書類とデータの整理法

書類の整理は、いつもたいへん。パソコンのデータも然り。あれこれ報告書類やら申請書やら、どうでもよいパンフレットやら、説明書やら。机の上に置いたりすると、ごっちゃごちゃになる。

書類とデータ整理の基本として、いま取り組んでいることを挙げてみた。野口悠紀雄さんの本を参考にしている。

①書類は上に積まない。重ねない。上に積んだら下のものが見えない、わからなくなる。ほうっておくと、ついついそうなる。

書類は、クリアファイルに入れて、立てる。10センチくらいのボックスに立てる。ずいぶんと整理される。やがて混沌とするけれども、まずは立てて整理される。

あとで、暇を見て整理していく。こちらは、野口悠紀雄の「押し出しファイリングシステム」（角二封筒で時間軸で並べる）につないでいく。

②書類は、捨てることが大切。しかし、捨てられない。なので、段ボール箱に「とりあえず捨てる場所」をつくっておく。そちらに、ぽいぽいと捨てる。完全に捨てるわけじゃないので、気楽に捨てられる。パソコンの「ゴミ箱」の感覚だ。

捨てたんだけれど、ゴミ箱をカラにはしていないので、完全に捨てたわけじゃない。リカバリーができる。でも、気楽に捨てられる。そして、まとめてもういちど見直して、その時に完全廃棄する。

③パソコンのデータは、整理しないで検索で見つける。ディレクトリーでなかなか整理ができない。個別の名前をつけておくだけ。あとはパソコン内検索で瞬時に呼び出せる。暇ができたら、ゆっくりとファイル整理する。

④業務日誌は具体的に細かくつける。Jeditなどのエディターに入れておく。20年分を一つのファイルに移管した。400字詰め原稿用紙にして1万枚分になる。それでも、サクサク動く。単語で「検索一覧」ですぐに呼び出せる。