プロダクト組織の運営におけるNotion活用例
こんにちは、HITO-Link CRMの塚本です。
HITO-Link CRMグループのメンバーで更新しているブログ「クルムマガジン」の塚本のターンがやって来ました！（来てしまった）
今回は、フルリモートワークで組織運営するようになり早一年が経とうとしているこのタイミングで…Notion使ってなかったら今よりカオスだったかもという話をしたいと思います。
※ちなみに後から読み直したら前置きがだいぶ長くなってしまったので、さくっと活用例を知りたい方は目次のリンクから後半のほうに飛んでください。
Notionとは
SELECKさんがいい感じにまとめてくれているので説明は割愛します。
上記記事内の説明を引用すると、
Notionは「ドキュメンテーション」をコア機能としたアプリで、プロジェクト管理やスケジュール管理、社内Wikiなど、目的に応じて様々な使い方ができる。
やつです。
色んなメモアプリやドキュメント管理ツールがありますが、色々試してみてHITO-Link CRMグループにはNotionがフィットしたのでその活用例をご紹介します！
組織の前提
HITO-Link CRMグループは「HITO-Link CRM」というSaaSを開発している組織です。
グループの構成は、ビジネスチーム（マーケ・営業・CS）、開発チーム（Dev・Ops）、デザインチーム、と異なる職種のメンバーが一つのグループに集まっています。
ちなみに、私はこのグループのMGRでありいわゆる管理職になるのですが、多分みんな「上司」って感覚ないのでは…という空気感のMGRです。（おい）
職種の違うメンバーが集まっているので、「どうすればいいチームになれるかな」を考えて「あっこれよさそう」と思ったことを試してみる。しばらくチームの様子を見て、新しい試みが受け入れられていい空気感と成果が生まれ始めたら、徐々に整備して仕組みにしていく。そんなやり方で組織運営をしてきました。
そもそもの価値観として、とある組織で何か良くないことが起きているときの原因は「人」ではなく「仕組み」であることが多いし、その組織のシステムエラーを解決する糸口を見つけたいと思っています。
という人間がNotionをどう活用したか！という話なので、そもそもの価値観が違う方はしっくりこないかもしれません。ご了承くださいｍ
組織における情報伝達の課題
前置きがだいぶ長くなりました。
普段のコミュニケーションは、基本はSlackです。
そもそもリモートワークで「その辺でメンバーが話していたことが聞こえきて何となく情報把握」ということができなくなったので、できる限りオープンな場でコミュニケーションをとるようにしています。
ただそれでもコミュニケーション、特にストック型のコミュニケーションには課題を感じていました。
①職能別チームを超えると正確な情報共有ができていない
デザイナーはデザインツールのFigma、開発チームはbacklog管理ツール、ビジネスサイドは顧客管理用のCRMツール、業績管理は会社指定の…と、それぞれ普段の業務に最適化されたツールを使っているので、情報が点在してしまう・集めたとしても常にアップデートされ続けるので、メンバー全員が最新の情報を把握し続けるのが難しい状態になっていました。
②情報へアクセス・更新するハードルが高い（めんどくさい）
世の中には非常に便利なツールが溢れている一方で、一部の職種メンバーに最適化されていたり、限られたネットワーク環境下でしか使えないツールが多いことも事実です。滞りなくプロダクト開発を進めるうえで、どの職種のメンバーでもaccessibleな場所に情報をストックしていく必要がありました。
③新規メンバーへの情報インプットがめっちゃ大変
実はHITO-Link CRMグループは2020/9のころから比較すると所属・関わるメンバーが倍ぐらいに増えました。新規メンバーが早期に活躍してもらうための情報のインプットは丁寧にしたい一方で、同じオンボーディングを繰り返すなら汎用性ある仕組みにしたいと考えていました。
そんなこんなで、何度か白目をむきながら、esa、Trello、Evernoteなどなど…色々試してみて一番自由度高く自組織の運用にフィットさせられたのがNotionでした。
Notion活用例
