基本のメモ

新人と指導係。どちらであっても、誰しも初めてだと躓きますよね。
今回はそんな方へ自分がどうすれば良いか。

そして社会人になると基本だと言われるメモに焦点を当ててお話します。

スマホやタブレットのある時代、それでもやっぱりメモとペンが強い。と私は思います。
書くことは覚えるに繋がりますし
紙は書く条件を選びませんから。
充電を気にしたりデータを保存し忘れたりといった心配もありません。

そして必ずすることは、

●メモをとる、見せる。

【メモをとる】
指導する側は仕事の時間をとって新人を指導します。
新人は、しっかり丁寧にメモを取りましょう。それが仕事です。
この先大切な財産になります。
そして指導係がペアであるうちは、
新人のミスは新人と指導係のミス。
新人の成果は新人と指導係の成果です。

指導係は新人へ仕事を教えることが仕事です。新人は絶対に遠慮だけはしてはいけません。
知らない今だからこそ、貪欲に聞きましょう。
ある程度理解すると逆に恥ずかしくなって聞きづらくなりますから。

指導係が忙しくても、新人は「メモを取るので待って下さい」と言いましょう。
新人は心の中では仕事を覚えてあげているんだ、くらいの気持ちでいて良いと思います。

指導係は「今からメモをとって。明日からしてもらう事だから、教わったこと、一人でできるようメモして、後で見せて」と。

メモっていつとる、どうやってとるかわらかない人もいます。
何を覚えるかを教えてあげましょう。

メモは丁寧と言っても突っ伏して書き込むという訳ではありません。最低限の文字の粗さで書きます。思うがままに書けるように、学校のノートのサイズが良いと思います。これだとなくすこともありません。
贅沢に紙を使いましょう。文字が大きくても、余白が多くても良いです。
間違えて書いても消しゴムはいりません。その時間は省きましょう。黒く塗りつぶしてしまえばいいのですから。

メモは仕事の手順を主に、指導係の言葉を添えて。手順はざっくりとメモをしてはいけません。誰かにマニュアルを作るつもりで□→□→□→と、一つずつ。例えば…

---

◯/◯　◯さんより
①プリンタセット
※※プリンタ名〇〇ー〇〇A※※
コンセント確認後、電源ボタンを押す→〇〇を見る→長細いランプ2つが赤→緑になる（ネットOKのサイン）→用紙セットA4（表面が印刷される、上が印刷下部）→…

セットできたら
②PC入力
PC 画面→メニュー→ログイン→ID☓☓PS〇〇→〇〇→3つめの〇〇→開く→
◯桁の番号入力→◯◯入力→右下青ボタン→枠が埋まったら左下赤ボタン…　
　　　　修正はBuckキー→………→Enterキー
　　　　削除は…………
　　　　（削除は必ず◯さんに聞いてから）

◯枚以上のセットは用紙が詰まる！
緑ランプ点滅はトナー交換サイン！
B5は手差し！

---

これは事務あるあるプリンタの起動の動作からの、パソコンのデータ入力を教わる、印刷する、を例としました。
こんな簡単な事口頭で覚えるわよ、と思いますよね。
じゃぁ、覚えていないと恥ずかしいですよね？

だからメモするのです。
人間うっかりします。忙しいと余計に。
そしてあれ？あれ？と。
結局コンセントがささっていなかったとかね。

ある程度経験を積んだ人ならば不具合の可能性はいくらかピンときます。
きっと昔にやらかしていますから。そんなことがあるんです。

早く仕事を覚える　と　早く一人で仕事ができる　は　ちょっと違います。

一回の指導でできるだけ多く情報を与えること、もらうこと。

不慣れで遅くても仕事を正確に、一人でできる新人は手が離せて指導係も助かりますよね。


【メモを見せる】
新人は指導係に書いたメモを見てもらいましょう。指導係は新人のメモに目を通しましょう。
新人は理解しているか、指導係はうまく説明できたか、よくわかります。

だから、新人は新人以外にも最低限読めるような字で書く必要があります。
多少汚くても恥ずかしくありません。これからも色々と自分のメモは人の目につくことになりますから。

そして自分のメモ、後から見直したら読めないって人結構います。
誰かに伝わるよう書くには適当には書けませんしね。そういう理由もあります。

指導係も人間ですから言い間違い、言い忘れ必ずあります。
メモを読んでもらうことでお互いが復習し、必要なら再指導をします。
後に「説明した」「聞いていない」とならないためにも。

こんなことできるのは最初だけです。
指導係が忙しくなってもいいのです。
必ずメモを、しっかり丁寧に。

そして新人は時間があればそれらをExcelやWordに記録して、その後は検索して確認してもよいですね。（どの会社でも比較的自由に使えますし）

あと、言われたことは日付、聞いた人の名前、内容とセットで記録しましょう。人によってやり方や考え方が違うこともあるのです。
トラブルになることもあるので名前は記録しましょう。

マニュアルがある場合は、必ずマニュアルをみながら、指導係に側にいてもらいながらやりましょう。
完璧なマニュアルなんて中々ありませんから。

---

と、こんな感じで書いてみました。

私は新卒に指導することもありますが、いくら成績優秀でも
初めての会社、お仕事。
まず教わり方を知りません。
質問はあるか？と聞いてもなにを質問するか分かりませんから。まずは徹底して作業を教える事が基本です。

「忙しくて教える時間がないから、側で見てて」は電話対応など、雰囲気をつかむのには良いですが、
作業となると、新人は「見るだけ」です。

上司に相談し、指導を優先する意向なら仕事を制限してもらいましょう。
仕事が優先なら上司に新人を見ててもらいましょう。

中途採用の方は難しいですよね。
いろんな方がいますから。前職のクセもあります。それでも徹底した指導が、一番早く指導係も新人も楽になります。

お互い様です　を心がけましょう。