文化づくりの重要性と実践例：会議を通じた取り組み：いまのたかの組織ラジオ#216
今野誠一氏（GOOD and MORE）と高野慎一氏（aima）によるユニット『いまのたかの』。マネジメントと組織の現場についてカジュアルに語る、「組織ラジオ」です。
今回は、第216回目「【実例】文化を創るためにすぐできること」でした。組織文化を育て、定着させることは多くのリーダーや経営者にとって大きな課題です。文化は単なる理念や方針の表明ではなく、組織全体で繰り返し実践され、自然と行動に浸透することで初めて価値を持つものです。
しかし、そのプロセスは簡単ではありません。多くの人が直面する難題として、文化をどのように行動や仕組みに具体的に落とし込み、社員が日々の業務を通じて実感しやすい形で運用するかがあります。文化づくりを成功させるためにはどうすればよいか、そして、「会議」の場面が事例として挙げられています。
文化づくりの基本的な考え方
文化を育てるためには、まずトップ層が率先して実践し、その姿勢を社員が模倣しやすい形で繰り返すことが必要です。この「模倣可能性」を高めるためには、リーダーシップが抽象的な理念だけを語るのではなく、日常的な行動や意思決定に組織として大切にする価値観を埋め込むことが重要です。具体的な仕組みや行動レベルの変化を伴わなければ、文化は単なる理念で終わり、実際の組織行動には結びつかないまま失われる可能性があります。
実例：会議運営を通じた文化の醸成
ある企業では、会議運営の方法を通じて「時間を大切にする」という文化を作り上げています。この取り組みはシンプルながらも徹底されており、他の組織にも大いに参考になるものです。
明確なアジェンダの提示
会議の事前案内には、議題が詳細に記載されています。ただ単に議題が羅列されているのではなく、情報共有、相談、意思決定という種類ごとに区分けされ、さらに各議題に担当者と所要時間が明記されています。この仕組みにより、参加者全員が会議の目的や進行計画を明確に把握でき、効率的な議論が可能になります。時間管理の徹底
会議時間が厳密に設定され、終了時間が守られることが組織全体に浸透しています。例えば、40分と設定された会議は必ず40分で終了する仕組みが徹底されており、議題の優先順位もファシリテーターが判断して調整します。この結果、各議題が予定通りに進行し、後半の議題が時間切れで消化不良になることを防いでいます。ファシリテーターの役割
ファシリテーターは会議の設計者として、議題の内容や緊急性を把握し、進行順序を決定します。たとえば、期限が迫っている意思決定事項を優先する一方で、情報共有など時間を調整しやすい議題は後回しにすることがあります。こうした役割分担と進行管理により、会議が効率的かつ目的に沿った形で行われます。
文化づくりが組織全体に及ぼす影響
このような取り組みを通じて「時間を大切にする」という文化が組織全体に根付くと、会議だけでなく日常業務全般においても効率性が向上します。また、こうした文化は繰り返し行われることで自然と他の場面にも広がります。たとえば、異なる部門のメンバーが参加する会議では、他の会議の運営方法を取り入れることで、文化が全社的に浸透していきます。
さらに、このような文化は単なる効率化にとどまらず、社員が組織の一員としての一体感を持ち、会議への参加意欲や満足度の向上にも寄与します。明確な目的と進行計画を持つ会議では、参加者が議論を活発に行いやすくなり、その結果が業務改善やイノベーションにもつながる可能性があります。
他の文化づくりへの応用可能性
時間管理に特化した文化だけでなく、他の目標に応じた文化づくりも可能です。たとえば、意見が自由に交換できる環境を醸成するために、アイデアを出しやすい会議スタイルを採用することも考えられます。トップ層が率先して繰り返し実践し、社員がそれを模倣することで、意見交換が活発な文化が徐々に組織に根付いていくでしょう。
リーダーへの提言
文化を醸成するためには、単なる形式的な取り組みではなく、組織の目標や価値観に基づいた具体的な仕組みを構築することが求められます。また、文化が定着するためには、参加者全員がその価値を感じ、自然に実践したいと思える仕組みが必要です。リーダーシップの視点から、自分たちの職場で何を大切にし、どのような文化を作りたいかを改めて考え、その実現に向けて具体的な行動を起こすことが重要です。
人事部門から考える「文化づくり」の意義と実践
企業にとって、「文化づくり」は単なる理念の掲示や啓発活動ではなく、組織全体に浸透させる具体的な行動や仕組みを設計し、それを日常業務の中で実行可能な形で運用することが求められる極めて重要なテーマです。
組織の文化は、一朝一夕に作られるものではなく、社員一人ひとりの行動が変化し、時間をかけて根付いていくものです。文化が定着することで、社員のエンゲージメントが高まり、業務効率や組織の一体感が向上します。
以下、特に、企業人事として考えるべき具体的な視点やアプローチを考察します。