HITO-Link CRMグループの、ワークスペースページ一覧一部抜粋です。
-顧客向けのご利用ガイド（NotionはWebページとして外部公開できます）
-ルールブック
-Product wiki
-Task List
- Customer Success etc
ページ内部もいくつかマスキングしながらご紹介します。
①-1.タスクリスト（カンバン）
グループ全体のタスクをメンバーアサインと共に進捗管理しています。
カンバンは、ステータス別、タグ別、アサイン別、納期別など様々な表示方式に切り替えられる点も非常に便利です。
タスク管理は更新を忘れがちなので、定期的にSlackにもリマインドされるようワークフローも組んでいます。
①-2.振り返り
2週間に1回はメンバー全員で「振り返り」mtgの時間を確保しています。
## 目的
- 立ち止まって考える機会を作る
- チームでもっとうまく仕事ができるようにする
- 全員がプロダクトの未来を考えられるようにする
## AGENDA
### 個人振り返り
- 自分の状態を把握する
1. 今の状態を天気で表す
2. なぜその天気なのか理由を書く
- 天気をよくするためにやれることを考える
1. 続けるべきこと
2. もっとやるべきこと
3. もっと減らすべきこと
4. 始めるべきこと
5. やめること
6. nextアクション
### チーム振り返り
- 事業の状況を共有する
- プロダクトの共有する
- 開発の状況を共有する
### ディスカッション
- 気になっていること
- チームとしてやってみたいこと
- チームとしてやめたいこと
過去のlogも残っているので、メンバーやチームの状態遷移がわかるのがとてもいいです。
②-1.リリースノート
いつ・どんな機能をリリースするのか、このリリースではどこまでできるようになって、逆にスコープ外の仕様はなにか、など主に開発チーム→ビジネスチームへの情報共有のためにドキュメントに残しています。
また、実装前にリリースノートを書くことによって、ユーザー目線での価値を前提に持ちながら開発に取り組めるようになりました。（とエンジニアメンバーが言ってました）
②-2.全mtgのAGENDA、議事録の公開
AGENDAなきmtgは時間の無駄派なので、すべてのmtgにおいて事前に何を話したいのか簡単に書いてから実施するようにしています。
何が課題で、どう話し合い、どう決まったのか、そのプロセスを開示することも重要だと思っているので、チームメンバー全員に開示しています。
その議題は共有なのか、相談なのか、ディスカッションなのか、などタグで分類できる点も効率的にmtgを進められるので便利です。
③-1.Q&A
顧客やステークホルダーに質問されて回答の自信がなかったものや、これはプロダクトとして同じ言葉・同じストーリーで語りたい、という事項はQ&Aにすべてドキュメントとしてまとめています。
商談終わりなどに営業メンバーがQuestionと自分のAnswerを記載し、MGRやPOがより良いAnswerがないか推敲する、そんなことを繰り返して知見の標準化を進めています。（年末年始で60項目ぐらいQがたまったときは白目むきました）
③-2.営業～オンボーディングフローのテンプレ化
HITO-Link CRMはSaaSなので、顧客のオンボーディングのために営業→CSの連携が発生します。
過去1年間ぐらいは塚本がアーティスティックにオンボーディングを進めていたせいで他のメンバーがCSを担当しようとすると全体感やスケジュール、todoがわからん！！と怒られまして、デザイナーに協力してもらいながらUX全体の見直しを行い、todoはWBSに落としてテンプレ化しました。
このテンプレごとコピーして顧客別に進捗管理ができる点も便利です。
おまけ-1.UXアンチパターン集
おまけ-2.新規メンバーオンボーディングチェックリスト
おまけ-3.ステークホルダー一覧
・・・
以上です！
まだまだいろんなページがあるので、興味がある方はお気軽にご連絡ください～組織運営について情報交換させてください☺
HITO-Link CRMについてもっと知りたいな、という方はこちらから資料ダウンロードを！
それでは！またいつの日か☺
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