DX戦記～ペーパーレス化・再び
やぁ、みんな。以前、DX戦記シリーズでペーパーレスを題材にしたことがあったけど、ちょっと具体的な「やり方」に寄っていた気がするので、今日は、もう少し抽象的なところでペーパーレスを説明してみようと思う。
ペーパーレス化が意味する事とは？
ペーパーレスっていうのは、ただ紙をデジタルに置き換えることじゃないんだ。紙という媒体が生み出す制約から解放されるって事なんだ。
紙の制約からの解放ってどういうこと？
物理的な制約からの解放
紙の書類は保管する場所が必要だし、なくしたり壊れたりするリスクがあるんだ。でもデジタル化すれば、物理的な制約からかなり解放されるので、そういうリスクがなくなるんだよ。
時間の制約からの解放
デジタルデータは情報の検索や共有がすぐにできるので、紙媒体の宿命である書類を探す時間や、共有のために複製する時間がかなり消えるんだ。
コストの制約からの解放
デジタルデータは、紙と比較して、保管や複製のために必要なコストが劇的に減るので、コストの制約から解放されるんだ。
ペーパーレス化の阻害要因って何？
経営者の勉強不足
ペーパーレス化のメリットや具体的な方法をよく理解できない経営者がいると、導入が遅れることがあるんだ。
勉強しない経営者はさっさと引退するべきだよね。
技術的な課題という言い訳
技術的な課題を理由にペーパーレス化を避けることがあるけど、実際にはたくさんの解決策があるんだ。
売上を追求して顧客の課題解決をしないたちの悪いベンダーと手を切って、自ら学ぶことが大事なんだよ。
慣習の制約
一部の業界や地域では、紙の書類を使うことが長年の慣習になっていて、これがペーパーレス化の進展を妨げることがあるんだ。
取引先を切り替える事で解決できるなら、さっさとそうするべきなんだ。でも、規制などで縛られている場合は、ロビー活動が必要になるんだ。
従業員のスキル不足
従業員のITリテラシーが不足していると、デジタルツールを効果的に使うのが難しくなるんだ。
従業員のレベルをそこに留めておくのは経営者の怠慢であると認識するべきだよね。
まとめ
ペーパーレス化っていうのは、デジタルを紙の代替品にするんじゃなくて、プロセスを紙の制約から解放するってことなんだ。それを踏まえると、ペーパーレス化の阻害要因は、紙という媒体が持つ制約を正しく認識できない事になるんだ。