会議の準備

NPO法人放課後のおうち理事長の谷口です。

相変わらず事務作業が忙しいです。ひー。
昨日の夜は8月分の保育料のチェックをしてました。
保育料はゆうちょ銀行の自動払込を利用してるのですが、法人で引き落としデータを作ってゆうちょに送信します。
引き落としは毎月5日、再引き落としは20日なので、毎月2回データを送ります。
5日に引き落とし出来なかった人だけ自動で再引き落としをしてくれるわけではないので、毎月2回データを作って送信して結果をエクセルに反映させて、各クラブへのお知らせを作ります。
作りますって言っても、この一連の作業は保育料管理をしているスタッフがやってくれているので私がやってるわけではありません。

しかし、ここ数年の間に児童数は100人以上増えたので世帯数も100世帯近く増えていて、作業量も多くなっていますし、人間のやることなのでミスもあります。
ホントは事前にチェックしなければいけないんですが、事後じゃないと気づかないこともあります。

そんなこんなで昨日は夜中までかかってチェック作業量をしてました。

今日は、明日の会議のための資料作成。
大事なことを最初に持ってくると時間がかかりすぎて他の議題の話ができないので、明日はいつもの逆の順番（大事な話を後回し）で会議時間の短縮を図ります。
なるべく会議がスムーズに進むよう、わかりやすいよう、別紙資料も作るんですが、その過程でさらに必要な資料が出てきたりもします。

ホントは前もって資料を渡して会議に備えてもらおうと思っていたのに、結局当日朝に送ることになってしまいました。反省。