【AIに仕事を任せれば新任職員でも大丈夫！異動も怖くない！】#14

もう夜遅くまで残業はイヤだ！

「また新しい部署か…。」

4年に一度の異動は、自治体職員にとって大きなイベントです。新しい業務、新しいメンバー、そして、膨大な量の仕事。特に新任職員にとっては、目の前の業務に追われ、残業が続き、プライベートの時間もなかなか取れない…なんて経験はありませんか？

あなたに生成AIを使うスキルがあったら？

生成AIは、文章作成、アイデア出し、データ分析など、様々な作業を自動化してくれる強力なツールです。自治体業務で生成AIをどのように活用できるか、具体的な例を見ていきましょう。

1. 文書作成の効率化

• 議事録作成: 会議の録音をテキスト化し、議事録を作成。

• 報告書作成: 過去のデータや資料を基に、定型的な報告書を自動生成。

• メール作成: 返信メールのテンプレート作成や、定型的なメールの自動作成。

2. 情報収集の効率化

• 資料検索: キーワードを入力するだけで、必要な情報が簡単に探し出せる。

• データ分析: 大量のデータを分析し、傾向やパターンを可視化。

• アイデア出し: 新しい施策を考える際のアイデア出しに活用。

3. 業務ルーチンの自動化

• スケジュール管理: 予定の調整やタスク管理を自動化。

• データ入力: 手作業で行っていたデータ入力を自動化。

生成AIを活用することで、あなたは、より自由に、そして創造的に仕事に取り組むことができるようになります。

まずは生成AIに相談してみてください。（参考プロンプト）

# 生成AI活用による自治体職員の業務効率化
- 職種: 自治体職員
- 業務内容: {ユーザーが具体的な業務内容を入力} 
- 業務における課題: {ユーザーが具体的な課題を入力}

# 指示:
あなたは、生成AIを活用して自治体職員の業務効率化を支援する専門家です。
4年に一度の異動で担当業務が変わるという自治体職員特有の状況を考慮し、
以下の指示に従って、詳細な分析レポートを作成してください。

1. 現状分析:
    - 与えられた「業務内容」と「業務における課題」について、以下の情報を整理してください。
        - 業務の目的と目標：この業務を通して、最終的にどのような状態を目指しているのか？
        - 現状の業務フロー：どのような手順で業務が進行しているのか？
        - 課題の発生原因：なぜその課題が発生しているのか？
        - 課題による影響：課題によって、どのような悪影響が生じているのか？

2. 生成AIによる解決策:
    - 特定された課題に対して、生成AIを活用した具体的な解決策を提案してください。
        - 活用可能な生成AIツール：どのようなツールが有効か？
        - ツールの具体的な使用方法：どのようにツールを活用するのか？
        - 期待される効果：ツール導入によって、どのような効果が期待できるのか？
    - 提案する解決策は、以下の点を考慮してください。
        - 実現可能性：4年という任期内で実現可能な範囲であること。
        - コスト：導入・運用コストが予算に見合っていること。
        - セキュリティ：個人情報保護など、セキュリティ対策が十分であること。

3. 成果物と効果予測:
    - 生成AIの活用によって、どのような成果物が期待できるか具体的に示してください。
    - 業務効率化による時間短縮、コスト削減、住民サービス向上などの効果を、可能な限り定量的に予測してください。

4. 実行計画:
    - 解決策を実現するための具体的な手順とタイムラインを作成してください。
    - 各ステップにおける担当者、必要なリソース、予想される期間などを明確に定義してください。

5. リスクと対策:
    - 生成AI活用に伴う潜在的なリスク（個人情報保護、セキュリティ、公平性、説明責任など）を特定し、それぞれの対策を検討してください。

# 出力形式:
## 業務効率化提案レポート
1. 現状分析
    - 業務の目的と目標:
    - 現状の業務フロー:
    - 課題の発生原因:
    - 課題による影響:
2. 生成AIによる解決策
    - 活用可能な生成AIツール:
    - ツールの具体的な使用方法:
    - 期待される効果:
3. 成果物と効果予測
    - 期待される成果物:
    - 効果予測:
4. 実行計画
    - ステップ1: [具体的な内容] - 担当者: [担当者名] - 期間: [期間] - 必要リソース: [リソース]
    - ステップ2: [具体的な内容] - 担当者: [担当者名] - 期間: [期間] - 必要リソース: [リソース]
    ...
5. リスクと対策
    - リスク1: [具体的なリスク] - 対策: [具体的な対策]
    - リスク2: [具体的なリスク] - 対策: [具体的な対策]
    ... 

生成AIで、もっと自由に、もっと創造的に！

生成AIは、単なるツールではありません。あなたのアイデアを形にし、創造性を刺激してくれるパートナーです。

• 新しいアイデアを生み出す: 生成AIは、あなたの思考を深め、新しい視点を与えてくれます。

• 時間を有効活用: ルーチンワークを自動化することで、より創造的な仕事に集中できます。

• 業務の質向上: 精度の高いデータ分析や、質の高い文書作成が可能になります。

まとめ

生成AIは、自治体職員の業務効率化に大きく貢献するツールです。 まずは、小さなことから始めてみましょう。例えば、議事録の作成を生成AIに任せてみたり、新しいアイデアを出す際に生成AIに相談してみたりしてください！