タスク管理は”ゲーム感覚”で！

こんにちは．

方眼ノートセラピストの小澤です．

いつもご覧いただきありがとうございます．

今年もすでに半年が過ぎましたが，目標の達成具合がいかがですか？

僕は60％の達成状況で，今年は非常に良い感じでここまで来れています．

日々，新しいタスクも増えてはいますが，方眼ノートを活用して効率よくタスク管理ができていると思っています．

皆さんはいかがでしょうか？

「目標は決めてやることも書き出したのにうまく進まない」

「あれもやらなきゃ，これもやらなきゃ」

など，このようなことはありませんか？

もっと楽しくサクサクとタスクをこなしていけたら良いですよね．

今日はそんなお話です

そもそもタスク管理とは？

タスク管理とは

“やりたいこと・やるべきことを明確にして，それが決まった期限内に達成できるよう管理すること”　

です．

つまり，やりたいこと・やるべきことを書き出すだけでは頭の整理には良いですが，達成するための管理が大切になってきます．

一般的なタスク管理の方法

チェックボックスとやることを書き出す．達成したらチェックを入れていく．できたらチェック，できたらチェック…

一般的なタスクの管理はこのような方法でやりますよね．

実は学生時代から社会人になって働いてからずっとこの方法で僕もタスク管理をしていました．

実際には，1ヶ月・1週間のタスクを箇条書きにし，1日の中でやるべきことをチェックボックスで書き出していました．

このような感じでした．

☑︎学会発表資料

☑︎肩関節の疼痛：評価と介入

☑︎評価マニュアル作成

☑︎買い物：ノート，ペン，手帳

しかし，実際にタスクを完了してチェックボックスにチェックを入れたり，完了したタスクに赤線を入れて消したりしても，何だかモヤモヤとスッキリしない感じ．

「タスクは完了しているのになぜスッキリしないのかな」

「確かに作業は進んでいるの達成感が少ないな」

そのようなこと感じながら作業していたのです．

方眼ノートを用いたタスク管理

そこで，方眼ノートを用いたタスク管理を以下の通りにやってみました．

①3ヶ月後の目標を3つ決める：方眼ノート上段に書き出す

②タスクの洗い出し：方眼ノートを使った16分割法

③優先順位を決める：16分割に番号を振っていく

④期間ごとのタスクを書き出す（1ヶ月，1週間）：方眼ノートを使った16分割法

⑤1週間のタスクを踏まえて，1日に8つまでのタスクを書き出す：方眼ノートを使った8分割法

⑥タスクが完了したらその都度，赤ペンで「色塗る」もしくは「斜線を入れる」

⑦1日の終わり，週終わり，月終わりにタスクの進捗状況を確認する

ちょっと工程が多いですが，大切なポイントは「3ヶ月，1ヶ月，1週間，1日のタスク」「方眼ノートを使った16分割」と「赤ペンで色ぬりor斜線」の3つです．

今回は「方眼ノートを使った16分割」について具体的にお示ししますね．

方眼ノートを使った16分割タスク管理

僕が使っているのは，「ロジカル・シンクノート　A3横　方眼5mm　40枚　天ノリタイプ　グレー罫」

『頭がいい人はなぜ、方眼ノートを使うのか？（株式会社かんき出版）』の著者  高橋政史さん監修のノートです．

ノートの特徴はいくつかりますが，個人的に気に入っていることは

①ペンの滑りが最高で書きやす見やすいA4横書き

②分割の目印が入っているのでヨコ・タテ線が書きやすい

③切り離しできるのでタスク管理を持ち運びしやすい

ことです．

本来は，黄金の3分割でヨコ・タテ線を書きます．

しかし，タスク管理の場合は，以下のように16分割します．

次に，1週間のタスクを洗い出して優先順位を決めます．

僕の場合は「臨床」「業務」「プライベート」「その他」に分けて書き出すことが多いですが，臨機応変にやってます．

タスクは「必ず動詞で書く」ようにします．

動詞で書くことで具体的な行動が明確になるので，やるべきことが明確になります．

これ，意外と大事なんです！

そして，タスクが完了したらその都度，赤ペンで「色塗る」もしくは「斜線を入れる」

人間は穴や空いているスペースがあると本能的に埋めたくなると言われています．

色ぬりや斜線入れによってスペースが埋まっていくことで，達成感も感じやすくなりますし，何より「ゲーム感覚」でタスクをこなしていくことができるのです．

「右下を達成すれば斜めのラインが完成するから，これからやろう」などと楽しみながらやったりもします．

まとめ

いかがでしたでしょうか？

方眼ノートを使ったタスク管理は，ゲーム感覚で楽しくサクサク作業ができますね．

ぜひ参考にしてみてください．