましたが、取引先は相変わらず代表電話に連絡をしてきていました。個人宛に電話がかかってくるのを、社員も無意識に避けていたのでしょう。取引先に積極的に自分の電話番号を伝えることはしていないようでした。

営業宛にかかってくる電話を事務の女性や新人が電話に出て、該当者に取り次ぐという一連の作業を私は無駄な仕事だと思っていました。ほとんどが営業宛の電話でしたので尚更でした。

コロナ禍となり、会社に私しかいなくなると今度は私が電話対応に時間を取られるようになりました。これを機に各社員にメールの署名欄へ各自の会社携帯番号を記載するように指示しました。名刺にも会社携帯番号を記載しました。各担当者へ直接電話が行くように変更したのです。
取引先もすぐに担当と話ができるようになり、メリットはあったと思います。

当然ですが固定電話がなる回数は激減しました。ならない電話をいつまでも維持しても仕方ないと思いましたが、代表番号をなくすわけには行きません。
そこで電話代行サービスを契約しました。電話代行サービスとはその名の通り、番号にかけるとオペレーターが出ます。オペレーターは相手の名前と要件を聞き、こちらから折り返すことを伝えて電話を切ります。その電話の内容をメール、LINEなどのチャットサービスで該当する人宛に伝言してくれるというものです。やり取りの会話も録音される仕組みです。考えていたより安価なサービスでした。

こうして会社にあったビジネスフォンシステムを撤去することに成功しました。