時間外労働の電話当番を、タダで無くした話
0．それって教員のやる仕事？
自分の前いた学校では（というか多くの学校でもあると思うのですが）、
勤務時間外の電話当番がありました。
何をやるかというと、その日に欠席する生徒の連絡を電話当番が受けて、
紙に書いて回すというもの。
保護者→電話当番の先生→学年の先生→担任の先生
という風に、ただ、「誰々が休みます」ということを伝えるためだけに、
朝の忙しい時間帯に3人の先生を経由するのが当たり前でした。
保護者だって暇じゃないのに・・・
電話を待つ時間も、一つの情報をバトンのように回す時間が
もったいないなーって思ってました。
『これ、なんとかならないの？』
誰もがそう思いながら、慣習だから、嫌々続けていました。
結果から言います。何とかなります。
その方法を、これからご説明していきます！
0-1.前任校の「いま」
・欠席、遅刻、早退連絡は基本的に全てオンラインのみ。
・8〜17時以外電話対応なし
そして、これがここ２年間、無理なくできている、という点が
皆さんにこの改革をオススメする最大の理由です。
1．使うのはMicrosoftのツールのみ！
実際に使用したのは、Microsoftの
・Forms
・Power Automate
・Teams
の３つのツールのみです。
GoogleとSlack等との連携でもできますが、
今回はMicrosoftのアプリケーションで紹介します。
1-1．Microsoft Forms
１つ目はForms。
皆さんご存知のように、Formsとは、Webのアンケートフォームです。
Googleフォームと機能は一緒です。
例えば、このような感じで
・欠席する日付
・学年
・クラス
・名前or出席番号（ここらへんは個人情報が関係するので各学校で判断を）
・欠席理由
等を選択あるいは入力するように作れます。
これを、保護者に共有しておきます。
URLをメールなどで送信するか、QRコードを印刷し、紙で配布します。
QRコードは自動で作られます！
めっちゃ便利！
↓実際の入力画面のURL↓
他にも分岐の機能
例えば
・遅刻を選択→来る時間を入力
・欠席を選択→来る時間は入力しない
みたいなカスタマイズの機能があります。
自動でExcelに集計されていくので、
何回欠席したかのカウントがめちゃめちゃ楽でした！
いかがですか？簡単ですよね？
これだけでも大分負担は軽減したのですが、
自分は毎朝確認するのがめんどくさくて嫌でした。本当に嫌だった。
連絡があったときだけ見たかったのでちょっと工夫をしてみました。
1-2．Power Automate
2つ目はPower Automate。
単純な作業を電子上のロボットが勝手にやってくれるアプリです。
これだけ聞くと「？」だと思いますが。（笑）
要は、アプリとアプリをつなげて自動化してくれるAIみたいな？
ものだと思ってください。
例えば、Googleカレンダー(アプリ)で誰かが予定を入力すると、
Gmail(アプリ)でその時刻をメールしてくれる機能があります。
今まで手作業でしていた、コピーアンドペースト作業を無くすことができます。
何という時短！
さて、その時使ったのはこれです。
「新しい回答が送信された時にチームに通知する」のがPower Automateの機能。
つまり、
新しいForms（アプリ）の回答＝生徒の欠席連絡が送信されるたびに、 Teams（アプリ）にチャットで通知が来るようにできます。
このおかげで、毎朝出欠連絡を確認しなくて済むようになったわけです。
どういうことか？
簡単に言えば、
FormsとTeamsのアプリ同士を、Power Automateが繋げてくれた
ということになります。
この辺りの詳しい方法については、コメントお待ちしてます。
では最後に、
1-3．Microsoft Teams
について簡単に触れておきます。こちらの記事にも書いてあります。
Teamsは企業向けのLineだと思って下さい。
グループごとにチャットができます。
普段のコミュニケーションだけでなく、さっきの電子ロボットからのチャットを飛ばすことができます。
そして学年ごとにグループを分けておけば
例えば
１年の生徒から欠席の連絡を受けたら
Teamsの１年の学年教員のグループにだけ連絡を飛ばす
なんてことができます。
2．まとめ
つまり、
必要な情報をカスタマイズして必要な場所に共有できるのが、
このシステムの最大の売りです。
ここまで読んでくださった皆さんに、
3．欠席連絡Formsのテンプレートをプレゼント！
↓通常バージョン↓
↓分岐ありバージョン（遅刻・早退）↓
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