ミーティングの時間が無駄にならないよう

「時間泥棒」の中でも『無駄なミーティング』こそ究極の時間泥棒ともいわれています。企業によっては座って行うミーティング（以下、MTG）より立って行うものに切り替えたら効率があがったというリサーチ結果もでていますが、そもそも立ってようが座ってようが、これは根本的にこの２点がなあなあになってるから無駄だと感じるんでしょうね。

① そもそものタスクの方向付けがされない
② 目的がなくただ集まり、何も決まらないまま、とりあえずまた次回やろうか、と解散

・・・うわ、これ自分のところじゃん、と思った方多いと思います。

プロジェクトの大小に限らず、ほとんどのMTGが色々な価値観、思考を持った人が関わる場なので情報や見解が当たり前に錯綜します。タイプでいうとこのあたりが多いのかな。

A：自分の意見が一番。鉄の扉のような意思で人の意見を聞き入れられない
B： 他人が発言した途端、自分の意見を上からかぶせる、人の意見に否定から入る
C：ただ参加してるだけで発言しない
D：他人の意見をとりいれながら柔軟な考えに発想転換できる人→稀にいる

参加者がバラエティに富むならこの複雑性は増すばかり。なので、2つ前に挙げた２点が無駄と感じるならば、その逆をやればMTGが有意義だったと感じることになるかもしれないですね。

① タスクの方向付けがされない
→方向付けをする

結果として開始時に比べ終了後の情報がクリアになり、整理されている。
錯綜していた判断や見解が方向づけられて、するべきことが明確になっている

② 明確な目的をもって集まってない
→目的をもって集まる

必要な情報、書類はMTG前までにできるだけ集め、MTGの最初に今日はここまで決めたら終了すると「ゴール（完了条件）」を宣言。終了時間があればそれまでに決まったこと、余裕があればとりあえずその時点で決まったことをもって次回に進む。

そして地味なことだけど議事録を作成しメンバーでシェア。
これすごく大事だと思っています。この議事録が地味に効力を発揮し書き手と参加者の認識違いがあれば訂正しアップデートができるのです。今までなんとなく、ふんわり、でやってきたことをいかに「可視化」するか。

『自分が思うAが他人が思うAとはイコールにならない』
いつも自分に言い聞かせていることです。

なので、議事録をシェアし、共通認識をもつことはすごく大事だったりするのです。