元山文菜「無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた」
・本書は、業務コンサルタント、障がいや難病女性向けのNPO運営の顔を持ち、「多様性×業務改善で、はたらくを楽しむ人を増やしたい」をテーマに、業務や組織構造の再設計を手がけるほか、業務プロセス改善、DX推進、タイムマネジメントなどをテーマにした講演活動も精力的におこなっている著者が、あなたの仕事を「昨日よりラクにする」ための効率化のノウハウ100選が収録された1冊。
・「猛烈に動くこと！動きまわり続けること！」が成果を出す健全な仕事の進め方だと疑わない人がいるが、必死で動き続けるのが仕事であり、その内容には無頓着だ。
・ただ作業を積み重ねるのが、「仕事」であり、それが自己の成長につながる時代はもちろんあったが、デジタル技術が進歩して単純作業をたくさんこなすことが仕事のスキルではなくなる時代が今の世の中だ。
・例えば、服を洗う際、川で洗濯をすることを否定はしないが、洗濯機を使えば、洗い上がりは綺麗だし、乾燥機を使えば、すぐに乾く。
・1日中手で洗い続けるのであれば、「洗濯機を買った方が良いですよ」と言いたくなるのではないか。
・このようなことが職場でも起きている。ちょっとしたメールを確認するためだけに、土日に職場に行くような人がいる。スマホにメールアカウントを登録しておけば解決するが、「コンプライアンスやセキュリティの取り決めがあるんです！」と言う人も中にはいる。
・とはいえ、そのために働く人たちの往復時間を使い電車代や残業代を払うのはもったいないのではないか。
・まだ、経費申請をするためにレシートをPDF化してシステムに登録する必要があるので、スキャナーを使うためにわざわざ出社する職場もあるが、これも、スマホに無料のスキャナーアプリ(Lens)を入れれば解決する。
・これは、テープお越しも同様だ。一般的に文字起こしにかかる時間は、音源の録音時間の約4〜5倍とも言われている。ただし、初心者の場合は更に時間がかかる。
・現在では音声認識ソフトが発達しているので、それらを活用するのを検討すること。または外注するのも手段の一つだ。
・本書は、「『業務』のムダ」「『管理』のムダ」「『共有』のムダ」「『処理』のムダ」「『コミュニケーション』のムダ」「『会議』のムダ」「『組織』のムダ」という章で構成されており、「なんでもルール化」「ネットの海に溺れる」「終わらないアップデート」「365日手入力」「何度も説明」「とりあえず会議」「やったらやりっぱなし」などのムダ作業に対し、100個の解決策が紹介された内容となっている。
・効率化のノウハウ100選では、
06 保存はすべて紙で→デジタルデータにして保存
11 万が一にしか起こらないこともルール化→〇〇〇に合わせたルールを作らない
25 どれが最終なのか混乱するフォルダ→「〇〇〇→〇〇する→〇〇すること」で探し物を減らす
36 長時間のメールチェック→〇〇〇〇の見直しとメール対応の時間を設定する
などが挙げられているが、本書では決してこれまでのやり方を責めているわけではない。時代が変わったために、役目を終えて私たちを苦しめているムダ作業に気づき、それを改善できる一助になればと著者は語る。
職場やチームのムダ作業に悩まれている方は、本書がその救いになるかと思いますので、ご興味ある方はご一読ください。
#瞬読アウトプット #1分書評 #クロスメディアパブリッシング #会社 #ムダ #業務効率化
Amazonはこちら