町内会の引継ぎ資料を整理してみた話

今年、私は町内会の役員が回ってくる年でした。
すでに去年からげんなりしていたんですけどもね…。

いざ引き継いでみますと、これがまぁすごい量の書類！　これに全部目を通すのかとさらに気が重くなっていたんですが。
前年度役員さんから1時間ほどかけて引継ぎ事項を聞いていた際に、
「古い書類はほとんど見なくていいです。たぶん前年と前々年度くらいしか使えるものはないですから」と。

「見なくていい」？
だったらどうして保存したあげくに引き継いでるんですかい！(# ﾟДﾟ)

まぁ分かります。
事なかれ主義＆日和見主義の日本人。
「捨てろ」と指示されない限りは絶対に自分からは捨てないし整理もしないでしょう。何かあった時に責任は取りたくないですから。

しかし、「見なくていい」と言われると全部見たくなるのが私。
えぇ、この外出自粛期間を利用して全部読み返しましたとも！
そもそもこんな膨大な資料（しかも任期は１年で入れ替わり）、誰もわざわざ読み返しませんよね。その証拠に、引継ぎ資料の入っていた袋の中には玉ねぎの皮がなぜか入ったままでしたｗ

全ての資料を取り出して眺めること数時間。時系列にきれいに並べ直したところ、なんと、昭和58年度からの資料がここには存在しました！

会計資料などは残しておいた方がいいのでしょうけど、それでも法律で10年間保存程度だったのでは？　昭和58年から残しておく必要はないですよね…。

そして、これだけの分量を読み返して分かったことがあります。
１０年ほど前から役員三役が少しパソコンを覚えて来たらしく、無駄に紙の書類が増えたようなのです。しかし内容を新しく作り直すことはなかなかできないらしく、毎年同じ紙の資料を大量に配るようになったのです。
見たところ、ここ７年は毎年同じ紙の資料が配られ、それを毎年の役員さんが大事に保管していた結果がこの有様。

では規約で「何年保存が義務付けられているのか」を調べましたところ、その記載が全くない。
てことはこれ、捨ててもいいのでは？

他にもいろいろ問題を発見しました。
今年最初の会議で言われたのですが、「毎年世帯全員の個人情報を配っているのだけれど、それは毎年任期終了後に必ず三役に返却してください！」とのこと。
その、返却すべき個人情報が、資料の中に大量に入ったまま。
※これはおそらく、過去には返却の義務がなかったのだと思われます。

もうね。町内会がどれほどいい加減かが分かるってものです。

例えば。2011年、東日本大震災が起きた年には、急きょ市から「町内すべての人員の名前と年齢と家族構成を聞き出し、町内で保存するように」という指令が出たようです（そんな書類も保存されていた）。その時の個人情報が脈々と引き継がれていて、もう亡くなった人の情報とかも駄々洩れ。
おまけにその頃はまだ「任期満了とともに三役に名簿を返却」というルールがなかったため、そのままずるずると引き継がれている状態。いくらここ数年の役員が名簿を返却しても無駄。しかもしかも、毎年の役員さんが年度の欄だけ書き換えて名簿を新しくコピーしたものを保存しているので、同じ資料がわんさか出てくる。

さらに言うと、会計資料もすごい。
レシートが時系列に並んでいないとか、揃えられていないなんて当たり前。

ぐちゃぐちゃに重ねられたものを、最後に無理やりホチキスでバチバチ留めまくってるやつとかが大量に出てきます。イライラしつつも全部外して日付ごとに並べ替えて、貼りなおしました…(ﾟдﾟ)

町内で個人事業をなさっている方の資料がこれだったので、「あの店は間違いなく潰れるだろうな…」とちょっと内情が見えてしまいました…。

■規約にのっとり整理

規約にのっとって整理するわけですが、規約に「保存期間が明記されていない」というのが一番の問題。ならば法律にのっとり、会計資料は過去10年分、その他は直近の５年のみという最終方針を独自にたて、資料を整理していきました。

まずは、すべての資料を読み、重複している紙を減らす作業です。
悪いんですが、町内会なんて毎年やることは変わらないんです。せいぜい、夏祭りの日程が７月２４日か２５日かというくらい。出し物も変わらない。だったら整理できる。何か大きな変更事項があった場合はそれだけすごく目立つので、整理する際に見つかります。

そんな感じで平成22年～平成28年までの7年分を調査。とにかく「同じことしか書いていない資料」と「返却するようにと言われていた個人情報」を減らします。また、それらを減らすことで、それらを挟んでいたファイルも減らすことができました。結果として総量2637グラムの減量達成！

「なぜ平成22年からか」と申しますと、そこから三役が変わったのか、異様に書類が膨らみ始めていたんですね。もしくはその年の役員さんが断捨離を行ったのかもしれません。とにもかくにも平成22年からの書類がとんでもない量だった。
それ以前のものは、きちんと時系列でまとめて新しく綴じ直し。なんだかんだで会計資料は怖くて捨てるのをためらってしまい、昭和58年からきれいにまとめ直しただけになりましたが…それでも無駄な書類が結構挟まっていたので、キレイになっただけでも儲けもの。

直近の平成29年度からの３年分の書類は全数「念のため」今年は取っておこうと思います。任期が終わる際に改めて確認し、減らせる限り減らして次の役員さんに引き継ぐ予定。

すごいやり切った感があるんですが…これだけやっても誰も褒めてくれないし。まったく片付けとは孤独な作業ですね…(;´д｀)トホホ
それでも１年間我が家にこの資料の山を保管することを考えると、少しでも量が減った方がいい！　というので、今後もちょくちょく見直していくつもりです。

それにしても、この無駄すぎる紙の量！　エコって言葉をご存知ですか！
日本人の「記録は何でも紙で残そうぜ！」精神を何とかしないといけないなと痛感した次第です。。。