【 JC論考 】 会議は、「一座建立」 ① ｜ 会議時間を短くするには？
どうしたら短くできる？
JCは、「青年会議所」のその名の通り、「会議」を大切にしています。
JCを知っている人は、「会議が多い」「会議が長い」という印象を少なからず持っているかもしれません。
私の場合、JC以外に10以上の担いがあり、そちらの会議も入ってきます。
そうした担いを全うするためには、家族の理解・協力が必要不可欠です。
こどもが4歳、1歳と小さいこともあり、例えば、午後7時から猪苗代町内で会議がある場合は、3時間前から準備が始まります。
① 午後4時／帰宅
1時間こどもと遊ぶ。その間、奥さんがお風呂や就寝、夕食の準備。
② 午後5時／こどもとお風呂
一人ずつこどもとお風呂。こどもと自分が上がったら、奥さんがお風呂。
③ 午後6時／夕食
ご飯の準備、介助、見守り。
夕食は奥さん優先。自分は食べられれば一緒に食べる。
④ 午後6時30分／着替え・出発
身支度をし、会議へ。
こんな感じになります。
会議が終われば、寝かしつけや、寝ていても頻繁に起きるため、そちらのフォローに入ります。
ですので、できるだけ会議は増やしたくないですし、早く終わってほしいと心から思っています。
しかし、数も時間も目的を達成するために必要なのであれば、やるしかありません。仕方ないことです。
なくすべきはムダな会議です。
では、会議時間を短くするためにはどうしたらよいか？
「 準備 」
これに尽きます。
会議の種類
会議には大きく分けて次の４つの会議があります。
① 決める会議
何を行うのか、逆に何を行わないのか、意思決定が目的の会議。
ex.理事会
② 伝える会議
方針や決定事項、進捗状況など伝えること・情報共有が目的の会議。
ex.例会
③ つながる会議
より良い組織づくり（＝チームビルディング）が目的の会議
ex.例会、委員会
④ 生み出す会議
ブレインストーミングなどアイデアを生み出すこと・広げることが目的の会議。
ex.委員会
分類の仕方などでもう少し細かく分けられている場合や、実際はこれらが混在します。
会議の準備
まず、会議の主目的・ゴールを設定します。
会議を種類を踏まえ、何のために開催するのか、何が成し遂げられれば終わりなのか明確することが大切です。
逆にこれが明確でないと会議に徒労感が漂ってきます。
次に、アジェンダの作成です。
会議の目的・ゴールが決まれば、自ずとアジェンダも決まります。これによりなすべきことが可視化でき、脱線を防ぐことができます。
会議の趣旨が明確になることで、出席者が会議にあたり自分に求められていることを理解することができます。
「伝える会議」であれば会議当日報告してほしいことは事前に整理しておくことができますし、「生み出す会議」であればアイデアを考えておくことができ、会議の質を高めることができます。
なお、「伝える会議」の内容は、アジェンダに事前に入力しておきます。
事前に入力しておくことで、会議での説明時間を省くことができますし、聞き間違いなどを防ぐことができます。
そして、会議の案内です。
目的から出席対象者が定まりますし、アジェンダから会議に必要な時間が想定できます。
集まって開催するのか、オンラインで開催するのか、設えのあり方は会議目的によります。
いずれにせよ、余裕を持って案内し、前日などにリマインドするのがベターです。
都度の会議日程の調整が難しければ、［毎月第2火曜日19:00］といったように定めてしまうのもアリです。
■ 会議の準備
① 会議の主目的・ゴールを決める。
② アジェンダをつくる。「伝える会議」の内容始め、会議の円滑な運営に必要な情報を入力しておく。
③ アジェンダから会議に必要な時間を想定し、会議日程を調整する。
④ 会議案内とアジェンダの展開。前日などにリマインドする。
⑤ 出席者は会議の趣旨を理解し、意見やアイデア、報告内容などをまとめておく。
アジェンダフォーマット
参考に、アジェンダフォーマットを付記します。
前回会議の内容をすぐに確認できるように、新しい会議アジェンダを1ページ目に追加していき、各会議は目次で管理します。
Googleドキュメントで共同編集できるようにしておくことで、メンバーからの報告内容は事前に入力してもらうことができますし、アジェンダがそのまま会議録になります。
色々と試しましたが、この形式が最も簡潔でした。
コピーしてご自由にお使いください。
委員会会議のスタイル
事業の企画をする委員会会議の場合、委員会執行部である副理事長・委員長で、事業の背景・目的・大まかな手法は定めておいた方がベターです。
背景・目的の設定は、理事長所信などその年度の基本方針や計画を正しく認識しておく必要がありますし、事業の指針となるところですので、意見によりコロコロ変わってしまっては、「今までの会議は何だったの？」「結局どうするの？」「自分は必要なかったんじゃない？」と委員が疲弊してしまうおそれがあります。
事業の指針は、副理事長・委員長でしっかりと定め、委員からは手法に対して、より質の高い事業にするためのアイデアを募るというスタイルが良いのではないかと思います。
委員会運営は、委員長の腕が問われますね。
チームビルディングの良い機会です。
前置きが長くなってしまったので、本題は次の記事にて。
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宮澤重嗣／MIYAZAWA Shigetsugu
會津藩祖保科正之公を始め、歴代會津藩主を祀る「土津神社」禰宜。
「幸福感受性の回復」という使命のもと、健やかな人間形成に資する會津武士道の矜持である「義」の心の発信に努めている。