オンラインでの「合宿」はどうデザインする？【開催編】
はじめに
以前、「オンラインでの『合宿』はどうデザインする？ 【設計編】」という記事を出しました。この記事では、オンライン合宿の開催当日の運営に関して、どう実践したかを紹介します。
私たちの実践が、少しでもオンラインでのワークショップやイベントの開催を考えている方の役に立てば幸いです！
1. オンライン合宿に参加するための環境と心得を揃える
オンライン合宿をスムーズに進めるために、参加するメンバーの環境と心得を揃えましょう。rootのオンライン合宿では、環境と心得を以下のように整えました。
オンライン合宿の環境を整える
1. Zoom背景をのオンライン合宿用の画像に切り替える
通話風景が平時とは違い、合宿感を出すことができます！せっかくなので、いつもは設定できないような特別な背景を作ってもいいかもしれませんね。
2. Zoomのチャット機能を常に表示させる
rootでは、普段のオンライン会議でチャット画面を表示させていないメンバーが多いので、必ず表示するようアナウンスしました。
3. Zoomが落ちた場合のメンバー間の連絡手段を伝える
万が一Zoomが使えなくなってしまった時の緊急避難先は共有しておきましょう！そうすることで、慌てることなく対応できます。
オンライン合宿に参加するときの心得
1. 合宿中は原則ビデオONにする
表情が分からないと話かけても良いのか、不安になりますよね。
2. メンバーが発表している時は必ずミュートに、質問は質疑応答の時間に。
発表時に質問がきて、返答をしていたらいつの間にか持ち時間をオーバーしてしまっていた…。という事態を防ぐために、発表と質疑応答の時間を区切りましょう。
3. 発表者の発表中は、チャット or スタンプで盛り上げる
Zoomなどのオンライン会議ツールでの発表は、相手の反応が分かりづらく、「聞こえているかな、伝わっているかな？どこが相手に響いているのか…？」と不安になりますよね。聞き手は、チャットやスタンプなどで意識的に反応をするようにしましょう！
Zoomのチャットでの反応も良いですが、rootではFigmaを使ってリアクションをしてみました。Figmaでの発表は、このようにスタンプを使って反応すると聞き手の興味関心のポイントや度合いが分かりやすくなるのでオススメです。
拍手も声に出して、普段よりマシマシに。感想や問いをチャットなどに投稿しておくと、質疑応答の際に拾い上げて話を広げることができます。
2. 発表やワークの際には、時間を確保するためいくつかのグループに別れる
少人数での合宿であれば、皆で発表や話し合いをすることができます。しかし、大人数ともなると、一人当たりの発表時間や話し合いの際に発言をする人が限られますよね。その場合は、いくつかのグループに別れて発表や話し合いをしましょう。その際に押さえると良いポイントを紹介します。
1. Zoomではブレイクアウト機能を活用しよう。
Zoomにはブレイクアウトという部屋を分ける機能があります。この機能を使えば、合宿の途中でグループを分けることもスムーズにできます。ただし、事前の設定やバージョンの条件があるので、事前に要チェックです。
2. 1グループあたり最大6人
発表と話し合いがスムーズに行われるのは、最大でも1グループあたり6人です。これはあくまでrootの合宿での感触なので、参考程度に。
3. 合流のタイミングや合図を決めておこう
皆が集まるルームにどのようなタイミングで合流するのかを事前に決め手おきましょう。
4. 話し合い終了後、Slackなどの連絡ツールで簡単にトピックを共有しよう。
話が盛り上がると、時間内で話せないことも出えてきます。話し切れなかったことや、他のグループで話したことをSlackなどのツールに投稿しておくと、後日話が発展してまた新たな問いや答えが見つかることも。
3. 「合宿感」を高める工夫
オンライン合宿は、各自の別々の環境から参加します。そのほとんどは自宅からの参加であるはず。これでは、日常のど真ん中ではありませんか…！rootの合宿では幾つか非日常を演出するための工夫を凝らしました。
1. 同じレシピのドリンクを作って味わう。
一体感を生み出すためには、一緒に同じ体験をすること。rootの合宿では、同じレシピのドリンクをつくって乾杯しました。
作ったのはソルティライチティー。初夏にぴったりの飲み物でした！
2. みんなでゲームで遊ぶ
真面目なワークショップ以外にも、お絵かきチャットゲーム「お絵かきの森」で遊んでみました。このゲームは、描き手に指定された人が絵を描いて、その他の人が何を書いているのかを回答するというもの。rootのメンバーは、みんなデザイナーではあるものの、マウスで絵を描くということには慣れていないので迷作がどんどん生まれました。
3. メンバーに関するクイズ大会
事前にメンバーからアンケートをとり、それを元にクイズを作ります。仕事上でのコミュニケーションでは知り得ない、意外な一面を知ることができます。また、ここで知った一面からその人の考え方やスタイルを窺い知ることができます。あと、純粋に楽しいです！
ちなみに、初代root王は代表の西村が勝ち取りました。
まとめ
オンライン合宿の開催時のポイントをご紹介しました。rootの合宿はワークショップや発表が多いので、オンラインでのワークショップ開催にもナレッジを応用することができるのではないかと思います。
半年後、再びオンラインにて合宿を開催することになるかと思います。その際は、また合宿のナレッジをご紹介できればと思っています。