ひとり情シスからチームへ。タスク管理変更！Todoist＆Teams＆Google calendar

ひとり情シスから脱却して早1カ月。
ひとりのときはよかったけれど、チームで仕事を管理することになったため、仕組みを変えました。

MS Flowは初めて使ってみたのですが、設計→構築→テスト→リリースまで”2時間程度”で実装できました。（設計で作った資料は画像データとして本文にあげています。）

▼ひとり情シスから変わった点
・仕事のステータス管理を行いながら、相互フォローできる。
・やり取りを属人化させない。

ということで、いままで個人で使っていたTodoistをやめて、Teamsによる管理に変えました。
Teamsにしたのは、Plannerを使ったタスク管理だけではなく、それぞれのやり取りのログを残せることや、Wikiを使ってルールを標準化できるためです。

▼やってみてわかったこと
・MS Flowを使えば簡単に連携できる。
・プロジェクト単位にフローを作らないといけないのは運用上かなり面倒。

タスク管理の設計

▼要件
・Teams上でチームのタスク管理ができること。
・タスクの登録はマルチチャネル対応（今回はTodoistとGoogle calendar）
・工数管理を行うためGoogle calendarに出力ができること。
・プロジェクトごとの管理ができること。
※プロジェクトごとの管理は設定が面倒だったので辞めました。

▼ひとり情シス時代のタスク管理

スマホのウィジェットが使いやすかったTodoistを使ってタスク登録を行っていました。
ただ、工数報告をしたかったので、Google calendarとも連携して最終的にスプレッドシートシートに出力し分析していました。

▼チーム情シスのタスク管理

新しいタスク管理の構成はこんな感じにしてみました。
スマホウィジェットの使いやすさがあるので、Todoistは残しつつ、基本的にはTeams上にあるPlannerで管理していきます。
ただ、工数管理はしていきたいので、Google calendarは残すことに。

新タスク管理の実装

Microsoft Flow for Office 365を使って実装しました。

▼実装したのはフロー
・TodoistからPlannerへのタスク登録
・Google calendarからPlannerへのタスク登録
・PlannerからGoogle calendarへのスケジュール登録

▼TodoistからPlannerへのタスク登録

設計にはないことですが、なんとなくメール送信まで作っています。（普段だったらやったらダメなやつ）
ちなみに、「期限日時」は空の可能性もあるので、if文で「空の場合は作成日」を入れるとしています。

if(equals(null,triggerBody()?['due_date_utc']),triggerBody()?['date_added'],triggerBody()?['due_date_utc’])

この後PlannerからGoogle calendarにもタスクを反映させていくので、このフロー上ではPlannerへの登録まで実装していません。

ちなみに実装後に送信されたメールがこちら。
期日を日にちだけにした方が分かりやすいかも。。。という感じでした。

▼Google calendarからPlannerへのタスク登録

次はGoogle calendarから、Planner。
Google calendarと、Plannerは双方向で作成させたかったので条件分岐を。
ループしない条件をどうしようか悩んだのですが、タイトルに「Gcal」という文言を付けることで回避するようにしました。このあたり良い方法ないか悩みます…

ちなみに、Google calendar側に同期するためにひとつ新しくカレンダーを追加しています。

▼PlannerからGoogle calendarへのスケジュール登録

最後がplannerからGoogle calendarへの同期。
こちらもタスクの期限がないと作成が失敗するので、if文で条件分岐。

if(equals(triggerBody()?['dueDateTime'],null),triggerBody()?['createdDateTime'],triggerBody()?['dueDateTime'])

まとめ

ひとまずこれにて検証完了。あとは実環境に反映させるだけ。
ちなみに、タスクの変更や完了の同期もやろうと思えば実装できます。ただ、それごとにFlowを作らないといけないです。
今後のことを考えるとそこまではしたくないなぁ…ということ、Teams上で管理すれば済むので実装はやめました。

さて、次は何しよー。