文化づくりにおける人事の役割
1. 文化づくりの推進者としてのリーダーシップ
人事部門は、組織文化を形成するプロセスにおいて重要な役割を担っています。経営陣と現場をつなぐ役割を果たしながら、企業全体の文化がどのように浸透し、実践されているかを監視し、必要に応じて調整することが求められます。文化づくりを進める際には、まず経営陣が率先して実践することが不可欠であり、リーダー層が自らの行動を通じて社員に文化の重要性を伝える姿勢が必要です。
具体的には、経営陣と連携して以下を実行するのが一手です。
文化づくりの目標設定
組織として何を大切にするかを明確にし、それを社員に伝える明文化された指針を作成。トップダウンの実行
経営陣が率先して文化の模範を示し、具体的な行動でその重要性を社員に伝える。現場の声の吸い上げ
ボトムアップの仕組みを作り、社員の声を反映させた柔軟な文化形成を実現。
2. 文化を制度や仕組みに埋め込む
文化が単なる「スローガン」で終わらないよう、具体的な行動指針や組織の制度に反映させることが重要です。これは、人事部門が設計すべき核心部分です。制度設計の際には、以下のようなアプローチが有効でしょう。
会議運営の改善
例えば、「時間を大切にする文化」を醸成する場合、全社的に統一されたアジェンダフォーマットを導入し、議題の種類（情報共有、相談、意思決定）や時間配分を明確に示す仕組みを推奨します。評価制度との連動
文化に合致した行動を促進するために、評価制度に関連付けることが効果的です。たとえば、時間を厳守する行動や、効率的な仕事の進め方が評価されるような仕組みを導入します。教育研修の充実
新入社員研修や管理職研修に、企業文化の重要性や具体的な実践方法を組み込むことで、新しい社員やリーダーに文化を伝えます。特に、文化を理解し、推進する役割を担うリーダーの育成が鍵となります。
文化づくりを成功させるための視点
1. 進捗状況の可視化と測定
文化づくりの進捗状況を把握するために、適切な指標を設ける必要があります。人事部門は以下のようなデータを収集し、分析することで、文化形成の効果を測定します：
エンゲージメント調査
社員が企業文化をどの程度理解し、受け入れているかを測定する。会議運営のデータ分析
アジェンダ作成率、時間厳守率、会議の満足度などをモニタリング。離職率や定着率
文化が職場環境や社員の満足度にどのように影響しているかを分析する。
2. 部門間の文化統一
文化は組織全体で共有されるべきものです。人事部門は、異なる部門間で文化が統一されるような仕組みを構築します。たとえば、部門横断的なプロジェクトや会議を企画し、異なる視点を持つ社員同士が交流する場を提供することが有効です。
3. 柔軟性の確保
「時間を大切にする文化」のように、効率化を追求する文化は、時として社員に負担を感じさせるリスクがあります。以下のようなガイドラインを設けて柔軟性を確保するのも手です。
議題によって柔軟に時間配分を調整。
議論を深めるための時間を確保する「オフサイトミーティング」の導入。
全ての会議に「効率」だけを求めず、目的に応じた会議スタイルを採用する。
文化づくりを組織全体に浸透させる方法
文化づくりを進める際、以下のステップを通じて、文化を組織全体に浸透させることができるでしょう。
文化の目標を具体化
企業が目指す文化を具体的に定義し、それを社員が日常的に実践できる行動指針として明文化します。たとえば、「時間管理」を重視する文化であれば、「会議のアジェンダ作成を徹底し、終了時間を守る」など、具体的な行動を指示する形にします。教育とトレーニングを通じた文化浸透
文化を組織全体に浸透させるためには、教育研修を通じてその重要性を伝えることが必要です。特に、リーダー層へのトレーニングは、文化の実践と社員への波及効果を高めるために欠かせません。現場からのフィードバックを重視
文化が現場でどのように受け入れられているかを把握するための仕組みを構築します。社員の声を吸い上げ、それに基づいて柔軟に制度を見直すことで、文化づくりが現実的かつ持続可能なものとなります。
まとめると
文化づくりは、組織の成功に直結する重要な取り組みです。理念を掲げるだけでなく、制度や行動指針に具体的に反映させることで、社員一人ひとりの行動を変え、組織全体に一体感をもたらします。また、会議運営や評価制度を活用し、文化を自然に浸透させる仕組みを構築することで、効率性の向上や働きやすい職場環境の実現につなげることができます。
人事部門としても、企業文化を推進する旗振り役として、その実現に向けて積極的に取り組むべきでしょう。
効率的な会議運営の一場面のイメージです。中心に立つファシリテーターが議論を整理し、プロジェクターに映し出された明確なアジェンダが会議の進行をサポートしています。自然光が差し込む明るいオフィス空間と現代的なインテリアが、協力的で前向きな雰囲気を強調しています。参加者たちの集中した表情や活発なやりとりが、「時間を大切にする文化」の実践を象徴しています。