効率化できそうなこと 習い事教室経営編
習い事教室の運営には多くの作業が伴います。
小規模な教室の場合は、運営者が一人で作業を行いますが、中・大規模の教室になるとスタッフが必要になります。
小規模な教室の場合は、少数精鋭で業務を回せる反面、業務が多く一人の負担が大きくなってしまいます。
一方、中・大規模の教室の場合は、スタッフがいることで業務運営の負担が分散できますが、実施記録や勤怠管理など教室の運営以外の管理業務が発生します。
今回は、教室の運営に直接的にかかわることとそれ以外の管理業務の中で効率化できそうなことをご紹介していきます。
1. 情報のデジタル化
習い事教室を運営する上で、情報の管理は重要な業務の一つです。
ただ情報と言っても様々な種類や形式の情報を管理する必要があります。
生徒の情報、スタッフの情報、レッスンに関する情報などです。
これまで紙やメールで行っていたこれらの情報の管理をシステムに移行すると、連携や管理が一段とやりやすくなります。
デジタル化すると業務や運営が楽になる情報はなんでしょうか。
生徒の情報
どんな生徒が在籍しているか、どんなコースで申し込みをしているか、レッスンの進捗はどの程度かなど病院で言うカルテのような情報が生徒一人ひとりにあるはずです。
これを紙で一人ひとり管理していると、その紙がない場所では情報がわかりませんし、スタッフへ共有するのもひと手間かかってしまいます。
更に個人情報保護法の観点で、誰でも見られる場所に帳簿を保管しておくことは大変危険です。
限定された人のみがアクセスできる情報管理の仕組みが必要となります。
現在では、生徒の個人情報だけでなく出欠や振替の情報も共有できるアプリ・システムが作られています。
こういったシステムを利用してスタッフ同士で情報連携ができると、教室の運営も柔軟に行なうことができます。
スタッフの情報
スタッフがいる場合はスタッフ自身の情報管理だけでなく、勤怠管理も必要になります。
契約通りレッスンを行ったか、カリキュラム通りのレッスンを行ったかなど、スタッフが運営者と違う場所にいて管理ができない場合でも、システムによる情報の登録を義務化すればある程度の管理ができるようになります。
運営者からスタッフへの信頼感が増すことでスタッフから運営者への信頼度も向上すれば、離職率の低下や働きやすさの向上にも寄与します。
ES(Employee Satisfaction)向上と業務効率化に向けて、スタッフの情報管理の方法を見直してみても良いでしょう。
レッスンの情報
教室の対象年齢が小さな子どもの場合、自分の子どもがどのようにレッスンを受けているか気になる保護者もいるでしょう。
見学ができれば良いですが、できない場合は特に不安になることがあるかもしれません。
そんなときにはレッスンの写真やその日に教えたことを共有できるアプリへの情報提供が有効です。
これまで紙で行っていた連絡帳の仕組みをアプリで行なうこともできるため、忙しい保護者にとっても大変便利な運用となるはずです。
保護者の満足度がアップして、退会を予防できるようになります。
2. オンラインサービスへの移管
習い事はこれまで対面でのレッスンが当たり前でした。
しかし、新型コロナウィルスの影響から学校の授業や会社の採用面接・会議までもオンラインサービスによる非対面の開催へと移行しました。
最近では語学のレッスンやフィットネスなどもオンライン会議システムにてサービス提供を行っています。
オンラインサービスのメリットは4つもあります。
1つ目は場所を選ばないことです。
世界各地どこにいても、会議情報(IDや時間)を知っていればサービスを受けることができます。
2つ目は自由な時間にレッスンを設定できることです。
移動時間を考慮しなくて良くなるので、利用者の利用時間の幅も広がります。また、リアルタイムでレッスンを受けることができなくても、録画機能があるサービスであれば後日動画を見ていただくこともできます。
3つ目は、レッスン場所の用意がほぼ不要となることです。
オンラインレッスンであれば、生徒はPCやタブレットを前にして自宅にて習い事を受講します。
講師の側も自宅や事務所などの1人分のスペースとPCやタブレットがあれば、レッスンを配信することができます。これまで、生徒分のスペースが必要だったものが不要になるので、高い費用を払って広い場所をレンタルする必要がなくなるのです。
4つ目はオンラインサービスへ移行しても費用がほぼかからないことです。
オンラインサービスのサブスクリプション費用、月数千円が必要なだけでその他の費用は発生しません。レンタルスペースや事務所などの部屋を借りるよりも安価に教室を開くことができるのです。
オンラインサービスへの移行はメリットがたくさんあることがわかりました。これらのメリットを最大限活用し、初回は無料体験をサービスするなどして、入会を促すキャンペーンを打ち出しても効果的でしょう。
3.集客方法を見直す
最後は集客です。
かつては折込みチラシやポスティング、テレアポなどアナログな方法で生徒を増やしてきた習い事教室ですが、現在はデジタルでの集客に舵を切っているところも多くあります。
デジタルを利用した方法であればアナログでの方法と違い、情報が簡単に共有され口コミの効果で生徒数が増える可能性があります。
またチラシでの集客の場合、やむを得ず掲載内容に変更が入ってしまった時に印刷を一からやり直さなければなりませんが、デジタルの場合は小さな修正であればものの数分で修正を完了させることができてしまいます。
日頃のレッスン以外のところで時間を割かなければならない集客ですが、効率的な方法を探して多くの人や決めたターゲットの目に届くようなPRができると良いでしょう。
今回は習い事教室の業務効率化の方法についてご紹介しました。
多くの業務がデジタルへの移行によって効率化できることがお分かりいただけたと思います。
すべてを効率化して、教室の理念と違った運営をしてしまうのは良くないですが、生徒さんや保護者の満足度を向上させるためにも一部の業務から効率化を図ってみると良いでしょう。
デジタル化のスピードは凄まじく、習い事教室の運営のデジタル化もますます進んでいくことが予想されます。
どの部分を効率化、サービス向上して他教室との差別化を図るかもよく考えながら、業務を見直してみてください。
（ライター mayukoko）
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