会議の効率化とコミュニケーションの全体量について考えてみる

2020年3月6日 05:59

この半月で、会議や打ち合わせのあり方が変わった。

・原則30分
・参加者は6人以下に絞る
(発言しない人は参加しない)
・オンラインの活用

私も、予定していた打ち合わせの多くを、
・事前審議
(議題と意見を必要とする観点を明確化し、予め参加者から回答をもらっておく)
・その上でどうしても必要な場合は話す
といった形に変えた。

※事前審議については中尾隆一郎さんの記事を参考にしました。

そうしていくと、4つのことが起きた。

1. 打ち合わせする前にメールでことが済むケースが増えた

2. 準備にかける時間が格段に増え、タスク整理とワーク計画をしっかりやらないと回らなくなった。頭と時間の使い方が変わった。

3. それでもどうしても対面で2時間かけたい会議がでてきた。参加者も同意し、開催方法を工夫して行うことにした。

4. チャットや対面での雑談が増えた。

3については、何が違うのか考えてみた。

・沈黙の時間も必要とする話
・表情や声のトーンなど、非言語情報を汲み取って進めないと難しい話
・相手との共通言語や共有する暗黙知が少ない話
・ホワイトボードを必要とする話

オンラインでもできなくはないが、｢空気｣を共有して言語以外の感覚を共有した方が効率よくうまくいきやすいコミュニケーションがあることを実感した。
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でも、オンラインでも｢空気感｣の共有はできるとは思う。私がオンラインゲームにはまっていた昔、経験したことがある。が、そこに至るまでには、一晩中語っているとか“仮想空間“を共にしているとか、割と込み入った会話をしているとか、とにかくコミュニケーション量がめちゃくちゃ多い。が、多くの場合仕事の場面でここまでのコミュニケーションを相手ととることはあまりない。

4について、打ち合わせ回数や参加人数を絞ることで、“会議“の効率化は進んだ。しかしその分、それ以外の場での会話機会をもって、コミュニケーションの全体量を維持しないと関係性の維持もまた難しくなるように感じた。
※この場合のコミュニケーションとは、言語をかわすだけでない非言語情報の共有も含む。

“効率化“を考える時にセットで必要なのは、｢効率化することで生み出された時間を何に使いたいのか｣を考えることだ。

やり方を変えるというのは、主導する人以外にとっては(時として主導する人にとっても)、面倒でパワーが必要になるもの。

それをおしてもやるんだと行動につなげるには、今回のようなある種の強制力か、その先に｢いいこと｣が待っていることが大事なんだなと、当たり前のことだけど再認識した。