Microsoft 365で、ドキュメントにラベルを付ける
おはようございます、いつきです。
すごくいまさらな気がしますが、Microsoft 365環境で、Wordドキュメントなどにラベルを付ける方法を試してみました。
今回は、まずラベルをつけるだけつけてみるというところまでです。
ライセンスはMS365 Business Premiumで試しています。
また、無料のRights Management Service Basic Content Protectionのライセンスがついていたので、設定に影響はありそうです。
設定が完了すると、以下のようにWordなどのドキュメントにラベルが付きます。
基本設定
ラベルの作成
設定は、purviewからおこなっていきます。
https://purview.microsoft.com/
メニューのソリューションアイコンをクリックし、情報保護を開きます。
秘密度ラベルを開きます。
ラベルを新規に作成します。
ラベル作成時に、ラベルの色や、利用範囲、アクセス権限、コンテンツマーキングを設定できます。
また、ラベルは階層化することができます。
基本的に親ラベルの下のサブラベルでは、色を変えることができないので、視覚的に変更したい場合は、親ラベルの範囲で分けると良いと思います。
ちなみに、ラベルはひとつしか付けることができないです。
たとえば、私は「極秘」というラベルと、「複製禁止」というラベルの2つをつけたかったので、そういうことはできないのでひとつのラベルにまとめる必要がありました。
コンテンツマーキングについては、該当のラベルをつけると以下のようにドキュメント上にマーキングしてくれます。画像を貼れなかったり、ドキュメント全体を透かしで埋めるなどはできないので最低限の機能というイメージです。
ポリシーの作成
次に、ポリシーを作ります。ポリシーを作成して、しばらくするとスコープの範囲でラベルが利用できるようになります。
ラベルポリシーでは、どのラベルを利用するか、誰に適用するか決めることができます。
また、ラベルを削除する場合に理由を提供することを必須化できるのも良い仕組みだなと思いました。
ドキュメントのラベルを変更するときには、次のようなポップアップが表示されます。ちなみに、開いたまま何度か変更しても最初の1回しか出ないですが、ドキュメントを開きなおせばまた表示されるようになります。
ラベル変更時のレポート
ラベルをつけたり、変更したりすると、アクティビティエクスプローラーに表示がされます。
今回はラベルを付けるだけを試してみたかったので以上になります。
あとは、特定のラベルがついたドキュメントに対するアクションによってアラートをあげたり、モニタリングしたりしてみたいと思います。
それではまた次回！