[起票編]Notionを使った問い合わせ管理を考えてみる

おはようございます、いつきです。

Notionを用いた社内ヘルプデスクの管理について前回概要を書きました。個人的には、細かい依頼の多いヘルプデスクはいかに起票するかがキーになると思っています。

前提として、社員からの依頼・要望は様々なチャンネルで入ります。以下のように、申請系の依頼がイメージしやすいと思います。

• 入社の依頼は採用ツールで「採用」が決まったときにアカウント発行の依頼がメールで届く

• 社内システムのアカウント発行依頼が、申請フォームから届く

• 打ち合わせ中に、「そういえばパソコンの調子が悪いから替えて欲しい」と口頭で依頼を受ける

• チャットのやり取りの中で、社内システムの権限変更の依頼を受ける

みんながみんな申請フォームに書いてくれれば情シスは楽ですが、申請者が大変になりますよね。ものによってはもちろん申請フォームで必要事項を書いてもらった方が良いケースもありますけど。

Notionに登録するハブを作る

様々なチャンネルから届くことを想定して、Notionに登録するハブを作成します。
ハブにする仕組みは何でも良いですが、今回はLogic Appsを用いています。
Logic Appsのトリガーを「HTTP要求の受信時」にすることで、各チャンネルから受けられる仕組みを作っています。

たとえば、上の図では、Formから送信されたデータをLogic Appsの「request2Ticket」で受け、それをハブとなる「X2Ticket」で処理してNotionに登録しています。
チャンネルが単一であれば「request2Ticket」だけで十分ですが、チャンネルが複数の場合はハブとなる仕組みがあった方がメンテナンスは楽だと思います。

Notionへの登録は以前記事にしているので、こちらをご覧ください。

Rest APIでPOSTできないシステムが多い

さて、とはいえ、Rest APIでPOSTできないシステムがあります。そもそも機能としてない場合もありますし、ライセンスが高額になるケースもあります。
そういった場合、いちいちテキストをコピーしてNotionに転記することになります。さすがに面倒なので、これをPower Automate Desktopを用いて改善した仕組みを用意しました。

デモ動画を用意したので参考までに。

Power Automate Desktopは、作成したフローにショートカットキーを割り当てることができます。これを活用して、コピーしたテキストをハブになる「X2Notion」にデータを送信しています。

いかに登録してもらう仕組みを作るか

Notionでチケットやナレッジを管理する仕組みを作っても登録してもらえないと何も進みません。まずはデータを簡易に登録してもらえる仕組みを作ることが最初にやることなのかなと思っています。

今回の方法はNotionへの連携だけではなく、AsanaやTrelloなどのタスクかrにツールや、SalesforceやKintoneへの登録などにも活用できますので、参考になれば幸いです。

それではまた来週！