社内外から高評価を得られるオンライン会議運営の3つのポイント

社会人として会議運営は重要な業務の一つです。以前はアナログ会議のみでしたが、最近ではその利便性ゆえに頻繁にオンライン会議が利用される機会が増えていますよね。

若手社会人にとって、オンライン会議での印象はキャリアに直結すると思いますので、社内外から高評価を得られるオンライン会議運営の3つのポイントを紹介したいと思います。

主体的に事前準備をする姿勢

若手社会人には、会議で提案ができる、反論処理ができる、会議を回すことができる、といった上級者の仕事は初めは求められることが多くありません。

では、オンライン会議運営において何が大事なのかというと、会議に至るまでの事前準備だと思います。

社内においては、議事録のドキュメントを作成して事前に展開することや、議論されるであるテーマに対する理解が不足しているのであれば、先輩上司や書籍から学び、質疑応答を通じて事前準備をするといった行動がとりうると思います。また、社外においては、先輩上司と相談の上、日時調整業務を担当したいと申し出たり、オンライン会議のURLをご案内する連絡をするなどといった行動が考えられるのではないでしょうか。

つまり、会議に至る前に事前準備を主体的にしようとする、その「姿勢」そのものが評価されるポイントになりうるかもしれません。

タイムマネジメントを意識した発言

会議では、限られた時間の中で効率的に進めることが求められます。アナログの会議とは異なり、会議前後での会話がないため、会議時間中での自己紹介やアイスブレイクなどが冗長になりがちです。

最初は内容に対して発言することは勇気がいることかもしれませんが、事前に決めた時間の中で進行する意識をした発言があると、「この人は時間を大切にする人だ」と好感を持たれ、社内外からの評価されることがあるかなと思います。

認識齟齬を減らす会議後のフォローアップ

オンライン会議では、終了後の物理的な接点がないため、認識齟齬を減らすための会議後のフォローが欠かせません。

例えば、すぐに議事内容を社内で確認をした上で、先方にお礼と共に連絡をする担当を受け持つことで、重要な連絡係のポジションを確立することができる可能性が高まります。

自分ができる役割をどんどん掴み取って、チームに必要な人材であることをアピールすることで社内外からの信頼が高まると思います。

まとめ

オンライン会議での印象を良くするためには、「事前準備」「時間管理」「フォローアップ」の3つがカギとなります。特に、若手社会人にとっては、これらのポイントを意識することで、短期間で評価を高め、キャリアアップにつなげることができるかもしれません。まずは、自分自身が意識し実践し続けていこうと思います。